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Umfrageergebnis zur Universitätsverwaltung

MitarbeiterInnen und Studierende fordern eine höhere Standardisierung bei Verwaltungsabläufen. Großes Lob für freundliche und gut erreichbare MitarbeiterInnen. Kritik bei Zusammenarbeit zwischen Zentralverwaltung und Fakultäten.

Die Ergebnisse der Befragung der MitarbeiterInnen und Studierenden über die Dienstleistungen der Zentralen Universitätsverwaltung im Rahmen der Verwaltungsevaluation liegen vor:

Wesentliche Ergebnisse sind, dass die Zentralverwaltung auf die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften achtet und kompetente Unterstützung bezüglich der rechtlichen Rahmenbedingungen leistet.

Einerseits wird sowohl von den MitarbeiterInnen als auch von den Studierenden eine verstärkte Standardisierung von Abläufen erwartet. Hierzu zählt u.a. auch, Formulare zukünftig häufiger online ausfüllen zu können. Andererseits werden für individuelle Anfragen kompetente Beratung und Lösungen gewünscht.

Insgesamt sind 41 Prozent der Befragten mit der Zentralverwaltung sehr zufrieden bzw. zufrieden. Dabei stellt der Punkt „die Zentralverwaltung hilft bei der Abwicklung administrativer Abläufe“ einen zentralen Faktor dar.

Bei der Befragung zu den einzelnen Dienstleistungsgruppen ergibt sich eine Zufriedenheitsquote von durchschnittlich ca. 60 Prozent. Besonders positiv wurde die Freundlichkeit und Erreichbarkeit der MitarbeiterInnen bewertet.

Kritik gab es dagegen bei der Flexibilität der MitarbeiterInnen, auf Anfragen zu reagieren, und in Bezug auf die Transparenz von Zuständigkeiten und Ansprechpartnern für das jeweilige Dienstleistungsangebot. Nur ein Viertel der befragten MitarbeiterInnen sind der Ansicht, dass die Zentralverwaltung und die Fakultäten „Hand in Hand“ arbeiten.

Stärken und Schwächen der Zentralverwaltung aufdecken

Konzipiert und durchgeführt wurde die Befragung von der TU Darmstadt, Herrn Prof. Fuchs. Ziel der Befragung war die Identifikation von Stärken und Schwächen der Zentralverwaltung aus Sicht von MitarbeiterInnen und Studierenden. Dabei wurden die Dienstleistungsgruppen, die sich in ihrer Komplexität und in der Bewertung durch unterschiedliche Personengruppen stark unterscheiden, gesondert beurteilt und die Ergebnisse dann wieder zusammengeführt. Es wurden alle MitarbeiterInnen der Universität und eine Stichprobe von 3500 Studierenden befragt.

Wie geht es weiter?

Bis Ende Oktober 2013 werden als nächste Schritte Interviews mit den Verantwortlichen und MitarbeiterInnen der Fakultäten und Workshops mit den Fakultäten, den zentralen Einrichtungen, der Verwaltung und den Studierenden stattfinden. Gleichzeitig sollen Verbesserungsvorschläge und Lösungsansätze gesammelt werden. Im Anschluss führt die TU Darmstadt eine Begutachtung im Rahmen eines externen Peerreview-Verfahrens* durch und entwickelt hieraus Handlungsempfehlungen. Dieser Schritt soll bis Februar 2014 erfolgen. Die Ergebnisse der Befragung, der Interviews und der Workshops bilden gemeinsam mit den Resultaten des externen Peerreview-Verfahrens die Basis, auf der das Rektorat Vereinbarungen mit der Universitätsverwaltung schließen wird.

Ziel der gesamten Verwaltungsevaluation ist es, dass die Verwaltung ihren Service für und im Einklang mit den Studierenden und Fakultäten unter Beachtung der rechtlichen und wirtschaftlichen Erfordernisse erbringt. Mit den nun vorliegenden Ergebnissen der Befragung erhält die Universitätsverwaltung erste gute Ansatzpunkte auf dem Weg zur Optimierung der Prozesse.

 

Rektor Univ.-Prof. Dr. Holger Burckhart

 

*Bei einem Peerreview-Verfahren werden externe Experten für das Gutachten herangezogen.