Das SAP-ERP-System bildet an der Universität Siegen die zentrale Plattform für die Verwaltung der Finanz- und Personalprozesse sowie deren Schnittmengen. Seit 2020 kommen verstärkt SAP-Workflows für Beantragungs- und Freigabeprozesse zum Einsatz, wodurch Abläufe zunehmend digital und medienbruchfrei gestaltet werden.

Die Systemlandschaft wurde über mehrere Entwicklungsstufen hinweg erweitert: Nach dem Einführungsprojekt und dem GoLive von SAP-ERP folgten die Einführung von Fiori und einem Dokumentenmanagementsystem, der Ausbau der elektronischen Rechnungsverarbeitung, die Umsetzung von Ausgangsrechnungen in Fiori, das Projekt Beschaffung BUY, das Outsourcing des SAP-Betriebs sowie die Einführung der Drittmittelanzeige in Fiori.

Mit dem Projekt „E-Rechnung“ wurde zudem die Fiori-Landschaft an der Universität Siegen etabliert, die seither kontinuierlich weiterentwickelt wird.

Auf der Projektseite finden sich Einblicke in diese fortlaufende Weiterentwicklung der SAP-Systemumgebung.

Im Rahmen der Anforderungen aus EGovG und OZG befindet sich die Hochschule aktuell in einem fortlaufenden Prozess zur digitalen Weiterentwicklung der Verwaltungsabläufe. Als erster Schritt wurde die revisionssichere Archivierung von SAP-Dokumenten umgesetzt.

Der Aufbau eines einheitlichen Aktenplans bildet ein zentrales, noch laufendes Teilprojekt und schafft die Grundlage für eine strukturierte und zukunftsfähige E-Aktenführung.

Parallel dazu wird das System schrittweise um Fachakten erweitert – ebenfalls ein aktives, fortschreitendes Teilprojekt. Dazu zählen unter anderem die E-Studierendenakte, die E-Personalakte sowie Lösungen für das Vertragsmanagement, realisiert auf Basis von d.velop documents.

Auf der Projektseite finden sich Einblicke in diesen kontinuierlichen Transformationsprozess hin zu einer umfassenden digitalen Aktenführung.