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EU

EU-Mittel:  

Phase 2. Projekteinrichtung

Verantwortungsbereich Projektleitung:

  • Drittmittelanzeige ausfüllen und mit Finanzhilfevereinbarung (Grant Agreement)  über das Rektorat einreichen
  • Rollenvergabe auf Projektebene im Participant Portal  

Verantwortungsbereich 1.2 Projektadministration:

  • Prüfung der Drittmittelanzeige
  • Einrichtung und Mitteilung eines PSP-Elementes
  • Im Falle von koordinierten Projekten Festlegung der Kommunikationsbefugnisse und -wege in Absprache mit dem Projektleiter

Phase 3. Projektdurchführung

Verantwortungsbereich Projektleitung:

  • Wissenschaftliche Durchführung
  • Ggf. Abgabe von Zwischenberichten an den Mittelgeber, Dokumentation des Zeitpunkts der Abgabe der Zwischenberichte
  • Überwachung projektspezifischer Fristen
  • Ggf. Vertragsänderungen beantragen (in Abstimmung mit dem Referat Forschungsförderung)
  • Personalbuchungen überprüfen (Kontierung, Plausibilität)
  • Führen von Stundenzetteln (Time Sheets)
  • Bestellungen erzeugen und archivieren
  • Rechnungen prüfen (Projektbezug & Abrechenbarkeit) und kontieren
  • Sachausgaben überprüfen (Kontierung, Vollständigkeit)
  • Falls die Umbuchung von Sachausgaben notwendig ist, Umbuchungsantrag ausfüllen, unterschreiben und dann über die Abt. 1.2 einreichen
  • Überprüfung, ob Beschaffungen erfolgen dürfen (ggf. in Absprache mit Projektadministration)
  • Bei der Anschaffung von (Groß) Geräten und Auftragsvergaben ist frühzeitig die Abteilung Beschaffung einzuschalten (Nettowert ab 1.000€) und die Vorgaben der EU einzuhalten  
  • Kommunikation mit dem Mittelgeber (insb. dem Project Officer) und Mitteilungen über Abweichungen vom Zeit- und Arbeitsplan

Verantwortungsbereich 1.2 Projektadministration:

  • Kalkulation und Mittelabruf (in Absprache mit der Projektleitung)
  • Projektbegleitender Aufbau der Cost-Details (Belegliste)
  • Klärung von Einzelfragen
  • Überwachung von Reportfristen
  • Auf Wunsch aktuellen Finanzstatus erstellen und an die Projektleiter versenden
  • Bei koordinierten Projekten Beratung der Partner hinsichtlich finanzieller Aspekte, Prüfung von Verwendungsnachweisen und Veranlassung von Zahlungen (Weiterleitung von EU-Geldern)
  • Erstellung des periodischen Verwendungsnachweises (financial report)
  • Rechnungen im Hinblick auf das vorhandene Budget prüfen
  • Umbuchungsauftrag Sachmittel prüfen, freigeben und weiterleiten  

Phase 4. Projektabschluss

Verantwortungsbereich Projektleitung:

  • Aufbewahrung sowie Sicherung der Daten und Ergebnisse gemäß den Vorgaben des Mittelgebers
  • Auflagen zu Publikations-/ Verwertungspflichten erfüllen (falls vorhanden)
  • Erstellung des fachlichen Schlussberichts, Abgabe des Schlussberichts gegenüber dem Mittelgeber
  • Mitwirkung bei der Erstellung Schlussnachweises
  • Zeitnahe Zusammenstellung und Übermittlung der benötigten Daten, z.B. über die mit dem Projekt zusammenhängenden Ausgaben wie Time Sheets
  • Prüfung in Zusammenarbeit mit der Verwaltung, dass alle projektspezifischen Buchungen erfolgt sind, ggf. Durchführung von Korrekturbuchungen
  • Rückmeldung der „Use of Resources“ und „Description of Work“ auf Anfragen der Verwaltung  

Verantwortungsbereich 1.2 Projektadministration:

  • Aufbereitung der Daten für den finanziellen Schlussnachweis
  • Endabrechnung des Projekts
  • Durchführung von notwendigen Korrekturbuchungen
  • Buchungen im Rahmen des Projektabschlusses (Overhead, Prämie, Umsetzung Anlagegüter)
  • Bei koordinierten Projekten, Prüfung der Finanzberichte (Förderfähigkeit der Einzelpositionen und Budgetkontrolle) der Partner in Abstimmung mit der Projektleitung
  • Ggf. Begleitung von Audits (CFS, 2nd Level, OLAF) Ø  Ggf. Erstellung des Schlussnachweises im Participant Portal
  • Kennzeichnung im Buchungssystem, dass das Projekt abgeschlossen ist
  • Aufbewahrung der mit dem Projekt zusammenhängenden Unterlagen der Verwaltung (Grund: Aufbewahrungsfristen, Bereithalten der Daten für mögliche Prüfung)