Endlich mit der richtigen Aufgabe beginnen: Wie man Aufgaben priorisiert!
Wer kennt es nicht? Die Anzahl an Aufgaben ist so groß, dass man gar nicht weiß, wo man anfangen soll. Hilfe naht, denn es gibt eine Matrix, die euch bei der Priorisierung von Aufgaben unterstützt. Mehr darüber erfahrt ihr in unserem Blogartikel zur Eisenhower Matrix. (17.11.2021)
von Alexandra Ragaller 
Eine große Anzahl an Aufgaben kann schnell erdrückend wirken. So kann es vorkommen, dass man trotz voller To-do Liste nicht beginnt, sondern in Verzweiflung versinkt.
Während die To-do Liste jedoch nur Aufgaben sammelt, kann mittels der Eisenhower Matrix eine Priorisierung vorgenommen werden. Ein insgesamt kurzer Zeitaufwand, der es schafft, dass man im Anschluss die wichtigen Aufgaben kennt und wieder handlungsfähig wird.
So geht man vor:
Die Eisenhower Matrix unterteilt die Aufgaben in vier Kategorien: wichtig und nicht wichtig – dringend und nicht dringend. Daraus ergibt sich eine 4-Felder-Matrix.
Nimm dir deine To-do Liste und ordne die einzelnen Punkte einem Feld zu.
Die Aufgaben in Feld A sind also sowohl wichtig als auch dringend und sollten daher als Erstes begonnen werden.[1] Räume diesen in deinem Tages- bzw. Wochenplan die meiste Zeit ein bzw. ordne ihnen zeitnah einen Bearbeitungszeitraum zu. Beispiel für eine A-Aufgabe: Das Exposé für deine Bachelorarbeit mit der Abgabefrist am Ende derselben Woche.
In Feld B hingegen sind die Aufgaben zwar dringend, aber nicht wichtig. Sie erhalten die zweite Priorität in deinem Tages- bzw. Wochenplan, da sie dringend sind. Du solltest ihnen aber nur so viel Zeit wie nötig einräumen, da sie nicht wichtig sind. Im besten Fall findest du jemanden, der dir diese Aufgabe abnehmen kann. Beispiel für eine B-Aufgabe: Ein Buch mit der Leihfrist des morgigen Tages soll in die Bibliothek zurückgebracht werden. Vielleicht kann jemand das Buch für dich zurückbringen?
Aufgaben im Feld C sind wichtig, aber nicht dringend. In einigen Tagen oder Wochen können sie jedoch auch, wenn die Frist näher rückt, zu Aufgaben im Feld A werden. Da diese Aufgaben wichtig sind, kannst du dir jetzt noch die Zeit nehmen und sehen, wie du sie mit guter Qualität und deinen Ansprüchen entsprechend erledigen kannst. Mit einer guten und langfristigen Planung kannst du so vermeiden, dass sich zu viele Aufgaben in Feld A ansammeln und Termindruck und Stress können reduziert werden.[2] Diese Aufgaben erhalten die dritte Priorität, jedoch wird ihnen ein größerer Umfang in deinem Tages- bzw. Wochenplan eingeräumt. Beispiel für eine C-Aufgabe: In einigen Wochen findet eine Karrieremesse statt und dein Lebenslauf muss noch aktualisiert werden.
Ein viertes Feld bleibt noch. In diesem sind die Aufgaben weder wichtig noch dringend. Diese Aufgaben sollten deinen Zeitplan nicht weiter belasten. Sind es Aufgaben, die in einigen Tagen oder Wochen dringend werden können, mache dir dazu eine Wiedervorlagenotiz im Kalender. Ansonsten gehören die Aufgaben von deiner To-do Liste gestrichen, um dich nicht unnötig zu belasten.
Fußnoten und Quellen:
[1] Rost, F. (2018). Lern- und Arbeitstechniken für das Studium. Wiesbaden: Springer. S. 116.
[2] Klein, A. (2019). Wissenschaftliche Arbeiten schreiben: Praktischer Leitfaden mit über 100 Software-Tipps. ProQuest Ebook Central. S. 55-58.
Diese Bücher kannst du über die Bibliothek der Uni Siegen als digitale Ressource beziehen und so weitere Anregungen für Arbeitstechniken im Studium erhalten.