Netzwerk Hochschulsekretariat hat sich vorgestellt

Mitteilung des Netzwerks Hochschulsekretariat: Das kürzlich gegründete Netzwerk Hochschulsekretariat hat sich und die einzelnen Arbeitsgruppen den Kolleginnen und Kollegen vorgestellt.

Am Dienstag, 18.11.2014, stellte sich das neu gegründete „Netzwerk Hochschulsekretariat“ den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Hochschulsekretariate vor. Birgit Hoffmann, Sprecherin der Arbeitsgruppe 1, begrüßte alle Anwesenden im Namen des „Netzwerkes Hochschulsekretariat“ und bedankte sich dafür, dass Kanzler Ulf Richter, die Gleichstellungsbeauftragte Dr. Elisabeth Heinrich, und, als Stellvertreter des nichtwissenschaftlichen Personalrates, Herwart Mudersbach, die Teilnahme an dieser Veranstaltung ermöglichen konnten.

Der Kanzler beglückwünschte in seinem Grußwort die Aufnahme des „Netzwerkes Hochschulsekretariat“ als eigenständigen, offiziellen Arbeitskreis in den AKMTV. Er führte aus, dass er diesem neuen Mitwirkungsorgan positiv gegenüberstünde und sich vom regelmäßigen Informationsaustausch nützliche Impulse für die Verbesserung der Arbeitssituation an der Universität Siegen verspräche. In diesem Zusammenhang erläuterte er die geplante Reorganisation der Hochschulverwaltung. Hierzu hatte es bereits ein Rundschreiben an alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Oktober 2014 gegeben. Dem Aufruf zur Mitarbeit bei der Evaluation der Universitätsverwaltung in einzelnen Teilprojektgruppen sind mittlerweile auch einige Hochschulsekretärinnen gefolgt. Zurzeit wird es voraussichtlich sechs Teilgruppen geben: Drittmitteladministration, SAP, Beschaffung, Personal, Personalentwicklung, Budgetierung. Bis Mitte Dezember 2014 sollen die Teams der einzelnen Teilprojektgruppen ihre Projektaufträge formuliert haben.

Im weiteren Verlauf der Veranstaltung erläuterten die Sprecherinnen der Arbeitsgruppen des „Netzwerk Hochschulsekretariat“ ihre bisherigen Ergebnisse und zukünftigen Ziele. Es wurde auf einen Laufzettel hingewiesen, in den sich Interessierte für eine Mitarbeit im Netzwerk Hochschulsekretariat eintragen konnten.

Vorstellung der einzelnen Arbeitsgruppen:

• Arbeitsgruppe 1: Organisation der Sekretärinnen, Kommunikation intern/extern, Kanzlertreffen (Birgit Hoffmann) 

• Ergebnisse:
• Aufnahme des „Netzwerkes Hochschulsekretariat“ in den AKMTV
• Einrichtung einer eigenen Kontaktadresse: vertrauensbox@uni-siegen.de
• Kontaktaufnahme zu anderen Netzwerken an Hochschulen in Nordrhein-Westfalen.

• Ziele:
• Aufbau einer Webseite
• Entwurf eines Logos
• Ausbau der Kommunikation zu anderen Netzwerken an Hochschulen in Nordrhein-Westfalen.

 

• Arbeitsgruppe 2: Wertschätzung, Aktualisierung der Tätigkeitsbeschreibungen, Befristung/Stellensplitting, Höhergruppierung (Sigrid Hübner und Herwart Mudersbach, Personalrat n. w. Mitarbeiter)

• Frau Hübner und Herr Mudersbach erläuterten die tariflichen Grundlagen zur Eingruppierung von SekretärInnen und SachbearbeiterInnen an Hochschulen in NRW. Eine Höhergruppierung von TVL 6 (SekretärIn) in TVL 9 (SachbearbeiterIn) erfolgt nur bei 33 % selbstständiger Tätigkeit. Diese muss anhand einer entsprechenden Tätigkeitsdarstellung in Abstimmung mit dem Vorgesetzten belegt werden. In der Vergangenheit wurden entsprechend eingereichte Tätigkeitsdarstellungen immer wieder seitens der Personalabteilung der Universität Siegen abgelehnt, entweder weil die beschriebenen Tätigkeiten angeblich für eine Höhergruppierung nicht ausreichten oder weil man sich auf die damalige Stellenausschreibung in TVL 6 bezog und darauf hinwies, dass die Stelleninhaberin eben nur diese Tätigkeiten verrichten solle. Die Arbeitsgruppe 2 wird mit Unterstützung des n. w. Personalrats die Abläufe und Möglichkeiten zur Höhergruppierung weiter erarbeiten und prüfen, damit die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Hochschulsekretariaten zukünftig entsprechend ihrer umfangreichen selbständigen Tätigkeiten gerecht entlohnt werden.

• Arbeitsgruppe 3: Einarbeitung neuer Kolleginnen und Kollegen, Handbücher, Info-Mappen (Birgit Wichmann – wurde durch Waltraud Setzer vertreten.)

