Dienstreisen von Mitarbeitenden
für Professor*innen, wissenschaftliche Mitarbeiter*innen, Mitarbeiter*innen in Technik und Verwaltung sowie studentische Hilfskräfte
Rechtzeitig vor Beginn einer Dienstreise ist ein Antrag auf Dienstreisegenehmigung bei der zuständigen Stelle zu stellen.
Genehmigungen werden von folgenden Stellen erteilt:
| Organisationseinheit | Genehmigung i.d.R. durch |
|---|---|
| Fakultäten | Professor*innen |
| Zentrale Vewaltung | Dezernent*innen |
| Zentrale Einrichtungen | jeweilige Verantwortliche |
Professor*innen zeigen ihre Dienstreise lediglich dem Dekanat an. Mit der Anzeige bestätigen die Professor*innen, dass durch die Reise weder Lehrveranstaltungen ausfallen noch die Dienstpflichten beeinträchtigt werden.
Wichtiger Hinweis zu Dienstreisen in Länder/ Regionen, für die beim Reiseantritt eine Reisewarnung besteht
Unter anderem aus versicherungsrechtlichen Gründen sind Dienstreisen in Länder/ Regionen, für die beim Reiseantritt eine Reisewarnung besteht, nicht zulässig. Infolgedessen können für solche Reisen keine Erstattungsanträge eingereicht werden. Bitte vergewissern Sie sich u.a. aus diesem Grund unbedingt vor einer Reise dahingehend, ob für ihr Reiseziel eine Reisewarnung ausgesprochen wurde.
Bei angetretenen Dienstreisen in Länder/Regionen, für die während der Dienstreise eine Reisewarnung ausgesprochen wurde, gilt, dass diese Dienstreisen innerhalb 14 Tagen nach Bekanntgabe der Reisewarnung zu beenden sind, da auch hier ansonsten der Versicherungsschutz erlischt. Eine Fortführung der Reise über diesen Zeitpunkt hinaus ist nicht zulässig. Infolgedessen können Erstattungen für den Fall des Überschreitens der 14-Tage-Frist nicht eingereicht werden.
Welche Länder und Regionen von Reisewarnungen betroffen sind, können Sie unter folgendem Link in Erfahrung bringen:
https://www.auswaertiges-amt.de/de/reiseundsicherheit/10-2-8reisewarnungen
Relevante Prozesse, Formulare und Informationen
Dienstreisen kompakt
für Mitarbeitende
Vor der Reise
Dienstreise mit dem Dienstreiseantrag per E‐Mail durch die vorgesetzte Person genehmigen lassen bzw. die Dienstreise dem Dekanat anzeigen. Hier kann ggf. auch schon ein Abschlag beantragt werden.
Während der Reise
Alle Abrechnungsunterlagen (Belege und Quittungen) sammeln und scannen. Einzelbelege bis 25 Euro müssen nicht beigefügt werden.
Nach der Reise
Dienstreisegenehmigung, Dienstreiseabrechnung und Abrechnungsunterlagen zu einem PDF-Dokument zusammenführen.
Vollständige Abrechnung als Anhang an reiseabrechnung@uni-siegen.de senden.
Wichtig: Es kann immer nur eine Abrechnung pro E-Mail / Ticket bearbeitet werden!
Nach der Abrechnung
Sie erhalten eine E-Mail zur Information über die abgeschlossene Abrechnung und können nun die Papierbelege vernichten. Alle Unterlagen werden als Anhang zum SAP-Beleg in Fiori archiviert.
FAQ
Häufig gestellte Fragen zu Dienstreisen
Grundsätzlich sind Dienstreisende bei der Wahl des Beförderungsmittels frei. Im Rahmen der Reisekostenabrechnung prüft die Reisekostenstelle die Erstattungsfähigkeit. Bitte sehen Sie sich dazu die Informationen unter Beförderungsmittel an.
Ja, ein Abschlag kann mit dem Dienstreiseantrag beantragt werden. Bitte hängen Sie alle relevanten Belege (z.B. Buchungsbestätigungen, Screenshots, Tagungsrechnungen) an und senden die zusammengeführte PDF-Datei auch an reiseabrechnung@uni-siegen.de
Bitte beantragen Sie Ihren Abschlag frühzeitig um eine rechtzeitige Bearbeitung sicherstellen zu können.
Sofern die Kosten des Abschlages belegt werden können, kann der beantragte Abschlag in voller Höhe ausgezahlt werden. Andernfalls werden 80% des beantragten Abschlages ausgezahlt.
