Mareike Klappert
Tel.: +49 271 740-5296
E-Mail: mareike.klappert@zv.uni-siegen.de
eStudierendenakte
Die digitale Abbildung der Informationen (z.B. Dokumente) des Student-Life-Cycles und deren zentrale Speicherung in einer elektronischen Studierendenakte sind der logische nächste Schritt hin zu einer digitalen Verwaltung. Wir wollen bei der Einführung dieser E-Akte die aktive Mitgestaltung der Digitalisierung an der Universität Siegen in den Vordergrund stellen.
Mit der Novellierung des E-Government-Gesetzes NRW in 2020 wurde beschlossen, dass die Hochschulen in NRW bis zum 31. Dezember 2025 ihre Akten elektronisch führen sollen. Um die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen und um die Vorteile der elektronischen Aktenführung nutzen zu können, wird daher auch an der Universität Siegen eine E-Studierendenakte eingeführt werden. Unterstützt wird das Projekt durch eine Vorlage zur Einführung der eStudierendenakte, welche im Zuge des Projektes "e.Studierendenakte.NRW" (gefördert durch die Digitale Hochschule NRW) erarbeitet wurde, und nun den Hochschulen in NRW zur Verfügung gestellt wird
Die Aufgabe des Projektes ist diese Vorlage nun an die Bedürfnisse der eStudierendenakte der Universität Siegen anzupassen. Diese Website stellt Informationen zur eStudierendenakte bereit und berichtet über den Fortschritt des Projektes.
Projektvision
Die eStudierendenakte an der Universität Siegen
Die eStudierendenakte ist eine zentral gespeicherte,
elektronische Akte, welche Daten und Dokumente des Student
Life Cycle enthalten soll. Hierzu gehören in jedem Fall
Studierendenunterlagen und Prüfungsunterlagen, sowie
langfristig auch Bewerbungsunterlagen. Die
eStudierendenakte wird im Datenmanagementsystem (DMS) der
Universität Siegen, d.velop documents ,hinterlegt und
speist sich vorrangig aus den Informationen dem
Fachverfahrens unisono. Weitere Schnittstellen können nach
Bedarf hinzukommen.
Durch die zentrale Ablage entsteht eine revisionssichere
und datenschutzkonforme elektronische Akte, die den
Vorgaben zur ordnungsgemäßen Aktenführung entspricht und
welche die Anforderungen des E-Government-Gesetzes NRW
(EGovG NRW) sowie des Archivgesetzes NRW (ArchivG NRW)
erfüllt.
Warum wird sie eingeführt?
Mit der Novellierung des EGovG NRW 2020 wurden die Hochschulen in NRW zur elektronischen Aktenführung ab dem 31. Dezember 2025 verpflichtet. Eine revisionssichere Speicherung, Archivierung und Historisierung studienrelevanter Informationen wird sicher gestellt.
Wer wird die eStudierendenakte nutzen?
Alle Nutzer*innen aus der Zentralverwaltung und den Fakultäten, die schon jetzt unisono verwenden, werden auch von der Einführung der eStudierendenakte profitieren. Die Nutzer*innen sind zum Beispiel Mitarbeiter*innen des Studierendensekretariats und der Prüfungsämter, des International Office sowie Mitarbeiter*innen von STARTING und des ZLB.
Wer ist an der Einführung der eStudierendenakte beteiligt?
Die Einführung der eStudierendenakte wird durch ein möglichst heterogenes Kernteam ausgeführt werden, dass die Perspektive der Nutzer*innen in den Vordergrund stellt.
Projektorganisation
Die Einführung der eStudierendenakte ist ein kooperatives Projekt, bei dem wir gemeinsam die Umsetzung erarbeiten wollen. Die zentrale Rolle übernimmt das Kernteam. Mit Unterstützung des Q-Zirkels Campusmanagement wurden Nutzer*innen aus den verschiedenen Einrichtungen der Universität Siegen identifiziert und als Mitglieder eingeladen. Diese Key User fungieren als Multiplikator*innen, die in Verbindung mit den verschiedenen Nutzer*innengruppen sind und deren Perspektive einbringen. Zudem ergänzen Mitarbeiter*innen aus dem Campusmanagement das Kernteam je nach Bedarf. Für die verschiedene Teilprojekte sollen einzelne Wissensträger*innen das Kernteam temporär mit ihrer Expertise unterstützen. Die Interessenvertretungen erhalten aktuelle Informationen zu den für sie relevanten Entwicklungen und haben somit ebenfalls die Möglichkeit, sich bei Bedarf miteinzubringen. Flankiert wird das Projekt durch die qualitative Begleitung des Q-Zirkels und durch die Rückkopplung mit der Hochschulleitung.
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