• Ergebnisse:
• Frau Setzer berichtete in kurzen Stichpunkten über den Stand der Arbeitsgruppe 3. Ein s. g. Handbuch mit Arbeitshilfen, besonders für neue Angestellte, wird zurzeit erstellt. Um das Handbuch laufend und dem Bedarf entsprechend zu bearbeiten und zu erweitern, bedarf es hier der Mithilfe aller. Es soll zukünftig über die entstehende Webseite für Alle zugänglich sein. Bisher wurden außerdem wesentliche Problemfelder im täglichen Arbeitsleben ermittelt und Arbeitsabläufe und Formulare geprüft. Die Arbeitsgruppe 3 initiierte mit Hilfe des Dezernats 4 kurzfristig SAP-Schulungen, die speziell auf die Anforderungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Hochschulsekretariaten ausgerichtet waren.
• Ziele: Erleichterung und Hilfe für neue Angestellte bei ihrem Arbeitsalltag, Handmappe und Homepage als Einarbeitungshilfe für neue und vorhandene Kolleginnen zur Optimierung der Abläufe innerhalb der Sekretariate, Verbesserung des Informationsflusses allgemein und der Zusammenarbeit der einzelnen Abteilungen

 

• Arbeitsgruppe 4: Zusammenarbeit mit der Verwaltung, Drittmittelverwaltung (Nina Weyand)

• Frau Weyand erläuterte kurz die Ergebnisse und Ziele der Arbeitsgruppe 4: Für Transparenz der Arbeitsvorgänge in der Verwaltung sorgen, regelmäßige Schulungen durch die Dezernenten (nach Bedarfsabfrage), insbesondere im Bereich SAP und Drittmittel, langfristiger Kontakt zu den Dezernenten zum Austausch, Verbesserung und Vereinfachung von Arbeitsvorgängen.

 

• Arbeitsgruppe 5: Fortbildung, Gesundheit, Sicherheit, Gewaltprävention  (Ute Klinner-Krebs - wurde durch Waltraud Setzer vertreten.)

• Ergebnisse:
• Frau Setzer stellte eine „Wunschliste“ zu einem Gesundheitsmanagement an der Universität Siegen vor, die von der Arbeitsgruppe 5 zusammengestellt wurde, und übergab diese an den Kanzler. Herr Richter sagte zu, sich die einzelnen Punkte anzusehen und stellte in Aussicht, dass einiges davon sicher an der Universität Siegen zu realisieren sei.
• Ziele:
• Gesundheitsvorsorge der Beschäftigten

Im Anschluss folgte eine Diskussion, die sich hauptsächlich auf die schlechte Bezahlung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Hochschulsekretariaten bezog. Steigende Anforderungen bei gleichbleibender Bezahlung. Trotz einer Vielzahl von selbstständigen Tätigkeiten, keine Höhergruppierung aufgrund von Sparpolitik. Der Unmut und Ärger über die scheinbar aussichtslose Lage war den anwesenden SekretärInnen deutlich anzumerken. Herr Mudersbach vom nichtwissenschaftlichen Personalrat erläuterte dazu die Tarifsituation. Zur Prüfung der Möglichkeiten einer Neubewertung des Arbeitsplatzes schlug der Kanzler vor, ein Cluster zu erstellen, um die Tätigkeiten der „SekretärInnen“ zu erfassen. Die Ergebnisse sollen anschließend extern bewertet werden. Als Vertreter von verdi rief Herr Mudersbach zum Eintritt in die Gewerkschaft auf, da nur mit vereinten Kräften schwierige Ziele erreicht werden könnten.

Die Gleichstellungsbeauftragte, Frau Dr. Heinrich, erinnerte an das große Engagement der Hochschulsekretärinnen, das in so kurzer Zeit zur Bildung von fünf Arbeitskreisen und der Gründung eines eigenen Netzwerks geführt habe. Sie berichtete, dass die gesetzlich geforderte Fortschreibung von Frauenförderplänen in den Fakultäten und Zentralen Einrichtungen der Universität in diesem Jahr turnusmäßig erfolge, den Frauenförderplänen des nichtwissenschaftlichen Personalrats im Rahmen der Mitbestimmung jedoch nicht zugestimmt wurde. Der Grund hierfür sei die mangelhafte Ausarbeitung der Frauenförderpläne in Bezug auf die Mitarbeiterinnen in Technik und Verwaltung gewesen. Eine Ausnahme stellten hier die Frauenförderpläne der Zentralen Einrichtungen, insbesondere des ZIMTs dar. Frau Heinrich bat die anwesenden Kolleginnen darum, sich, wenn möglich, am Prozess der Überarbeitung der Frauenförderpläne zu beteiligen und sich mit ihren Themen einzubringen. Kolleginnen, die hierzu bereit seien, sollten sich möglichst umgehend bei Frau Heinrich melden. Die Frauenförderpläne werden für jeweils drei Jahre fortgeschrieben, die jetzt zu verabschiedenden Frauenförderpläne seien bis Ende 2016 gültig.
Frau Hoffmann bat um Klärung inwieweit der Datenschutz innerhalb der Universität Siegen angewendet werden muss. Am Beispiel Datenaustausch Sekretariat Mechatronik und International Office wurde aufgezeigt, wie mühsam, zeitaufwändig und uneffektiv es sein kann, wenn z. B. das International Office eine Liste über die angemeldeten Mechatronik-Studenten besitzt, diese aber aufgrund von Datenschutz an das Sekretariat Mechatronik nicht weitergibt, obwohl sie dort benötigt wird. Der Kanzler sagte zu, den Sachverhalt mit der Rechtsabteilung zu klären.
Frau Hoffmann bedankte sich bei den Damen des Gleichstellungsbüros für die erneute tatkräftige Mithilfe bei dieser Veranstaltung und rief zur Mitarbeit im „Netzwerk Hochschulsekretariat“ auf, denn ohne den Input der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Hochschulsekretariaten könne das Netzwerk nicht bestehen. Anregungen, Ideen, Wünsche und Ähnliches ließen sich leicht und mit geringem Zeitaufwand über die E-Mail Adresse vertrauensbox@uni-siegen.de beim Netzwerk einreichen und würden dann entsprechend bearbeitet.

Pressemitteilung des Netzwerkes Hochschulsekretariat