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Schreiben der Hochschulleitung // Letter from the university management

18. Januar 2021: Die Hochschulleitung passt die derzeit geltenden Regelungen für die Universität Siegen im Zusammenhang mit der Coronapandemie an. // The university management board adjusts the regulations for the University of Siegen in connection with the corona pandemic.

Liebe Kolleginnen und Kollegen in Forschung und Lehre,
liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Technik und Verwaltung,
liebe Studierende,

das Fortschreiten der Coronapandemie bestimmt auch das Wintersemester. Nach wie vor ist eine hohe Anzahl an Übertragungen in der Bevölkerung in Deutschland zu beobachten. Das Robert-Koch-Institut schätzt im Rahmen seiner täglichen Lageberichte die Gefährdung für die Gesundheit der Bevölkerung in Deutschland insgesamt als sehr hoch ein: Die Zahl der Infektionsfälle ist weiterhin groß, ebenso leider auch die Zahl der Todesfälle, und die Belastung im Gesundheitswesen ist enorm gestiegen. Aufgrund der mittlerweile verbreiteten Mutationen des Virus ist darüber hinaus erhöhte Vorsicht geboten, weil derzeit Ansteckungsrisiken und Übertragungsraten nicht zuverlässig eingeschätzt werden können. Die Situation ist kurz gesagt derzeit ernst, mehr noch als im vergangenen Frühjahr.

Oberstes Ziel des Landes NRW ist daher nach wie vor, die weitere Verbreitung des Virus so beherrschbar zu halten, dass eine Überlastung des Gesundheitssystems auch in Zukunft insgesamt vermieden wird und die medizinische Versorgung bundesweit sichergestellt bleibt. Gleichzeitig erhalten die Hochschulen die Möglichkeit, Forschungs-, Lehr- und Verwaltungsaufgaben, die nur in der Universität durchgeführt werden können, zumindest in begrenztem Maße und unter strenger Wahrung des Infektionsschutzes zu erlauben. Die Ausgestaltung dieser Regelungen für unsere Universität erläutern wir im Folgenden.

1. Forschung und Verwaltung

Der Forschungsbetrieb findet weiterhin im Homeoffice statt.

Für Forschungstätigkeiten in Laboren und solche, die auf besondere Räumlichkeiten angewiesen sind, erarbeitet die jeweilige Fakultät ein Konzept, das den Zugang zu Laboren/Räumlichkeiten regelt und sicherstellt, dass Kontakte auf ein Minimum reduziert und die notwendigen Hygienemaßnahmen ergriffen werden. Anträge auf Genehmigung der Durchführung von Forschungstätigkeiten im Labor oder in besonderen Räumlichkeiten werden an das Dekanat der eigenen Fakultät gerichtet.

Auch Verwaltungstätigkeiten werden weiterhin im Homeoffice ausgeübt. Für die Genehmigung von unaufschiebbaren Verwaltungsaufgaben in der Universität, z. B. zur Sichtung der Post, werden Anträge an die Geschäftsführung der eigenen Fakultät gerichtet. Über Details zu allen Anträgen informieren die Dekanate. Bei nicht genehmigten Aufenthalten an der Universität verständigen sich Dekanat und Rektorat über angemessene Konsequenzen.

Die Einschränkung des Arbeitens in Präsenz wird voraussichtlich bis zum 31. März 2021 andauern. Sollte sich die Infektionslage in diesem Zeitraum merklich entspannen, können die Präsenzkonzepte ggf. in Absprache mit dem Rektorat angepasst werden.

2. Lehrveranstaltungen und Prüfungen

a) Bedingungen für Präsenz-Lehrveranstaltungen

Laut Verfügung des Gesundheitsministeriums finden Lehrveranstaltungen mindestens bis zum 31. Januar 2021 weiter in digitaler Form statt.

Im Unterschied zu den bisher geltenden Regelungen (Schreiben des Rektors und Kanzlers vom 4. Januar 2021) sind aber jetzt in Ausnahmefällen Präsenzveranstaltungen möglich, wenn sie zwingend auf besondere Räumlichkeiten, Ausstattungen oder sonstige Rahmenbedingungen angewiesen sind (beispielsweise Labore, Arbeitsräume, Tonstudios sowie im künstlerischen Bereich Korrepetition, Übebetrieb und Arbeit in Ateliers und Studios) und wenn eine Verschiebung zu einer erheblichen Verzögerung des Studienverlaufs führen würde. Die Durchführung von Präsenzveranstaltungen aus rein didaktischen Gründen ist ausgeschlossen.

b) Bedingungen für Prüfungen

Ebenso können Prüfungen in der Regel nicht in Präsenz durchgeführt werden. Sie müssen in anderer Form, z. B. digital, stattfinden oder verschoben werden.

