Arbeitsplatzgestaltung mit der 5S-Methode

Der Arbeitsplatz ist ein wichtiges Hilfsmittel beim produktivem Arbeiten. Wenn Ordnung und Struktur den Arbeitsplatz bestimmen, kann eben dies helfen auch Ordnung in das alltägliche Arbeiten zu integrieren. Doch wie erreicht man eben diese Struktur? Genau hierbei hilft die 5S-Methode. (23.02.2022)

Von Sophia Landgrebe

Am Arbeitsplatz kann sich eine Vielzahl von nützlichen, aber auch unnötigen Gegenständen ansammeln. Genau diese fehlende Ordnung kann dafür sorgen, dass von der eigentlichen Arbeit abgelenkt wird und so die Produktivität gestört wird.^[1]

Die 5S-Methode ist eine systematische Vorgehensweise mit der die gesamte Arbeitsumgebung gestaltet und strukturiert werden kann. Das Ziel hierbei ist es, jegliches Chaos und damit einhergehende Unproduktivität zu minimieren.

Die fünf S leiten sich ursprünglich von den japanischen Begriffen Seiri, Seiton, Seiketsu und Shitsuke ab.^[2] Diese stehen für die einzelnen Schritte der Methode, und können sinngemäß mit Selektieren, Systematisieren, Säuberung, Standardisieren und Selbstdisziplin übersetzt werden. 
 

Seri - Selektieren

Im ersten Schritt werden alle Gegenstände auf dem Schreibtisch begutachtet und diejenigen, die nicht für die tatsächliche Durchführung der Arbeit benötigt werden, sind mit einem bestimmten Merkmal, zum Beispiel einem Aufkleber zu kennzeichnen.^[2] Dadurch entsteht mehr Platz für die tatsächlich benötigten Arbeitsmittel und die Übersichtlichkeit am Arbeitsplatz nimmt bereits zu. 

Seiton - Systematisieren

Als Nächstes werden die restlichen Arbeitsmittel mittels Kriterien z. B. Verwendungshäufigkeit, Reihenfolge, etc.^[2] systematisiert. So ist es im Folgenden möglich, dass die Arbeitsmittel ihren ganz bestimmten Ablageort erhalten. Dieser kann gegeben falls auch beschriftet werden, um so eine eindeutige Zuordnung zu erhalten und auch sofort jegliche Abweichungen als Unordnung erkennbar zu machen.

Seiso – Säuberung

Das Säubern des Arbeitsplatzes beinhaltet nicht nur die Hygiene und eine allgemeine Reinigung. Hier soll darauf geachtet werden, dass jegliche Arbeitsmittel von Schmutz befreit werden und an ihren zuvor zugeordneten Platz gelegt werden.^[2] Jegliche Ursachen für eine regelmäßige Entstehung von Verschmutzung und Unordnung solle, wenn möglich, langfristig beseitigt werden.

Seiketsu – Standardisieren

Dieser Schritt richtet sich vor allem an Personen, die ihren Arbeitsplatz teilen oder auch an Büros mit mehreren Arbeitsplätzen. Das Ziel ist es, die erreichte Ordnung zu standardisieren.^[2] Hierbei gibt es verschiedene Methoden, z. B. kann die Zuordnung der Arbeitsmittel auf andere Arbeitsplätze übertragen und so ein einheitliches System entwickelt werden. Außerdem kann auch die Reinigung auf Ablaufplänen mit bestimmten Standards festgelegt werden.
Diese Standarisierung lässt sich selbstverständlich auch im normalen Alltag integrieren, z. B. können auch Schränke oder Regale systematisiert und damit in Ordnung gehalten werden.

Shitsuke – Selbstdisziplin

Im letzten Schritt steht die Selbstdisziplin im Vordergrund. Die Abläufe, Zuordnungen, Regeln und Systeme müssen kontinuierlich fortgesetzt, dabei stetig überwacht und gegebenfalls verbessert werden.^[2] Ohne eine gewisse Selbstdisziplin kommt schnell das alte Chaos wieder. Um dies zu verhindern, hilft beispielsweise eine Fotodokumentation, damit das Idealbild des Arbeitsplatzes immer abrufbar ist.

 

(Abbildung 1: Die 5S-Methode mit ihren fünf Schritten, S.97.)^[2] 

Der wichtigste Aspekt der 5S-Methode ist die Kontinuität.^[2]  Ein einmaliges Aufräumen des Arbeitsplatzes hat lediglich einen kurzfristigen Effekt. Eine dauerhafte Verbesserung kann nur eintreten, wenn die 5S-Methode dauerhaft angewendet wird.

Mit unserer Anleitung für die Eisenhower-Matrix: https://www.uni-siegen.de/sport/blog/961540.html, einer Erklärung der Pomodoro-Technik: https://www.uni-siegen.de/sport/blog/965536.html und dieser Methode zur Arbeitsplatzgestaltung sollte dein Arbeitsalltag nun effizienter und auch produktiver ablaufen!

 

Fußnoten und Quellen

 [1] Wirtschaftsforum Listicles (2019). 9 Dinge, die sich negativ auf die Produktivität auswirken. https://www.wirtschaftsforum.de/listicles/9-dinge-die-sich-negativ-auf-die-produktivitaet-auswirken/ein-unordentlicher-arbeitsplatz
[2] Lehmann, Manuel (2021). Die 5S-Methode und ihre fünf Schritte. In: Lean Management mit der 5S-Methode: praktische Anleitung für effiziente Arbeitsplatzgestaltung und reibungslose Prozesse. Stuttgart: Schäffer-Poeschel Verlag. S. 90-168.