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EFRE

EFRE II

Die folgenden Punkte beziehen sich auf die Bewirtschaftung von EFRE II - Projekten. EFRE II Projekte (Leitmarkt, Regio NRW, etc.)

EFRE II – Projektmittel unterliegen der Jährlichkeit und sind nicht übertragbar!

Aufgrund der unterschiedlichen Jahresstundenberechnung von EFRE II und Uni Siegen (1650h zu 2078h) kann es zu erheblichen Kürzungen der erstattungsfähigen Personalkosten kommen. Daher empfehlen wir nur „ausschließlich im Projekt beschäftigtes Personal“ einzusetzen

 

Phase 2: Projekteinrichtung

Verantwortungsbereich Projektleitung:

  • Drittmittelanzeige ausfüllen und mit Vertrag / Zuwendungsbescheid über Rektorat einreichen
  •  falls noch nicht in der Projektanbahnung geschehen, sollte jetzt bestimmt werden aus welchen Mitteln der Eigenanteil erbracht werden soll

 

Verantwortungsbereich 1.2 Projektadministration:

  • Drittmittelanzeige prüfen
  • Einrichtung und Mitteilung eines PSP-Elementes
  • ggf. Rücksendung Empfangsbestätigung und Rechtsbehelfsverzicht

 

Phase 3: Projektdurchführung

Verantwortungsbereich Projektleitung:

  • Wissenschaftliche Durchführung
  • Überwachung projektspezifischer Fristen
  • Beachtung fachlicher Berichtspflichten wie z.B. Erstellung und Einreichung von Zwischen- oder Abschlussberichten
  •  Erstellung von Umsetzungs-/ Organisationsverfügungen für über Landesmittel finanziertes Personal (Landespersonal kann nur nach regulärem Vertragsende über EFRE II finanziert werden, Umfinanzierung oder Aufhebungsvertrag nicht möglich)
  • Führen von Stundenzetteln für Personal, dass nicht zu 100% auf dem Projekt beschäftigt ist (Achtung alles über 1650 Produktivstunden pro Jahr wird gekürzt!) Die Stundennachweise müssen für alle Beschäftigungsverhältnisse geführt werden! (z.B. versch. Projekte)
  • Ausschließlich im Projekt beschäftigte Mitarbeiter müssen eine monatliche Erklärung unterschrieben einreichen. Hier erfolgt die Abrechnung nach Monatspauschalen
  • Ein Wechsel zwischen Pauschal- und Stundensatzabrechnung ist nicht vorgesehen, da dieser Wechsel eine Korrektur des AZAs bedingen würde.
  • Ein Wechsel ist nur bei Projektstart oder zum Beginn eines neuen Haushaltsjahres auf Antrag möglich
  • Überprüfung der Stundenzettel hinsichtlich Dienstreisen, Beschäftigung auf anderen Projekten, Feiertagen und Abwesenheitszeiten
  •  Führen von Abwesenheitslisten (im Abgleich mit den Stundenzetteln)
  • Stundenzettel für jeweilige Mittelabrufe bei Abt. 1.2 einreichen
  • Personalbuchungen überprüfen (Kontierung, Plausibilität)
  • Bestellungen erzeugen und archivieren
  • Rechnungen prüfen (Projektbezug & Abrechenbarkeit) und kontieren
  • Sachausgaben überprüfen (Kontierung und Vollständigkeit)
  • Falls die Umbuchung von Sachausgaben notwendig ist, Umbuchungsantrag ausfüllen, unterschreiben und dann über die Abt. 1.2 einreichen
  • bei der Anschaffung von (Groß-) Geräten und Auftragsvergaben ist frühzeitig die Abteilung Beschaffung einzuschalten (Nettowert ab 1.000€). Besonderheit: Bei EFRE II-Projekten müssen für alle Beschaffungen ab einem Nettowert von 500€ drei Vergleichsangebote eingeholt werden!
  •  Bei Änderung / Überschreitung oder Anpassung der AZA-Pläne ist der Mittelgeber frühzeitig einzubinden (z.B. Änderung Personalabrechnung von Stundensatz zur Monatspauschale)
  • Die Einzelansätze der Ausgabekategorien sind nicht gegenseitig deckungsfähig

 

 

Verantwortungsbereich 1.2 Projektadministration:

  • Kalkulation und Mittelabruf inkl. Versendung der Belegkopien und Originalstundenzettel
  • Beleglisten erstellen
  • Vergabeliste für alle Anschaffungen ab einem Nettowert ab 500 € ist jedem Mittelabruf beizufügen
  • Rechnungen im Hinblick auf das vorhandene Budget prüfen
  •  Umbuchungsaufträge prüfen, freigeben und weiterleiten
  • Überprüfung der Stundenzettel auf Feiertage und Höchststunden pro Tag
  • Für alle Projektmitarbeiter müssen Kopien der Arbeitsverträge vorgelegt werden. Für die Weitergabe benötigen wir die schriftliche Einverständniserklärung der Mitarbeiter (Datenschutz)
  • Klärung von Einzelfragen
  • auf Wunsch aktuellen Finanzstatus erstellen und an die Projektleiter versenden
  • Überwachung finanzieller Fristen (z.B. Mittelabruf, Rückmeldungen zu Budgetbedarf, Schlussnachweis)

 

 

Phase 4: Projektabschluss

Verantwortungsbereich Projektleitung:

  • Aufbewahrung sowie Sicherung der Daten und Ergebnisse gemäß den Vorgaben des Mittelgebers
  • Fachlicher Sachbericht jährlich zum 30.03.
  • Überwachung projektspezifischer Fristen (z.B. Sachbericht, Schlussbericht, Verwertungsbericht, Monitoringbogen)
  • Ggf. Auflagen zu Publikations-/ Verwertungspflichten erfüllen
  • falls noch nicht bei Projekteinrichtung geschehen, sollte jetzt bestimmt werden aus welchen Mitteln der Eigenanteil erbracht wird
  • da alle Projekte grundsätzlich vor Ort geprüft werden, müssen alle über das Projekt angeschafften Anlagen und Gegenstände mit den speziellen Aufklebern/ Logos des Mittelgebers versehen werden

 

Verantwortungsbereich 1.2 Projektadministration:

  • Finanzieller Schlussnachweis
  • Gesamtbelegliste erstellen & prüfen (Übereinstimmung mit Buchungen)
  • Prüfung der Projektlaufzeit im Vergleich zur Nutzungsdauer der Geräte und Umsetzen der Anlage nach Projektende auf Sammelkonto veranlassen
  • Nachweis zur Trennung von wirtschaftlichen und nichtwirtschaftlichen Tätigkeiten
  •  Mitteilung an den Mittelgeber über die weitere Verwendung der über die Zuwendung angeschafften Gegenstände (nach Rücksprache mit der Projektleitung)
  • Technische Umsetzung Ausgleich Defizit / Eigenanteil
  • Kennzeichnung im Buchungssystem, dass das Projekt abgeschlossen ist
  • Da alle Projekte grundsätzlich vor Ort geprüft werden, muss auf allen Projektunterlagen die Aufbewahrungsfrist vermerkt werden.
  • Aufbewahrung der mit dem Projekt zusammenhängenden Unterlagen der Verwaltung (Grund: Aufbewahrungsfristen, Bereithalten der Daten für mögliche Prüfung) Frist: 31.12.2028