EFRE

EFRE II

Die folgenden Punkte beziehen sich auf die Bewirtschaftung von EFRE II - Projekten. EFRE II Projekte (Leitmarkt, Regio NRW, etc.)

EFRE II – Projektmittel unterliegen der Jährlichkeit und sind nicht übertragbar!

Phase 2: Projekteinrichtung

Verantwortungsbereich Projektleitung:

• Drittmittelanzeige ausfüllen und mit Vertrag / Zuwendungsbescheid über Rektorat einreichen

•   falls noch nicht in der Projektanbahnung geschehen, sollte jetzt bestimmt werden aus welchen Mitteln der Eigenanteil erbracht werden soll

Verantwortungsbereich 1.2 Projektadministration:

• Drittmittelanzeige prüfen

• Einrichtung und Mitteilung eines PSP-Elementes

• ggf. Rücksendung Empfangsbestätigung und Rechtsbehelfsverzicht

Phase 3: Projektdurchführung

Verantwortungsbereich Projektleitung:

• Wissenschaftliche Durchführung

• Überwachung projektspezifischer Fristen

• Beachtung fachlicher Berichtspflichten wie z.B. Erstellung und Einreichung von Zwischen- oder Abschlussberichten

•   Landespersonal kann nur nach regulärem Vertragsende über EFRE II finanziert werden, Umfinanzierung oder Aufhebungsvertrag nicht möglich.

• Führen von Stundenzetteln für Personal (Achtung alles über 1650 Produktivstunden pro Jahr wird gekürzt!). Die Stundennachweise müssen für alle Beschäftigungsverhältnisse geführt werden! (z.B. versch. Projekte)

• Überprüfung der Stundenzettel hinsichtlich Dienstreisen, Beschäftigung auf anderen Projekten, Feiertagen und Abwesenheitszeiten

•   Führen von Abwesenheitslisten (im Abgleich mit den Stundenzetteln)

• Stundenzettel für jeweilige Mittelabrufe bei Abt. 1.2 einreichen

• Personalbuchungen überprüfen (Kontierung, Plausibilität)

• Bestellungen erzeugen und archivieren

• Rechnungen prüfen (Projektbezug & Abrechenbarkeit) und kontieren

• Sachausgaben überprüfen (Kontierung und Vollständigkeit)

• Falls die Umbuchung von Sachausgaben notwendig ist, Umbuchungsantrag ausfüllen, unterschreiben und dann über die Abt. 1.2 einreichen

• bei der Anschaffung von (Groß-) Geräten und Auftragsvergaben ist frühzeitig die Abteilung Beschaffung einzuschalten (Nettowert ab 3.000€). Besonderheit: Bei EFRE II-Projekten müssen für alle Beschaffungen ab einem Nettowert von 500€ drei Vergleichsangebote eingeholt werden!

•   Bei Änderung / Überschreitung oder Anpassung der AZA-Pläne ist der Mittelgeber frühzeitig einzubinden

• Die Einzelansätze der Ausgabekategorien sind nicht gegenseitig deckungsfähig

Verantwortungsbereich 1.2 Projektadministration:

• Kalkulation und Mittelabruf inkl. Versendung der Belegkopien und Originalstundenzettel

• Beleglisten erstellen

• Vergabeliste für alle Anschaffungen ab einem Nettowert ab 500 € ist jedem Mittelabruf beizufügen

• Rechnungen im Hinblick auf das vorhandene Budget prüfen

•   Umbuchungsaufträge prüfen, freigeben und weiterleiten

• Überprüfung der Stundenzettel auf Feiertage und Höchststunden pro Tag

• Für alle Projektmitarbeiter müssen Kopien der Arbeitsverträge vorgelegt werden.

• Klärung von Einzelfragen

• auf Wunsch aktuellen Finanzstatus erstellen und an die Projektleiter versenden

• Überwachung finanzieller Fristen (z.B. Mittelabruf, Rückmeldungen zu Budgetbedarf, Schlussnachweis)

Phase 4: Projektabschluss

Verantwortungsbereich Projektleitung:

• Aufbewahrung sowie Sicherung der Daten und Ergebnisse gemäß den Vorgaben des Mittelgebers

• Fachlicher Sachbericht jährlich zum 30.03.

• Überwachung projektspezifischer Fristen (z.B. Sachbericht, Schlussbericht, Verwertungsbericht, Monitoringbogen)

• Ggf. Auflagen zu Publikations-/ Verwertungspflichten erfüllen

• falls noch nicht bei Projekteinrichtung geschehen, sollte jetzt bestimmt werden aus welchen Mitteln der Eigenanteil erbracht wird

• da alle Projekte grundsätzlich vor Ort geprüft werden, müssen alle über das Projekt angeschafften Anlagen und Gegenstände mit den speziellen Aufklebern/ Logos des Mittelgebers versehen werden

Verantwortungsbereich 1.2 Projektadministration:

• Finanzieller Schlussnachweis

• Gesamtbelegliste erstellen & prüfen (Übereinstimmung mit Buchungen)

• Prüfung der Projektlaufzeit im Vergleich zur Nutzungsdauer der Geräte und Umsetzen der Anlage nach Projektende auf Sammelkonto veranlassen

• Nachweis zur Trennung von wirtschaftlichen und nichtwirtschaftlichen Tätigkeiten

•   Mitteilung an den Mittelgeber über die weitere Verwendung der über die Zuwendung angeschafften Gegenstände (nach Rücksprache mit der Projektleitung)

• Technische Umsetzung Ausgleich Defizit / Eigenanteil

• Kennzeichnung im Buchungssystem, dass das Projekt abgeschlossen ist

• Da alle Projekte grundsätzlich vor Ort geprüft werden, muss auf allen Projektunterlagen die Aufbewahrungsfrist vermerkt werden.

• Aufbewahrung der mit dem Projekt zusammenhängenden Unterlagen der Verwaltung (Grund: Aufbewahrungsfristen, Bereithalten der Daten für mögliche Prüfung) Frist: 31.12.2028