Unverzichtbar und doch zu wenig sichtbar

Vorsitzende des Netzwerks Hochschulsekretariat Petra Kauschke und Sabine Leukel

Petra Kauschke (links) und Sabine Leukel engagieren sich beim Netzwerk Hochschulsekretariat.

Sekretariate sind oft die erste Anlaufstelle, organisieren und koordinieren, schreiben und berechnen, beschaffen, verbuchen, vermitteln, versenden. Das Aufgabenfeld der Sekretärinnen an der Universität Siegen ist vielfältig. Das macht die Arbeit spannend, aber auch herausfordernd. Im Netzwerk Hochschulsekretariat engagieren sich die Kolleginnen (an der Uni Siegen sind derzeit nur Frauen in den Sekretariaten tätig) für einen guten Informationsaustausch und mehr Sichtbarkeit.

Schon seit 2013 gibt es das Netzwerk Hochschulsekretariat an der Uni Siegen. Seit der Gründung stand Birgit Hoffmann an der Spitze des Netzwerks. Nach 35 Jahren als Sekretärin ist sie jetzt im Ruhestand. Birgit Wichmann, ebenfalls seit der Gründung in der Netzwerk-Leitung engagiert, stellte die ehrenamtliche Arbeit wegen der neuen Aufgaben im Rektoratsbüro zurück. So hat sich das Führungsteam mit Petra Kauschke und Sabine Leukel (beide Fakultät IV) neu aufgestellt. „Wir würden uns freuen, wenn wir den Austausch zwischen den Sekretärinnen weiter stärken können“, betonen beide. Zwar sind zahlreiche Kolleginnen im Netzwerk registriert, aber in dem großen und verzweigten System Universität gibt es viele „Einzelkämpferinnen“, die nicht immer klar einem Sekretariat zuzuordnen sind. „Auch die möchten wir gern ansprechen “, so Sabine Leukel.

Die nächste Gelegenheit dafür bietet sich bei einer Veranstaltung am 5. November am Campus Unteres Schloss. „Wir wollen nicht nur ins Gespräch kommen, sondern auch Themen sammeln und Punkte ansprechen, die für die Sekretärinnen besonders wichtig sind“, betont Petra Kauschke. Dazu gehören der Umgang mit digitalen Werkzeugen, Weiterbildungsangebote, die Aktualisierung des Berufsbildes und die Anpassung der Gehälter. Denn mit dem verstaubten Vorzimmer-Klischee haben moderne Sekretariate längst nichts mehr zu tun. „Ich bin seit über 16 Jahren an der Uni“, erzählt Sabine Leukel. „Die Sekretärinnen-Generation vor mir hat noch mit Stenoblock und Schreibmaschine gearbeitet. Heute sind die Tätigkeiten völlig anders und viel umfangreicher. Wir müssen in Sachen Digitalisierung genauso auf dem neusten Stand sein wie bei Personalfragen oder Projektrichtlinien.“ Wenn ein Paket nach China geschickt werden soll, ein Hotel für Gastwissenschaftler gesucht wird, Verträge vorbereitet oder eine Veranstaltung organisiert werden muss – gefragt wird die Sekretärin. „Es ist ein großer Wissensschatz notwendig, um die Arbeit im Sekretariat gut machen zu können“, ergänzt Petra Kauschke. Gesehen werde das oft nicht. Darum wird sowohl bei der bundesweiten Organisation „FairNetztEuch!“ als auch beim Siegener Netzwerk Hochschulsekretariat darüber diskutiert, die Berufsbezeichnung der Realität des Berufsbildes anzupassen, zum Beispiel „Wissenschaftsstützende Assistentin“. „Bei vielen trifft das den Arbeitsalltag besser“, findet Petra Kauschke.

Sie und Sabine Leukel wünschen sich, dass die Arbeit des Netzwerkes auf möglichst vielen Schultern verteilt wird. Für die Zukunft planen sie eine Veranstaltung pro Semester, mit einer Agenda und einer Referentin oder einem Referenten. Vielleicht können sich daraus dann weitere, kleinere Treffen an einzelnen Campus-Standorten ergeben, damit die Sekretärinnen - auch die vielen Teilzeitkräfte - im Kontakt bleiben. „Vorgänge und Richtlinien verändern sich, technische Tools werden effektiver, aber auch komplexer und im Sekretariat muss man zu all dem Wissen vorhalten, auch wenn es nicht jeden Tag abgerufen werden muss“, so Petra Kauschke. „Es ist gut, zu wissen, welche Kollegin man im konkreten Fall fragen kann.“

Das Netzwerk sei jetzt schon eine Art Multiplikator bei Neuerungen, egal ob es um Technik- oder Verwaltungsfragen gehe. „Wir möchten wissen, wo es hakt, damit wir uns untereinander helfen können.“ Wichtig sei das auch für neue Sekretärinnen, die vom Netzwerk Hochschulsekretariat begrüßt werden und denen man mit Tipps und Kontakten den Start an der Uni erleichtert.

Sabine Leukel und Petra Kauschke hoffen auf eine große Resonanz beim Treffen am 5. November: „Je mehr Kolleginnen dabei sind, umso größer ist unsere Sichtbarkeit und unser Standing.“

Wer Anregungen und Ideen für den Erfahrungsaustausch des Netzwerks Hochschulsekretariat hat, kann sich gern per Mail melden: netzwerk.hochschulsekretariat@uni-siegen.de oder direkt mit Petra Kauschke (0271 740-2384) oder Sabine Leukel (0271 740-2783) Kontakt aufnehmen. Weitere Informationen findet man auch bei den Fortbildungsangeboten der Uni.