Stiftungen
STIFTUNGEN:
Phase 2: Projekteinrichtung
Verantwortungsbereich Projektleitung:
- Drittmittelanzeige ausfüllen und mit Vertrag / Zuwendungsbescheid über Rektorat einreichen
- Falls noch nicht in der Projektanbahnung geschehen, sollte jetzt bestimmt werden aus welchen Mitteln ggf. der Eigenanteil erbracht werden sollte
Verantwortungsbereich 1.2 Projektadministration:
- Prüfung der Drittmittelanzeige
- Einrichtung und Mitteilung eines PSP-Elementes
- Ggf. Mittelabrufpläne erstellen und versenden
Phase 3: Projektdurchführung
Verantwortungsbereich Projektleitung:
- Wissenschaftliche Durchführung
- Beachtung fachlicher Berichtspflichten wie z.B. Erstellung und Einreichung von Zwischen- oder Abschlussberichten
- Fachlicher Zwischennachweis
- Personalbuchungen überprüfen (Kontierung, Plausibilität)
- Führen von Stundenzetteln (wenn durch Mittelgeber verlangt)
- Überprüfung vorab, ob Beschaffungen gem. Zuwendungsbescheid erfolgen dürfen
- Bestellungen erzeugen und archivieren
- Rechnungen prüfen (Projektbezug & abrechenbar) und kontieren
- Falls die Umbuchung von Sachausgaben notwendig ist, Umbuchungsantrag ausfüllen, unterschreiben und dann über die Abt. 1.2 einreichen
- Buchungen Sachausgaben überprüfen (Kontierung, Vollständigkeit)
- Bei der Anschaffung von (Groß) Geräten und Auftragsvergaben ist frühzeitig die Abteilung Beschaffung einzuschalten (Nettowert ab 1.000€)
- Bei Änderung / Überschreitung Finanzierungsplan, Klärung mit Stiftung
Verantwortungsbereich 1.2 Projektadministration:
- Kalkulation und Mittelabruf (in Absprache mit der Projektleitung)
- Ggf. Beleglisten erstellen
- Auf Wunsch aktuellen Finanzstatus erstellen und an die Projektleiter versenden
- Klärung von Einzelfragen
- Überwachung finanzielle Fristen (z.B. Mittelabruf, Rückmeldungen zu Budgetbedarf)
- Techn. Umsetzung Ausgleich Defizit / Eigenanteil
- Unterschriften Kanzler (ohne Anträge) einholen
- Finanzieller Zwischennachweis Ø Stundensatzberechnung
- Rechnung prüfen (Budget und Sachkonto)
- Umbuchungsauftrag Sachmittel prüfen, freigeben und weiterleiten
Phase 4: Projektabschluss
Verantwortungsbereich Projektleitung:
- Aufbewahrung sowie Sicherung der Daten und Ergebnisse gemäß den Vorgaben des Mittelgebers
- Auflagen zu Publikations-/ Verwertungspflichten erfüllen (falls vorhanden)
- Fachlicher Verwendungsnachweis
- Überwachung projektspezifischer Fristen (z.B. Sachbericht, Verwertungsbericht)
- Ggf. Herkunft Ausgleich Defizit / Eigenanteil nach Projektende klären
- Beleglisten prüfen (Projektbezug & ggf. Eigenanteil)
- Ggf. Zuordnung Belegliste zum Finanzierungsplan
Verantwortungsbereich 1.2 Projektadministration:
- Finanzieller Verwendungsnachweis
- Beleglisten erstellen & prüfen (Übereinstimmung mit Buchungen)
- Aufbewahrung der mit dem Projekt zusammenhängenden Unterlagen der Verwaltung (Grund: Aufbewahrungsfristen, Bereithalten der Daten für mögliche Prüfung)
- Kennzeichnung im Buchungssystem, dass das Projekt abgeschlossen ist