Bund
Bundesmittel (wie z.B. AiF, BMBF, BMWi etc.):
Phase 2: Projekteinrichtung
Verantwortungsbereich Projektleitung:
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Drittmittelanzeige ausfüllen und mit Vertrag / Zuwendungsbescheid über das Rektorat einreichen
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Falls noch nicht in der Projektanbahnung geschehen, sollte jetzt bestimmt werden aus welchen Mitteln ggf. der Eigenanteil erbracht werden soll
Verantwortungsbereich 1.2 Projektadministration:
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Prüfung der Drittmittelanzeige
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Einrichtung und Mitteilung eines PSP-Elementes
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Ggf. Rücksendung Empfangsbestätigung und Rechtsbehelfsverzicht
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Ggf. Antrag auf Teilnahme am profi-online Verfahren stellen
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Ggf. Rücksendung der Zahlungspläne für den voraussichtlichen Kassenbedarf (z.B. AiF)
Phase 3: Projektdurchführung
Verantwortungsbereich Projektleitung:
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Wissenschaftliche Durchführung
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Beachtung fachlicher Berichtspflichten wie z.B. Erstellung und Einreichung von Zwischen- oder Abschlussberichten
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Anlage 6.1 erstellen zur Ermittlung der Stundensätze der Projektmitarbeiter (AiF)
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Personalbuchungen überprüfen (Kontierung, Plausibilität)
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Führen von Stundenzetteln (AiF ZIM)
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Antrag auf Genehmigung von außereuropäischen Dienstreisen (z.B. DESY)
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Bestellungen erzeugen und archivieren
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Rechnungen prüfen (Projektbezug & Abrechenbarkeit) und kontieren
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Sachausgaben überprüfen (Kontierung, Vollständigkeit)
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Falls die Umbuchung von Sachausgaben notwendig ist, Umbuchungsantrag ausfüllen, unterschreiben und dann über die Abt. 1.2 einreichen
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Bei der Anschaffung von (Groß-) Geräten und Auftragsvergaben ist frühzeitig die Abteilung Beschaffung einzuschalten (Nettowert ab 1.000 €)
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Bei Änderung / Überschreitung AZA, Klärung mit Mittelgeber
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Im Falle eines positiven Kassenbestands zum Ende eines Haushaltsjahres, fachliche Begründung in Abstimmung mit 1.2 Projektadministration an den Mittelgeber schicken
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Sollte die Prüfung der Abt. 1.2 ergeben haben, dass die Mittel eines Haushaltsjahres nicht abgerufen werden können, muss der Mittelübertrag bzw. die Mittelverschiebung mit einer fachlichen Begründung formal beim Mittelgeber beantragt werden
Verantwortungsbereich 1.2 Projektadministration:
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Kalkulation und Mittelabruf (in Absprache mit der Projektleitung)
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Beleglisten erstellen
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Auf Wunsch aktuellen Finanzstatus erstellen und an die Projektleiter versenden
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Klärung von Einzelfragen
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Kassenmäßigen Jahresbedarf bei der Projektleitung erfragen, kalkulieren und an den Mittelgeber melden
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Überwachung finanzieller Fristen (z.B. Mittelabruf, Rückmeldungen zu Budgetbedarf, Zwischennachweis)
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Finanzieller Zwischennachweis
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Rechnungen im Hinblick auf das vorhandene Budget prüfen
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Umbuchungsauftrag Sachmittel prüfen, freigeben und weiterleiten
Phase 4: Projektabschluss
Verantwortungsbereich Projektleitung:
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Aufbewahrung sowie Sicherung der Daten und Ergebnisse gemäß den Vorgaben des Mittelgebers
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Auflagen zu Publikations-/ Verwertungspflichten erfüllen (falls vorhanden)
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Fachlicher Verwendungsnachweis, Abgabe des Schlussberichts gegenüber dem Mittelgeber, Dokumentation des Zeitpunkts der Abgabe des Schlussberichts
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Überwachung projektspezifischer Fristen (z.B. Sachbericht, Verwertungsbericht)
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Beleglisten prüfen (Projektbezug & ggf. Eigenanteil)
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Erläuterung zur Position 0845 Auslandsdienstreisen
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Erläuterung zu den Personalkosten (z.B. DESY, AiF IGF)
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Zuordnung der angeschafften Geräte zur Geräteliste
Verantwortungsbereich 1.2 Projektadministration:
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Finanzieller Verwendungsnachweis
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Gesamtbelegliste erstellen & prüfen (Übereinstimmung mit Buchungen)
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Nachweis zur Trennung von wirtschaftlichen und nichtwirtschaftlichen Tätigkeiten
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Technische Umsetzung Ausgleich Defizit / Eigenanteil
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Kennzeichnung im Buchungssystem, dass das Projekt abgeschlossen ist
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Aufbewahrung der mit dem Projekt zusammenhängenden Unterlagen der Verwaltung (Grund: Aufbewahrungsfristen, Bereithalten der Daten für mögliche Prüfungen)
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Ggf. Begleitung von Prüfungen
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Erläuterung zur Position 0835 Vergabe von Aufträgen inkl. Schlussrechnung
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Prüfung der Projektlaufzeit im Vergleich zur Nutzungsdauer der Geräte und Umsetzen der Anlage nach Projektende auf Sammelkonto veranlassen
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Mitteilung an den Mittelgeber über die weitere Verwendung der über die Zuwendung angeschafften Gegenstände (nach Rücksprache mit der Projektleitung)