DAAD
DAAD-Mittel:
Phase 2. Projekteinrichtung
Verantwortungsbereich Projektleitung:
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Drittmittelanzeige ausfüllen und mit Vertrag / Zuwendungsbescheid über das Rektorat einreichen
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Rollenvergabe im DAAD-Portal (Projektassistenz)
Verantwortungsbereich 1.2 Projektadministration:
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Prüfung der Drittmittelanzeige
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Einrichtung und Mitteilung eines PSP-Elementes
Phase 3. Projektdurchführung
Verantwortungsbereich Projektleitung:
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Wissenschaftliche Durchführung
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Überwachung projektspezifischer Fristen (z.B. Rückmeldung nicht benötigter Mittel, Gefördertenstatistik)
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Beachtung fachlicher Berichtspflichten wie z.B. Erstellung und Einreichung von Zwischen- oder Abschlussberichten
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Personalbuchungen überprüfen (Kontierung, Plausibilität)
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Bestellungen erzeugen und archivieren
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Rechnungen prüfen (Projektbezug & Abrechenbarkeit) und kontieren
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Sachausgaben überprüfen (Kontierung, Vollständigkeit)
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Falls die Umbuchung von Sachausgaben notwendig ist, Umbuchungsantrag ausfüllen, unterschreiben und dann über die Abt. 1.2 einreichen
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Bei der Anschaffung von (Groß-) Geräten und Auftragsvergaben ist frühzeitig die Abteilung Beschaffung einzuschalten (Nettowert ab 1.000 €)
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Kommunikation mit dem Mittelgeber und Mitteilungen über Abweichungen vom Zeit- und Arbeitsplan (z.B. Änderung von Reiseplänen und Reisedauer, Mehrbedarf)
Verantwortungsbereich 1.2 Projektadministration:
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Kalkulation und Mittelabruf (in Absprache mit der Projektleitung)
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Projektbegleitender Aufbau der Belegliste
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Auf Wunsch aktuellen Finanzstatus erstellen und an die Projektleiter versenden
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Klärung von Einzelfragen
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Überwachung finanzieller Fristen
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Finanzieller Zwischennachweises
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Rechnungen im Hinblick auf das vorhandene Budget prüfen
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Umbuchungsauftrag Sachmittel prüfen, freigeben und weiterleiten
Phase 4. Projektabschluss
Verantwortungsbereich Projektleitung:
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Aufbewahrung sowie Sicherung der Daten und Ergebnisse gemäß den Vorgaben des Mittelgebers
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Auflagen zu Publikations-/ Verwertungspflichten erfüllen (falls vorhanden)
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Fachlicher Verwendungsnachweis, Abgabe des Schlussberichts gegenüber dem Mittelgeber, Dokumentation des Zeitpunkts der Abgabe des Schlussberichts
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Mitwirkung bei der Erstellung des finanziellen Schlussnachweises
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Überwachung projektspezifischer Fristen (z.B. Sachbericht, Verwertungsbericht)
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Prüfung in Zusammenarbeit mit der Verwaltung, dass alle projektspezifischen Buchungen erfolgt sind, ggf. Durchführung von Korrekturbuchungen
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Beleglisten prüfen (Projektbezug & ggf. Eigenanteil)
Verantwortungsbereich 1.2 Projektadministration:
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Finanzieller Verwendungsnachweis
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Durchführung von notwendigen Korrekturbuchungen
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Erstellung des Schlussnachweises und Upload im DAAD Portal
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Kennzeichnung im Buchungssystem, dass das Projekt abgeschlossen ist
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Aufbewahrung der mit dem Projekt zusammenhängenden Unterlagen der Verwaltung (Grund: Aufbewahrungsfristen, Bereithalten der Daten für mögliche Prüfung)
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Ggf. Begleitung von Prüfungen