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MIWF

Mittel des Landes NRW (MIWF):  

Phase 2: Projekteinrichtung

Verantwortungsbereich Projektleitung:

  • Drittmittelanzeige ausfüllen und mit Vertrag / Zuwendungsbescheid über Rektorat einreichen
  • Falls noch nicht in der Projektanbahnung geschehen, sollte jetzt bestimmt werden aus welchen Mitteln ggf. der Eigenanteil erbracht werden soll

Verantwortungsbereich 1.2 Projektadministration:

  • Prüfung der Drittmittelanzeige
  • Einrichtung und Mitteilung eines PSP-Elementes
  • Ggf. Rücksendung Empfangsbestätigung und Rechtsbehelfsverzicht  

Phase 3: Projektdurchführung

Verantwortungsbereich Projektleitung:

  • Wissenschaftliche Durchführung
  • Beachtung fachlicher Berichtspflichten (wie z.B. Erstellung und Einreichung von Zwischen- oder Abschlussberichten) und projektspezifischer Fristen
  • Fachlicher Zwischennachweis
  • Personalbuchungen überprüfen (Kontierung, Plausibilität)
  • Führen von Stundenzetteln (wenn durch Mittelgeber verlangt)  
  • Überprüfung vorab, ob Beschaffungen gem. Zuwendungsbescheid erfolgen dürfen
  • Bestellungen erzeugen und archivieren
  • Rechnungen prüfen (Projektbezug & abrechenbar) und kontieren
  • Buchungen der Sachausgaben prüfen (Kontierung, Vollständigkeit)
  • Falls die Umbuchung von Sachausgaben notwendig ist, Umbuchungsantrag ausfüllen, unterschreiben und dann über die Abt. 1.2 einreichen
  • Bei der Anschaffung von (Groß) Geräten und Auftragsvergaben ist frühzeitig die Abteilung Beschaffung einzuschalten (Nettowert ab 1.000€)
  • Bei Änderung / Überschreitung AZA, Klärung mit Mittelgeber / Ministerium

Verantwortungsbereich 1.2 Projektadministration:

  • Kalkulation und Mittelabruf (in Absprache mit der Projektleitung)
  • Ggf. Beleglisten erstellen
  • Auf Wunsch aktuellen Finanzstatus erstellen und an die Projektleiter versenden
  • Klärung von Einzelfragen
  • Kassenmäßigen Jahresbedarf bei der Projektleitung erfragen, kalkulieren und an den Mittelgeber melden
  • Überwachung finanzieller Fristen (z.B. Mittelabruf, Rückmeldungen zu Budgetbedarf)
  • Unterschriften Kanzler (ohne Anträge) einholen
  • Finanzieller Zwischennachweis  
  • Stundensatzberechnung  
  • Rechnungen im Hinblick auf das vorhandene Budget prüfen
  • Umbuchungsauftrag Sachmittel prüfen, freigeben und weiterleiten  

Phase 4: Projektabschluss

Verantwortungsbereich Projektleitung:

  • Aufbewahrung sowie Sicherung der Daten und Ergebnisse gemäß den Vorgaben des Mittelgebers
  • Auflagen zu Publikations-/ Verwertungspflichten erfüllen (falls vorhanden)
  • Fachlicher Verwendungsnachweis, Abgabe des Schlussberichts gegenüber dem Mittelgeber, Dokumentation des Zeitpunkts der Abgabe des Schlussberichts
  • Überwachung projektspezifischer Fristen (z.B. Sachbericht, Verwertungsbericht)
  • Beleglisten prüfen (Projektbezug & ggf. Eigenanteil)
  • Ggf. Zuordnung Belegliste zum Finanzierungsplan

Verantwortungsbereich 1.2 Projektadministration:

  • Finanzieller Verwendungsnachweis
  • Beleglisten erstellen & prüfen (Übereinstimmung mit Buchungen)
  • Technische Umsetzung Ausgleich Defizit / Eigenanteil
  • Aufbewahrung der mit dem Projekt zusammenhängenden Unterlagen der Verwaltung (Grund: Aufbewahrungsfristen, Bereithalten der Daten für mögliche Prüfung)
  • Kennzeichnung im Buchungssystem, dass das Projekt abgeschlossen ist