Formulare neu gedacht

Aus Prozessen werden Workflows
 

Täglich laufen an unserer Universität hunderte Prozesse ab. Beispielsweise werden verschiedene Serviceleistungen den Beschäftigten und Studierenden angeboten. Häufig wird ein solcher Serviceprozess durch das Ausfüllen eines Antragformulars angestoßen.

Zukünftig werden unsere Formulare intelligent. Neben einem modernen Weblayout werden die Prozesse digitalisiert, um Medienbrüche zu vermeiden und vor allem die Papierflut zu reduzieren.

Webformulare als Einstieg in die Prozessautomatisierung

Endanwender*innen wird hauptsächlich das neue Webformular auffallen, mit welchem wir die derzeitigen PDF-Formulare ablösen werden. Der papierlose und endgeräteunabhängige Antragsweg wird viele Probleme der Vergangenheit lösen und ist nur der sichtbare Einstieg in die Welt der Digitalisierung.

Was wird sich verbessern?

• Papierloser Antragsweg inkl. Genehmigungslauf: Kein Ausdrucken, Unterschreiben und Scannen von Anträgen
• Digitales Archiv aller eingereichten Anträge
• Statuseinsicht zu eingereichten Anträgen
• Endgeräteunabhängige Nutzung der neuen Webformulare
• Schnittstellentransparenz durch Prozssmodellierung
• Unkomplizierte Digitalisierung von Prozessen mittels No-Code/Low-Code Plattform
• Hochschulübergreifende Kooperation

Wie funktioniert der neue Service?

Nach und nach werden die bestehenden Webformulare durch einen Direktlink auf die neue Serviceplattform ersetzt. Mit Klick auf den Link starten Sie einen neuen Antragsprozess. Zur eindeutigen Zuordnung eines Antrags ist der Login über Schibboleth notwendig.

Damit Sie die neue Lösung in Ruhe testen können, haben wir Ihnen ein Übungsformular erstellt, welches Sie über den folgenden Link aufrufen können.

• Zum Übungsformular
• Ein ersten Einblick ins System gewinnen Sie auch mit unserem Videotutorial (nur intern über VPN erreichbar)

Am Ende des Übungsprozesses besteht die Möglichkeit, uns Feedback zuzusenden.

Zusätzlich haben wir Ihnen eine kurze Videoanleitung erstellt, welche Sie hier aufrufen können:

Sie benötigen Hilfe, haben Fragen oder wollen selbst einen Prozess automatisieren?

Um Ihnen bei der Arbeit mit dem neuen Servicetool bestmöglich helfen zu können, bieten wir verschiedene Kontaktformate an. Sprechen Sie uns gerne jederzeit an. Die Kontaktmöglichkeiten finden Sie in der Infobox auf der rechten Seite.