UKUS: Lean Administration
Zweite UKUS-Veranstaltung im Jahr 2016 lockte erneut viele Teilnehmer
"Schlanke Prozesse in der Verwaltung - ist das möglich?" Dieser Frage ging jetzt Prof. Dr. Marcus Schweitzer vom Lehrstuhl für Betriebswirtschaftslehre, insbesondere Technologiemanagement, der Universität Siegen im Rahmen der UKUS-Veranstaltung zum Thema "Lean Administration" auf den Grund, zu der IHK Siegen und Siegener Mittelstandsinstitut (SMI) der Universität Siegen eingeladen hatten.
Die Frage nach der Machbarkeit werde häufig gestellt, führte Schweitzer vor rund 50 Zuhörern im Bernhard-Weiss-Saal der IHK aus. In der Tat hätten derartige Prozesse "vorwiegend einen informationsverarbeitenden und stark entscheidungsbezogenen Charakter", dennoch fänden sich Situationen, die den oftmals im Zuge des Lean Managements betrachteten Produktionsprozessen ähneln. Starke Belastungsschwankungen sowie lokale Engpasssituationen seien nur zwei Beispiele, die sowohl in der Produktion als auch in der Verwaltung eine wesentliche Rolle spielten. Prof. Schweitzer zeigte den Teilnehmern die aktuelle Situation in Verwaltungsbereichen auf und verwies auf die zentrale Fragestellung des Themas - die Übertragbarkeit des Lean-Management-Gedankens aus der Produktion auf Verwaltungsprozesse.
Laut Prof. Schweitzer gibt es nicht wenige so genannte "Verschwendungen" im Verwaltungsbereich, die "das Basismaterial eines erfolgsversprechenden Lean-Konzepts bilden". Hier sollten sich die Verantwortlichen mit Themen wie Überproduktion ("Gibt es Vorgänge, die nicht unmittelbar benötigt werden?") und Wartezeiten ("Entstehen zwischen oder während der Durchführung von Aktivitäten Zeiten, die auf fehlende Informationen, Materialien etc. zurückzuführen sind?") auseinandersetzen.
Die Analyse der Verwaltungsprozesse durch die Benennung von Verschwendungen stelle neue Anforderungen an die jeweiligen Prozesse. Einen hohen Stellenwert nähmen hierbei die Entwicklung und die Einhaltung von Standards ein, erläuterte der Professor. Diese seien an geeigneter Stelle einzuführen, zu schulen und nachzuhalten. Des Weiteren setze sie Umsetzung des Lean-Management-Gedankens ein hohes Maß an Eigenverantwortung, Flexibilität und Mehrfachqualifikation der Mitarbeiter voraus.
Abgerundet wurde der Vortrag durch eine Methodendiskussion, in der bereits bekannte Lean-Management-Methoden, wie die 5S-Umsetzung oder die Rüstverbesserung, im Hinblick auf Prozesse im Verwaltungsbereich vorgestellt wurden. Besonderes Augenmerk legte der Referent auf das so genannte "Heijunka-Prinzip", das zur Nivellierung und Glättung des Kapazitätsbedarfs durch Sequenzbildung dient. Die Steuerung könne über einfache Mechanismen wie z. B. Ticketsysteme erfolgen.
Wie simpel und effektiv Lean Administration umgesetzt werden kann, verdeutlichten Daniel Schnitzler und Jonas Weber vom Siegener Mittelstandsinstitut. Die Entscheidung zur Durchführung eines Lean-Administration-Projekts entstand aufgrund der Tatsache, dass im SMI ein zu hoher Anteil der Arbeitszeit für die Suche nach Unterlagen und Arbeitsutensilien anfiel. Die dadurch entstehende zeitliche Ersparnis pro Jahr schätzten die Verantwortlichen auf etwa zehn Prozent der Gesamtarbeitszeit, woraus sich ebenfalls eine bedeutende finanzielle Einsparung ergebe. Die Umsetzung des Projekts erfolgte anhand eines Plan-Do-Check-Act-Zyklus. Die Plan-Phase beinhaltete eine Zieldefinition in Form eines Zeitplanes ("Was soll bis wann erreicht werden?") sowie ein so genanntes Ishikawa-Diagramm zur Ursachenanalyse.
Die Maßnahme "5S im Bürobereich" wurde mit der Absicht eingeführt, ein geordnetes Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem sich ausschließlich notwendige Gegenstände befinden und alle Arbeitsutensilien feste Plätze einnehmen. Die regelmäßige Durchführung von sowohl Einzel- als auch Gesamtaudits sichere die Umsetzung der Maßnahmen auch in Zukunft. Zur besseren Koordination von Bestellungen und der ständigen Verfügbarkeit von Arbeitsmaterialien wurde ein Kanban-System eingeführt, sodass bei Unterschreiten eines festgelegten Bestandes unverzüglich eine neue Bestellung ausgelöst wird. Komplettiert wurde das Maßnahmenpaket durch eine neue und übersichtlichere Datenstruktur des Netzlaufwerks sowie einer Standardisierung der Prozesse. Somit soll gewährleistet werden, dass Termine eingehalten, Verschwendungen vermieden und Ausfälle durch andere Mitarbeiter kompensiert werden können.
Die Vorträge der Referenten stehen hier zum Download bereit:
Prof. Dr. Marcus Schweitzer - Lean Administration
Daniel Schnitzler - Lean Administration am Beispiel des UKUS-Prozesses (Teil 1/2)
Jonas Weber - Lean Administration am Beispiel des UKUS-Prozesses (Teil 2/2 - Umgesetzte Maßnahmen)
Weiterführende Informationen zu dem Thema finden Sie auf unserem Themenflyer Lean Administration.
Die nächste UKUS-Veranstaltung findet am 07.06.2016 zum Thema "Digitalisierung" statt.