EU

EU-Mittel:  

Phase 2. Projekteinrichtung

Verantwortungsbereich Projektleitung:

• Drittmittelanzeige ausfüllen und mit Finanzhilfevereinbarung (Grant Agreement)  über das Rektorat einreichen
• Rollenvergabe auf Projektebene im Participant Portal  

Verantwortungsbereich 1.2 Projektadministration:

• Prüfung der Drittmittelanzeige
• Einrichtung und Mitteilung eines PSP-Elementes
• Im Falle von koordinierten Projekten Festlegung der Kommunikationsbefugnisse und -wege in Absprache mit dem Projektleiter

Phase 3. Projektdurchführung

Verantwortungsbereich Projektleitung:

• Wissenschaftliche Durchführung
• Ggf. Abgabe von Zwischenberichten an den Mittelgeber, Dokumentation des Zeitpunkts der Abgabe der Zwischenberichte
• Überwachung projektspezifischer Fristen
• Ggf. Vertragsänderungen beantragen (in Abstimmung mit dem Referat Forschungsförderung)
• Personalbuchungen überprüfen (Kontierung, Plausibilität)
• Führen von Stundenzetteln (Time Sheets)
• Bestellungen erzeugen und archivieren
• Rechnungen prüfen (Projektbezug & Abrechenbarkeit) und kontieren
• Sachausgaben überprüfen (Kontierung, Vollständigkeit)
• Falls die Umbuchung von Sachausgaben notwendig ist, Umbuchungsantrag ausfüllen, unterschreiben und dann über die Abt. 1.2 einreichen
• Überprüfung, ob Beschaffungen erfolgen dürfen (ggf. in Absprache mit Projektadministration)
• Bei der Anschaffung von (Groß) Geräten und Auftragsvergaben ist frühzeitig die Abteilung Beschaffung einzuschalten (Nettowert ab 1.000€) und die Vorgaben der EU einzuhalten  
• Kommunikation mit dem Mittelgeber (insb. dem Project Officer) und Mitteilungen über Abweichungen vom Zeit- und Arbeitsplan

Verantwortungsbereich 1.2 Projektadministration:

• Kalkulation und Mittelabruf (in Absprache mit der Projektleitung)
• Projektbegleitender Aufbau der Cost-Details (Belegliste)
• Klärung von Einzelfragen
• Überwachung von Reportfristen
• Auf Wunsch aktuellen Finanzstatus erstellen und an die Projektleiter versenden
• Bei koordinierten Projekten Beratung der Partner hinsichtlich finanzieller Aspekte, Prüfung von Verwendungsnachweisen und Veranlassung von Zahlungen (Weiterleitung von EU-Geldern)
• Erstellung des periodischen Verwendungsnachweises (financial report)
• Rechnungen im Hinblick auf das vorhandene Budget prüfen
• Umbuchungsauftrag Sachmittel prüfen, freigeben und weiterleiten  

Phase 4. Projektabschluss

Verantwortungsbereich Projektleitung:

• Aufbewahrung sowie Sicherung der Daten und Ergebnisse gemäß den Vorgaben des Mittelgebers
• Auflagen zu Publikations-/ Verwertungspflichten erfüllen (falls vorhanden)
• Erstellung des fachlichen Schlussberichts, Abgabe des Schlussberichts gegenüber dem Mittelgeber
• Mitwirkung bei der Erstellung Schlussnachweises
• Zeitnahe Zusammenstellung und Übermittlung der benötigten Daten, z.B. über die mit dem Projekt zusammenhängenden Ausgaben wie Time Sheets
• Prüfung in Zusammenarbeit mit der Verwaltung, dass alle projektspezifischen Buchungen erfolgt sind, ggf. Durchführung von Korrekturbuchungen
• Rückmeldung der „Use of Resources“ und „Description of Work“ auf Anfragen der Verwaltung  

Verantwortungsbereich 1.2 Projektadministration:

• Aufbereitung der Daten für den finanziellen Schlussnachweis
• Endabrechnung des Projekts
• Durchführung von notwendigen Korrekturbuchungen
• Buchungen im Rahmen des Projektabschlusses (Overhead, Prämie, Umsetzung Anlagegüter)
• Bei koordinierten Projekten, Prüfung der Finanzberichte (Förderfähigkeit der Einzelpositionen und Budgetkontrolle) der Partner in Abstimmung mit der Projektleitung
• Ggf. Begleitung von Audits (CFS, 2nd Level, OLAF) Ø  Ggf. Erstellung des Schlussnachweises im Participant Portal
• Kennzeichnung im Buchungssystem, dass das Projekt abgeschlossen ist
• Aufbewahrung der mit dem Projekt zusammenhängenden Unterlagen der Verwaltung (Grund: Aufbewahrungsfristen, Bereithalten der Daten für mögliche Prüfung)