Prüfungen können in Präsenz nur durchgeführt werden, wenn sie aus rechtlichen oder tatsächlichen Gründen nicht auf einen Zeitpunkt nach dem 31. Januar 2021 verlegt werden können oder eine Verlegung den Prüflingen nicht zumutbar ist. Eine Verlegung der Prüfung gilt insbesondere dann als nicht zumutbar, wenn die Verschiebung zu einer unbilligen Härte führt oder eine erhebliche Verzögerung des Studienverlaufs um mindestens sechs Monate droht. Eine unbillige Härte ist insbesondere anzunehmen, wenn der Verlust der Aufenthaltsgenehmigung/des Visums droht oder die Verwehrung der Möglichkeit, eine bereits zugesicherte Arbeitsstelle oder ein direkt anschließendes Masterstudium anzutreten.

c) Organisation der Genehmigung von Präsenz-Lehrveranstaltungen und -prüfungen

Bis 31. Januar 2021
Die Genehmigung von Präsenz-Lehrveranstaltungen und -prüfungen, deren Durchführung bis zum 31. Januar geplant ist, erfolgt weiter durch das Prorektorat für Bildung in Absprache mit den Dekanaten der Fakultäten (formloser Antrag mit Begründung an das Prorektorat Bildung). Eine Genehmigung setzt – neben der Erfüllung der o. g. Bedingungen – voraus, dass die gewählten Räume und Zeiten es erlauben, Kontakte auf ein Minimum zu reduzieren.

Vom 1. bis 14. Februar 2021
Ob Präsenzlehrveranstaltungen und -prüfungen zwischen dem 1. und 14. Februar, d. h. nach Ablauf der derzeit gültigen Allgemeinverfügung und vor Beginn der vorlesungsfreien Zeit und Prüfungsphase, erlaubt sein werden, ist fraglich. Es ist damit zu rechnen, dass die o. g. Regelungen fortgeschrieben oder sogar verschärft werden. Für diesen Zeitraum wird den Lehrenden deshalb dringend geraten, alternative Lehr- und Prüfungsformate ohne Präsenz zu wählen. Verschiebungen werden nur in begründeten Ausnahmefällen möglich sein, um Folgeprobleme zu verhindern.

15. Februar bis 31. März 2021
Die Organisation der am 15. Februar beginnenden Prüfungsphase wird durch das Rektorat entschieden. Da derzeit nicht absehbar ist, welche rechtlichen Regelungen für die Durchführung von Prüfungen gelten werden, wird allen Prüfer*innen dringend angeraten, Präsenzprüfungen durch alternative Prüfungsformate zu ersetzen. Eine Information über rechtliche, technische und didaktische Aspekte erfolgt zeitnah.

Bitte beachten Sie, dass wir rechtlich verpflichtet sind, unseren Studierenden pandemiekonforme Prüfungen zu ermöglichen, und bereiten Sie sich entsprechend vor. Verschiebungen werden nur in begründeten Ausnahmefällen möglich sein.

Auch die Frage, welche rechtlichen Vorgaben es in der vorlesungsfreien Zeit für Lehrveranstaltungen (z. B. Praktika, Kompaktseminare) geben wird, ist derzeit offen. Es ist aber damit zu rechnen, dass die aktuell gültige, weitgehende Beschränkung der Präsenzlehre weitergeführt oder sogar verschärft wird. Auch hier gilt: Lehrenden wird geraten, geplante Präsenz-Lehrveranstaltungen durch alternative Formate zu ersetzen; Verschiebungen werden nur in begründeten Ausnahmefällen möglich sein.

Abschließend möchten wir betonen, dass das Land NRW uns Hochschulen mit der Möglichkeit, Präsenz in notwendigen Ausnahmefällen zuzulassen, Vertrauen geschenkt und Verantwortung übertragen, aber auch eine Erwartungshaltung zum Ausdruck gebracht hat: Den sehr sorgsamen Umgang mit der Pandemie, den wir Hochschulen seit März 2020 bewiesen haben, gilt es fortzusetzen und die – wenn auch begrenzten – Freiräume verantwortungsvoll auszugestalten. Dafür benötigen wir die Unterstützung der gesamten Universität, indem wir nicht in Nischen preschen, die das Gesamtsystem überfordern.

Mit freundlichem Gruß,
Prof. Dr. Holger Burckhart (Rektor) und Ulf Richter (Kanzler)

 

Dear colleagues,
dear students,

the progression of the corona pandemic also dominates the winter semester. A high number of infections among the population in Germany can still be observed. In its daily situation reports, the Robert Koch Institute estimates the overall risk to the health of the population in Germany to be very high: The number of infection cases remains high, as unfortunately does the number of deaths, and the burden on the healthcare system has increased enormously. In addition, due to the mutations of the virus that have now become widespread, increased caution is required because infection risks and transmission rates cannot be reliably estimated at present. In short, the current situation is serious; even more so than last spring.

