Exkursionen
Universitäre Veranstaltungen außerhalb der Hochschule
Definition und Anwendungsbereich
Exkursionen sind universitäre Veranstaltungen außerhalb der Hochschule,
- an denen Studierende als Lehrveranstaltung nach den Bestimmungen einer Prüfungsordnung teilgenommen haben müssen oder
- die mit Rücksicht auf die Wissensvermittlung notwendiger Bestandteil einer Lehrveranstaltung eines bestimmten Lehrfaches sind oder
- die als dringend erwünschte Erweiterung und Vertiefung einer Lehrveranstaltung anzusehen sind.
Relevante Prozesse, Formulare und Informationen
- Abrechnung von Exkursionen
- Exkursionsrichtlinie
- Merkblatt zur Abwicklung von Exkursionen
- Aktuelle Reisewarnungen
Abrechnung von Exkursionen
für Koordinator*innen einer Exkursion
Vor der Exkursion
Der Exkursionsantrag wird - unter Beifügung einer (ggf. vorläufigen) Teilnehmerliste über das Dekanat bzw. Referat an die Reisekostenstelle gesendet. Mit der Unterschrift auf dem Antrag auf Genehmigung wird dessen Einverständnis zu der Exkursion erteilt. Die Genehmigung der Exkursion erfolgt über das Dezernat 1.2 Finanzen - Reisekostenstelle. Die Genehmigung ist insbesondere Voraussetzung für den Versicherungsschutz in der gesetzlichen Unfallversicherung.
Während der Exkursion
Alle Abrechnungsunterlagen (Belege und Quittungen) sammeln.
Nach der Exkursion
Die Exkursionsabrechnung unter Beifügung einer endgültigen
Teilnehmerliste, dem Programmablauf und der Originalbelege für die während der Exkursion entstandenen erstattungsfähigen Kosten (s.u.) im Original an die Reisekostenstelle Dez. 1.2 senden.
Nach der Abrechnung
Die/der Exkursionskoordinator*in erhält eine Erstattung der Kosten. Alle Unterlagen werden als Anhang zum SAP-Beleg in Fiori archiviert.
FAQ
Häufig gestellte Fragen zu Exkursionen
Die Abrechnung wird vollständig in Papier an das Dez. 1.2 - Reisekostenstelle gesendet und enthält folgende Dokumente:
- Genehmigtes Antragsformular der Exkursion
- Endgültige Teilnehmerliste
- Reisekostenabrechnung Exkursionskoordinator*in
- Reisekostenabrechnung der Begleitpersonen
- Ausgabenübersicht
- Abrechnungen der erstattungsfähigen Kosten für Studierende, falls zutreffend, damit diese überwiesen werden können
Alle Zahlungen der Teilnehmer der Exkursion erfolgen auf das Sparkassen-Konto der Universität Siegen und werden dem entsprechenden PSP-Element zugeordnet.
IBAN: DE74 4605 0001 0001 4017 77
BIC/Swift: WELADED1SIE
Referenz: „Exkursion XX, „Reisenummer“, PSP-Element sowie der Teilnehmername“.
Es ist nicht gestattet, Zahlungen von Studierenden auf Konten außerhalb der Universität Siegen
einzunehmen. Die „Reisenummer“ finden Sie auf der Genehmigung der Exkursion.
Vorab fällige Einzelrechnungen der Exkursion ab 500,- € (z.B. Eintrittsgelder, Unterkunft,…), können vorab bezahlt werden. Hierzu bitte die Rechnung an pdfRechnung@uni-siegen.de senden und die jeweilige Exkursionsnummer im Text der E-Mail vermerken. Bitte beachten: Eine Begleichung von Rechnungen ist erst nach erfolgter Genehmigung, unter Angabe der entsprechenden Exkursionsnummer möglich.
Anzahlungen sowie Restzahlungen werden direkt nach Eingang der Rechnung im System erfasst und automatisch zum vorgegebenen Termin angewiesen.
Eine Endabrechnung ist nach Beendigung der Exkursion zwingend notwendig. Unabhängig davon, ob während der Exkursion weitere Kosten angefallen sind oder nicht.
Alle Personen, mit Ausnahme von Gasthörern, die nach der Exkursionsrichtlinie Exkursionsteilnehmer sind, sind aufgrund der Genehmigung durch die Unfallkasse Nordrhein-Westfalen versichert.
Der Versicherungsschutz beinhaltet auch die Reisewege zum Ort der Exkursionsveranstaltung.
Wird die Exkursion durch einen Sammelbus/ eine Sammelfahrt ab der Universität Siegen durchgeführt, so beginnt der Versicherungsschutz ab diesem Zeitpunkt. Sofern die Teilnehmenden den Reiseweg von ihrer Wohnung aus antreten, beginnt der Versicherungsschutz von dort.
Der Versicherungsschutz besteht nur für die Lehrveranstaltung (z.B. Werksbesichtigung, Museumsbesuch, etc.), jedoch nicht für das Freizeitprogramm.
Eine Letztentscheidung über den Versicherungsschutz trifft die Unfallkasse Nordrhein-Westfalen.
Nähere Informationen siehe auch unter: https://www.unfallkasse-nrw.de/service/haeufige-fragen/studierende.html.
Ihre Ansprechpersonen
oder per E-Mail an reisekosten@zv.uni-siegen.de
Sandra Schade
Kontakt
Erreichbarkeit