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EFRE

EFRE II

Die folgenden Punkte beziehen sich auf die Bewirtschaftung von EFRE II - Projekten. EFRE II Projekte (Leitmarkt, Regio NRW, etc.)

EFRE II – Projektmittel unterliegen der Jährlichkeit und sind nicht übertragbar!

Phase 2: Projekteinrichtung

Verantwortungsbereich Projektleitung:

  • Drittmittelanzeige ausfüllen und mit Vertrag / Zuwendungsbescheid über Rektorat einreichen
  •   falls noch nicht in der Projektanbahnung geschehen, sollte jetzt bestimmt werden aus welchen Mitteln der Eigenanteil erbracht werden soll

Verantwortungsbereich 1.2 Projektadministration:

  • Drittmittelanzeige prüfen
  • Einrichtung und Mitteilung eines PSP-Elementes
  • ggf. Rücksendung Empfangsbestätigung und Rechtsbehelfsverzicht

Phase 3: Projektdurchführung

Verantwortungsbereich Projektleitung:

  • Wissenschaftliche Durchführung
  • Überwachung projektspezifischer Fristen
  • Beachtung fachlicher Berichtspflichten wie z.B. Erstellung und Einreichung von Zwischen- oder Abschlussberichten
  •   Landespersonal kann nur nach regulärem Vertragsende über EFRE II finanziert werden, Umfinanzierung oder Aufhebungsvertrag nicht möglich.
  • Führen von Stundenzetteln für Personal (Achtung alles über 1650 Produktivstunden pro Jahr wird gekürzt!). Die Stundennachweise müssen für alle Beschäftigungsverhältnisse geführt werden! (z.B. versch. Projekte)
  • Überprüfung der Stundenzettel hinsichtlich Dienstreisen, Beschäftigung auf anderen Projekten, Feiertagen und Abwesenheitszeiten
  •   Führen von Abwesenheitslisten (im Abgleich mit den Stundenzetteln)
  • Stundenzettel für jeweilige Mittelabrufe bei Abt. 1.2 einreichen
  • Personalbuchungen überprüfen (Kontierung, Plausibilität)
  • Bestellungen erzeugen und archivieren
  • Rechnungen prüfen (Projektbezug & Abrechenbarkeit) und kontieren
  • Sachausgaben überprüfen (Kontierung und Vollständigkeit)
  • Falls die Umbuchung von Sachausgaben notwendig ist, Umbuchungsantrag ausfüllen, unterschreiben und dann über die Abt. 1.2 einreichen
  • bei der Anschaffung von (Groß-) Geräten und Auftragsvergaben ist frühzeitig die Abteilung Beschaffung einzuschalten (Nettowert ab 3.000€). Besonderheit: Bei EFRE II-Projekten müssen für alle Beschaffungen ab einem Nettowert von 500€ drei Vergleichsangebote eingeholt werden!
  •   Bei Änderung / Überschreitung oder Anpassung der AZA-Pläne ist der Mittelgeber frühzeitig einzubinden
  • Die Einzelansätze der Ausgabekategorien sind nicht gegenseitig deckungsfähig

Verantwortungsbereich 1.2 Projektadministration:

  • Kalkulation und Mittelabruf inkl. Versendung der Belegkopien und Originalstundenzettel
  • Beleglisten erstellen
  • Vergabeliste für alle Anschaffungen ab einem Nettowert ab 500 € ist jedem Mittelabruf beizufügen
  • Rechnungen im Hinblick auf das vorhandene Budget prüfen
  •   Umbuchungsaufträge prüfen, freigeben und weiterleiten
  • Überprüfung der Stundenzettel auf Feiertage und Höchststunden pro Tag
  • Für alle Projektmitarbeiter müssen Kopien der Arbeitsverträge vorgelegt werden.
  • Klärung von Einzelfragen
  • auf Wunsch aktuellen Finanzstatus erstellen und an die Projektleiter versenden
  • Überwachung finanzieller Fristen (z.B. Mittelabruf, Rückmeldungen zu Budgetbedarf, Schlussnachweis)

Phase 4: Projektabschluss

Verantwortungsbereich Projektleitung:

  • Aufbewahrung sowie Sicherung der Daten und Ergebnisse gemäß den Vorgaben des Mittelgebers
  • Fachlicher Sachbericht jährlich zum 30.03.
  • Überwachung projektspezifischer Fristen (z.B. Sachbericht, Schlussbericht, Verwertungsbericht, Monitoringbogen)
  • Ggf. Auflagen zu Publikations-/ Verwertungspflichten erfüllen
  • falls noch nicht bei Projekteinrichtung geschehen, sollte jetzt bestimmt werden aus welchen Mitteln der Eigenanteil erbracht wird
  • da alle Projekte grundsätzlich vor Ort geprüft werden, müssen alle über das Projekt angeschafften Anlagen und Gegenstände mit den speziellen Aufklebern/ Logos des Mittelgebers versehen werden

Verantwortungsbereich 1.2 Projektadministration:

  • Finanzieller Schlussnachweis
  • Gesamtbelegliste erstellen & prüfen (Übereinstimmung mit Buchungen)
  • Prüfung der Projektlaufzeit im Vergleich zur Nutzungsdauer der Geräte und Umsetzen der Anlage nach Projektende auf Sammelkonto veranlassen
  • Nachweis zur Trennung von wirtschaftlichen und nichtwirtschaftlichen Tätigkeiten
  •   Mitteilung an den Mittelgeber über die weitere Verwendung der über die Zuwendung angeschafften Gegenstände (nach Rücksprache mit der Projektleitung)
  • Technische Umsetzung Ausgleich Defizit / Eigenanteil
  • Kennzeichnung im Buchungssystem, dass das Projekt abgeschlossen ist
  • Da alle Projekte grundsätzlich vor Ort geprüft werden, muss auf allen Projektunterlagen die Aufbewahrungsfrist vermerkt werden.
  • Aufbewahrung der mit dem Projekt zusammenhängenden Unterlagen der Verwaltung (Grund: Aufbewahrungsfristen, Bereithalten der Daten für mögliche Prüfung) Frist: 31.12.2028
 
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