SAP: Gesamterfolg der Universität Siegen
Offizieller Startschuss erfolgte am 2. Januar 2013 / Effizienteres Arbeiten nach einer Eingewöhnungsphase
Der rote Startknopf existiert nur symbolisch. Auf ihn drücken, scheint ein Leichtes. So gaben Rektor Prof. Dr. Holger Burckhart und Kanzler Dr. Johann Peter Schäfer am 2. Januar 2013 das Signal zum Freischalten von SAP an der Universität Siegen. SAP steht für “Systeme, Anwendungen, Produkte in der Datenverarbeitung“. So leicht der Fingerdruck der Hochschulleitung auch gewesen sein mag, bis zum symbolischen Freischalten galt es eine Vielzahl von Aufgaben zu erledigen und Lösungen zu finden. Die konkrete Projektphase dauerte von September 2011 bis Ende 2012. Von der Idee, das kaufmännische Buchführungssystem zu optimieren Ende 2010, bis zum reibungslosen Produktivbetrieb, zogen und ziehen insgesamt zweieinhalb Jahre ins Land. Die finalen Cut over-Aktivitäten sollen im Juni 2013 abgeschlossen sein. Künftig werden nicht nur die kaufmännische Buchführung mit ihrem internen und externen Rechnungswesen, sondern auch die Personalverwaltung über das neue System abgewickelt. Wichtige Ziele sind, das Berichtswesen einheitlicher und verständlicher zu machen und den Mitarbeitern der dezentralen Einheiten Informationen schneller zu vermitteln. Nicht zuletzt soll die Universitätsleitung schneller und verständlicher über den finanziellen und auch personellen Status informiert sein, um zuverlässiger planen zu können. Die Gesamtprojektleitung bei der SAP-Einführung lag in Händen von Kanzler Dr. Johann Peter Schäfer; die operative Projektleitung hatte Andreas Freund inne. Den Weg für die SAP-Einführung freigemacht hatte nicht zuletzt eine Vereinbarung zwischen Universitätsleitung und den Personalräten, in der die Wahrung der Datensicherheit eine herausragende Rolle spielte.
Insgesamt umfasste die SAP-Einführung vier Phasen. Zuvorderst stand die Vorbereitung mit grundsätzlichen Überlegungen. Als arbeitsintensiv erwies sich die Konzeptionsphase. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der IDS Scheer, einem Tochterunternehmen der Software AG, implementierten zusammen mit den Mitarbeiter/Innen der Universität Siegen die vom Hersteller SAP eingekaufte Software. IDS Scheer verfügte dabei bereits über umfangreiche Erfahrungen aus Projekten an anderen Hochschulen. Auf der Basis dieses so entwickelten Hochschulreferenzmodells wurde das System den speziellen Anforderungen der Universität Siegen angepasst. Dabei ging es nicht nur um Schnittstellen, sondern auch um die konkrete Ausgestaltung des Systems. Festgelegt wurde beispielsweise, dass ein sogenanntes PSP-Element (Projektnummer) an der Uni Siegen 16 Stellen besitzen soll.
Der Konzeptionsphase folgte ab Mai 2012 die Realisierungsphase. Die Ergebnisse der Konzeptionsphase wurden von IDS Scheer in das System eingefügt; ab August liefen umfangreiche Tests, um sicherzustellen, dass die konzeptionellen Festlegungen im System enthalten sind. Die Vorbereitung für den „Go live“ – also das Freischalten des Systems - schloss sich an. Seit September laufen zudem Vorarbeiten für den Cut over. So werden alle Aktivitäten aufgelistet - insgesamt rund 140 - die mit dem Datenübergang zu tun haben. Der sogenannte Cut - die Festlegung der Abschlussdaten des bisherigen Systems vor der Überführung der Daten ins neue System - erfolgt im Januar. Beim Cut over sind Abhängigkeiten zu beachten. Einzelne Aktivitäten können erst erfolgen, wenn andere abgeschlossen sind. So werden z. B. Rollen- und Benutzerrechte durch die IT-Basis erst dann festgelegt, wenn entsprechende Mitteilungen der Abteilungen vorliegen.
Im Frühjahr 2013 besteht ein Arbeitsschwerpunkt in der Überprüfung des Systems und dessen Nachjustierung auf der Grundlage der Rückmeldungen aus Verwaltung und Fakultäten. Andreas Freund: „Unser Ziel bis Ende 2013 ist es, dass SAP deutlich zuverlässiger läuft als die Vorgängersysteme.“ Das neue System bringt zwar keine grundsätzlich neuen Arbeitsweisen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit sich. Dennoch müssen sie sich an Veränderungen gewöhnen. Freund: „Es gibt anstelle der bisherigen kameralistischen Bezeichnungen nun neue Begriffe wie Kostenstellen, PSP-Element oder Sachkonto.“ Nach Ansicht des Projektleiters ermöglicht SAP nach einer Eingewöhnungsphase effizienteres Arbeiten.
Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Zentralverwaltung wurden bereits für das Arbeiten mit SAP geschult. Ab Februar 2013 laufen die Schulungen für die Beschäftigten der dezentralen Einrichtungen an. Dr. Johann Peter Schäfer als Gesamtprojektleiter: „Die Qualität des Live-Gehens ist maßgeblich der hohen Motivation, dem besonderen Engagement sowie der Kompetenz der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu verdanken.“ Insofern handelt es sich bei der SAP-Einführung nicht nur um ein Verwaltungsprojekt, sondern um einen gemeinsam erzielten Erfolg der Universität Siegen, den es nun auch gemeinsam zu verstetigen gilt.