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Info für Betreuer:innen

Sie möchten einen internationalen Gast einladen oder eine:n internationale:n Wissenschaftler:in einstellen? Dann gibt es einige Dinge zu beachten. Dazu gehören die Exportkontrolle, Finanzierung, Beantragung von Visum und Aufenthaltstitel, administrative Schritte vor Ort, die Familiensituation, Bereitstellung eines Arbeitsplatzes und vieles mehr. Das Welcome Center unterstützt Sie gerne in diesen Angelegenheiten.

Besonders wichtig ist, dass Sie sich für einen zügigen und problemlosen Ablauf frühzeitig beim Welcome Center melden und Ihren internationalen Gast oder Ihre:n zukünftige:n Mitarbeiter:in an uns verweisen. Für unsere Services können sich die internationalen Forschenden hier anmelden. Die Exportkontrolle kann je nach Forschungsbereich, Nationalität, Heimatuni usw. mehrere Monate in Anspruch nehmen. Je nach Land sollten Sie außerdem für die Visumsbeantragung mit mindestens 2–6 Monaten rechnen und auch die Wohnungssuche braucht in der Regel einige Zeit. Sollten Sie eine Unterbringung in einer der Gästewohnungen der Universität wünschen, ist der frühzeitige Kontakt aufgrund der hohen Anfrage/begrenzten Anzahl an Wohnungen besonders wichtig.

Bitte beachten Sie die folgenden Punkte:

Exportkontrolle


Die Exportkontrolle muss für alle Nicht-EU-Staatsbürger:innen vorgenommen werden. Sollten sich Personen innerhalb der letzten fünf Jahre durchgängig in einem EU-Staat aufgehalten haben, reicht es in der Regel, wenn ein entsprechender Nachweis bei der Zollabteilung der Universität Siegen vorgelegt wird. Weitere Informationen zum Thema wie auch die entsprechenden Formulare finden Sie hier.

Finanzierung


Sollte die/der internationale Wissenschaftler:in nicht an der Universität Siegen eingestellt werden, ist es ungemein wichtig zu prüfen, ob die Finanzierung für den gesamten Aufenthalt gedeckt ist. Auch bei einer Einstellung, die durch Drittmittel finanziert werden soll, bitten wir Sie darum sicherzugehen, dass ein Arbeitsvertrag nicht kurzfristig nach Arbeitsbeginn schon wieder auslaufen könnte. Dies würde nicht nur große Unsicherheiten auf Seiten der/des Forschenden hervorrufen, sondern kann auch aufenthaltsrechtliche Auswirkungen haben. Hier gilt auch zu beachten, dass vor Vertragsablauf frühzeitig geklärt ist, ob eine Weiterbeschäftigung möglich ist oder nicht, damit im Zweifel genügend Zeit für die Suche nach einer anderen Anstellung bleibt.

Bei einer Eigenfinanzuring des Aufenthalts oder bei einer Teilfinanzierung durch Stellen als Wissenschaftliche Hilfskräfte (WHK), achten Sie bitte darauf, dass den Personen ungefähr > 1.100 € pro Monat zur Verfügung stehen (evtl. in Kombination mit Eigenfinanzierung) und ggf. ein Sperrkonto eingerichtet werden muss. In solchen Fällen melden Sie sich in jedem Fall bei uns, damit wir mit der Ausländerbehörde in Kontakt treten und den genauen Betrag und die genauen Vorgaben prüfen lassen können.

Visumsunterlagen


Für die Visumsbeantragung ist es häufig notwendig, dass ein Einladungsschreiben von der Universität Siegen vorgelegt wird. Hier sollten die folgenden Punkte aufgeführt werden:

» Name und Geburtsdatum des Gastes
» Dauer des Aufenthalts
» Art der Finanzierung
» Tätigkeit an der Universität, bzw. in der Arbeitsgruppe
» Hinweis, dass sich eigenständig um Versicherungsschutz gekümmert werden muss
mit Arbeitsvertrag: ggf. Haftpflichtversicherung
ohne Arbeitsvertrag: Krankenversicherung, Laborversicherung (wo notwendig), Haftpflichtversicherung (ggf. auch in der Laborversicherung enthalten)

Bitte beachten Sie, dass ein Einladungsschreiben erst nach der Freigabe durch die Zollabteilung ausgestellt werden sollte.

In vielen Fällen wird auch eine Aufnahmevereinbarung (Hosting Agreement) benötigt. Bitte beachten Sie, dass das Welcome Center die ausgefüllten Hosting Agreements inkl. exportkontrollrechtlicher Freigabe und Finanzierungsnachweis an den Kanzler zur Unterschrift weiterleitet.

Wohnungssuche


Promovierende können sich um einen Platz in den Wohnheimen des Studierendenwerks bemühen. Dafür müssen sie jedoch an der Universität eingeschrieben sein und sollten sich frühestmöglich informieren und kümmern, da die Plätze sehr begehrt und schnell vergeben sind. Daneben gibt es immer die Möglichkeit sich nach WGs umzuschauen oder eine Wohnung über den privaten Wohnungsmarkt zu suchen. Für mehr Informationen schauen Sie gerne hier.

Arbeitsplatz


Für die Bereitstellung eines Arbeitsplatzes, Beantragung von Uni-Konten und (Chip-) Schlüsseln sowie allen fachlichen Angelegenheiten sind Sie selbst zuständig. Gerne beraten wir jedoch die internationalen Forschenden zur Beantragung einer Bibliothekskarte.

Einschreibung


Bitte beachten Sie, dass eine Einschreibung nicht durchgängig möglich ist. In der Regel öffnen die Einschreibefenster ca. zwei Monate vor Semesterbeginn und zum Semesterbeginn ist eine Einschreibung meist auch noch möglich. Generelle Infos finden Sie hier. Bitte beachten Sie, dass eine Einschreibung nur möglich ist, wenn die Exportkontrolle bereits durchgeführt wurde. Die Doktorand:innen müssen sich außerdem in jedem Fall beim Welcome Center registrieren.

Nicht zuletzt gilt auch zu beachten, dass zur Rückmeldung zum zweiten Semester die Zulassung durch den Promotionsausschuss beim Internationalen Studierendensekretariat vorgelegt werden muss.

 
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