MIWF

Mittel des Landes NRW (MIWF):  

Phase 2: Projekteinrichtung

Verantwortungsbereich Projektleitung:

• Drittmittelanzeige ausfüllen und mit Vertrag / Zuwendungsbescheid über Rektorat einreichen
• Falls noch nicht in der Projektanbahnung geschehen, sollte jetzt bestimmt werden aus welchen Mitteln ggf. der Eigenanteil erbracht werden soll

Verantwortungsbereich 1.2 Projektadministration:

• Prüfung der Drittmittelanzeige
• Einrichtung und Mitteilung eines PSP-Elementes
• Ggf. Rücksendung Empfangsbestätigung und Rechtsbehelfsverzicht  

Phase 3: Projektdurchführung

Verantwortungsbereich Projektleitung:

• Wissenschaftliche Durchführung
• Beachtung fachlicher Berichtspflichten (wie z.B. Erstellung und Einreichung von Zwischen- oder Abschlussberichten) und projektspezifischer Fristen
• Fachlicher Zwischennachweis
• Personalbuchungen überprüfen (Kontierung, Plausibilität)
• Führen von Stundenzetteln (wenn durch Mittelgeber verlangt)  
• Überprüfung vorab, ob Beschaffungen gem. Zuwendungsbescheid erfolgen dürfen
• Bestellungen erzeugen und archivieren
• Rechnungen prüfen (Projektbezug & abrechenbar) und kontieren
• Buchungen der Sachausgaben prüfen (Kontierung, Vollständigkeit)
• Falls die Umbuchung von Sachausgaben notwendig ist, Umbuchungsantrag ausfüllen, unterschreiben und dann über die Abt. 1.2 einreichen
• Bei der Anschaffung von (Groß) Geräten und Auftragsvergaben ist frühzeitig die Abteilung Beschaffung einzuschalten (Nettowert ab 1.000€)
• Bei Änderung / Überschreitung AZA, Klärung mit Mittelgeber / Ministerium

Verantwortungsbereich 1.2 Projektadministration:

• Kalkulation und Mittelabruf (in Absprache mit der Projektleitung)
• Ggf. Beleglisten erstellen
• Auf Wunsch aktuellen Finanzstatus erstellen und an die Projektleiter versenden
• Klärung von Einzelfragen
• Kassenmäßigen Jahresbedarf bei der Projektleitung erfragen, kalkulieren und an den Mittelgeber melden
• Überwachung finanzieller Fristen (z.B. Mittelabruf, Rückmeldungen zu Budgetbedarf)
• Unterschriften Kanzler (ohne Anträge) einholen
• Finanzieller Zwischennachweis  
• Stundensatzberechnung  
• Rechnungen im Hinblick auf das vorhandene Budget prüfen
• Umbuchungsauftrag Sachmittel prüfen, freigeben und weiterleiten  

Phase 4: Projektabschluss

Verantwortungsbereich Projektleitung:

• Aufbewahrung sowie Sicherung der Daten und Ergebnisse gemäß den Vorgaben des Mittelgebers
• Auflagen zu Publikations-/ Verwertungspflichten erfüllen (falls vorhanden)
• Fachlicher Verwendungsnachweis, Abgabe des Schlussberichts gegenüber dem Mittelgeber, Dokumentation des Zeitpunkts der Abgabe des Schlussberichts
• Überwachung projektspezifischer Fristen (z.B. Sachbericht, Verwertungsbericht)
• Beleglisten prüfen (Projektbezug & ggf. Eigenanteil)
• Ggf. Zuordnung Belegliste zum Finanzierungsplan

Verantwortungsbereich 1.2 Projektadministration:

• Finanzieller Verwendungsnachweis
• Beleglisten erstellen & prüfen (Übereinstimmung mit Buchungen)
• Technische Umsetzung Ausgleich Defizit / Eigenanteil
• Aufbewahrung der mit dem Projekt zusammenhängenden Unterlagen der Verwaltung (Grund: Aufbewahrungsfristen, Bereithalten der Daten für mögliche Prüfung)
• Kennzeichnung im Buchungssystem, dass das Projekt abgeschlossen ist