The primary goal of the state of NRW therefore remains to keep the further spread of the virus manageable in such a way as to avoid overloading the healthcare system as a whole in the future and to ensure that medical care remains available nationwide. At the same time, universities are given the opportunity to allow research, teaching and administrative tasks that can only be carried out at the university, at least to a limited extent and in strict compliance with infection control. We explain how these regulations apply to our university in the following.

1. Research and administration

Research operations continue to take place in the home office.

For research activities in laboratories and those that rely on special premises, the respective faculty develops a concept that regulates access to laboratories/premises and ensures that contacts are kept to a minimum and that the necessary hygiene measures are taken. Requests for permission to conduct research activities in the laboratory or in special premises shall be addressed to the deanery of the respective faculty.

Administrative activities will also continue to be performed in the home office. Requests for approval to perform administrative tasks at the University that cannot be postponed, e.g. to review mail, will be directed to the management of the respective faculty. Details on all requests are provided by the deanery. In the case of unauthorized stays at the University, the deanery and the Rectorate will agree on appropriate consequences.

The restriction on working in attendance is expected to last until March 31, 2021. In case of the infection situation easing noticeably during this period, the presence concepts may be adjusted in consultation with the Rectorate if necessary.

2. Courses and examinations

a) Conditions for face-to-face courses

According to the order of the Ministry of Health, courses will continue to be held in digital form at least until January 31, 2021.

In contrast to the previously applicable regulations (letter from the Rector and Chancellor dated January 4, 2021), face-to-face courses are now possible in exceptional cases if they are absolutely dependent on special premises, equipment or other framework conditions (for example, laboratories, work rooms, recording studios and, in the artistic field, repetition, practice and work in ateliers and studios) and if a postponement would lead to a significant delay in the course of studies. The implementation of courses in attendance for purely didactic reasons is excluded.

b) Conditions for examinations

Similarly, examinations cannot usually be conducted in attendance.

They must take place in another form, e.g. digital or be rescheduled. Examinations can only be conducted in attendance if they cannot be rescheduled to a date after January 31, 2021 for legal or factual reasons or if a rescheduling is not reasonable for the examinees. A rescheduling of the examination is considered unreasonable in particular if the rescheduling leads to an undue hardship or threatens to significantly delay the course of studies by at least six months. Undue hardship is to be assumed in particular if the loss of the residence permit/visa is imminent or if the possibility of starting an already assured job or a directly subsequent master's degree program is denied.

c) Organization of the approval of attendance courses and examinations

Until January 31, 2021
Approval of face-to-face courses and examinations scheduled to be held by January 31 will continue to be organized by the Prorectorate for Education in consultation with the deaneries of the faculties (informal application with justification to the Prorectorate for Education). Approval requires - in addition to the fulfillment of the above conditions - that the chosen rooms and times allow contacts to be kept to a minimum.

From February 1 to 14, 2021
It is questionable whether face-to-face teaching and examinations will be permitted between February 1 and 14, i.e. after the expiry of the currently valid general ruling and before the start of the lecture-free period and examination phase. It is to be expected that the above-mentioned regulations will be continued or even tightened. For this period, lecturers are therefore strongly advised to choose alternative teaching and examination formats without attendance. Postponements will only be possible in justified exceptional cases in order to prevent consequential problems.

From February 15 to March 31, 2021
The organization of the examination period beginning on February 15 will be decided by the Rectorate. Since it is currently not foreseeable which legal regulations will apply to the implementation of examinations, all examiners are strongly advised to replace face-to-face examinations with alternative examination formats. Information about legal, technical and didactic aspects will be provided in due time.

Please note that we are legally obligated to provide our students with pandemic-compliant exams and prepare accordingly. Postponements will only be possible in justified exceptional cases.

The question of what legal requirements there will be for courses (e.g. internships, compact seminars) during the lecture-free period is currently open too. However, it is to be expected that the currently valid, far-reaching restrictions on classroom teaching will be continued or even tightened. Again, instructors are advised to replace planned face-to-face courses with alternative formats; postponements will only be possible in justified exceptional cases.

Finally, we would like to emphasize that the state of NRW has given us universities confidence and responsibility with the possibility of allowing presence in necessary exceptional cases, but has also expressed an expectation: The very careful handling of the pandemic, which we universities have demonstrated since March 2020, must be continued and the - albeit limited - freedom must be shaped responsibly. To do this, we need the support of the entire university by not pushing into niches that overwhelm the overall system.

Yours sincerely,
Prof. Dr. Holger Burckhart (Rector) and Ulf Richter (Chancellor)