Die Mitnahme von weiteren Personen (z.B. Partner*in) ist möglich.
Die Kosten der mitreisenden, nicht erstattungsfähigen Personen müssen von den Reisekosten abgegrenzt werden. Diese sind gem. LRKG NRW nicht erstattungsfähig.
Eine Erstattung kann andernfalls nicht vorgenommen werden.
Bezuschussung von Reisekosten für die notwendige Mitnahme von Kind(ern) und einer Begleitperson auf Dienstreisen
Als familiengerechte Hochschule unterstützt die Universität Siegen die Mitnahme von Kindern und ggf. einer notwendigen Begleitperson, wenn diese nicht am Wohnort betreut werden können. Bitte kontaktieren Sie dazu das Familienservicebüro.
Bereits gebuchte Leistungen müssen umgehend bei Bekanntwerden storniert werden.
Fallen hierdurch Stornierungskosten an, so ist eine Stornorechnung des Dienstleisters anzufordern. Entstandene und zu erstattende Kosten werden in der regulären Reisekostenabrechnung eingetragen.
Im Feld Bemerkungen / Erläuterung bitte den Grund der Absage der Dienstreise eintragen.
Bitte überweisen Sie keine Abschläge zurück, bevor Sie eine entsprechende Mitteilung durch die Reisekostenstelle erhalten haben.
Sobald die „Reise“ abgerechnet wurde, erhalten Sie die übliche Email mit PDF Anhang. Hierin sind die Bankdaten und die Referenz für die Rückzahlung angegeben.
Sind keine Abschläge ausgezahlt worden und keine zu erstattenden Kosten entstanden, so ist keine Abrechnung notwendig.
Ja, die Verbindung zwischen Dienstreisen und Privataufenthalten ist möglich.
Die Kosten des Privataufenthaltes müssen von der Dienstreise abgegrenzt werden und sind nicht erstattungsfähig.
Bitte achten Sie darauf, der Reisekostenabrechnung entsprechende Nachweise ohne Privataufenthalt (z.B. Screenshots von Vergleichsangeboten ohne Privataufenthalte zum Buchungszeitpunkt) beizulegen.
Eine Abrechnung ohne entsprechende Nachweise ist nicht möglich und es kann keine Erstattung erfolgen. Sollten die Kosten der Vergleichsangebote geringer ausfallen als die tatsächlich entstandenen Kosten, kann nur eine fiktive Erstattung der Vergleichspreise erfolgen.
Beispiel
Sie planen eine Dienstreise für eine wissenschaftliche Tagung in Spanien (15.06. - 20.06.) und möchten im Anschluss noch privat (21.06. - 28.06) in Spanien verbleiben.
Die Buchung von Flug und Hotel erfolgen am 01.05.
Der Reisekostenabrechnung im Anschluss an die Reise ist unbedingt beizulegen:
- Hotelrechnung ohne Privataufenthalt (aus der Rechnung muss klar der Preis je Nacht hervorgehen - klare Abgrenzung 15.06 - 20.06. sowie 21.06. - 28.06.)
- Flugrechnung(en) (Hinflug 15.06., Rückflug 28.06.)
- Screenshot/Nachweis der fiktiven Kosten des Rückflugs nach Beendigung des Dienstgeschäfts ohne Privataufenthalt am 20.06.
Dieser Nachweis/Vergleich muss zwingend zum Zeitpunkt der Buchung am 01.05. erfolgen, da sonst die Kosten nicht vergleichbar sind
Sollte der Abrechnung kein Screenshot bzw. Nachweis des Preises zum Buchungszeitpunkt (in diesem Beispiel vom 01.05.) beiliegen, wird ausschließlich der Hinflug erstattet. Die Kosten des Rückflugs müssen dann in jedem Fall privat getragen werden.
Die aktuellen Tagegeldsätze (Inland) finden Sie unter § 6 des Landesreisekostengesetzes NRW.
Bei Auslandsdienstreisen werden abweichend von § 6 Absatz 1 Auslandstagegelder in der Höhe gezahlt, wie sie sich aus den Spalten 2 bis 4 der Anlage 4 zu den Allgemeinen Verwaltungsvorschriften zum Landesreisekostengesetz in der jeweils geltenden Fassung ergeben. Für den An- und Abreisetag ergibt sich das Auslandstagegeld, wenn der Dienstreisende an diesem, einem anschließenden oder vorhergehenden Tag außerhalb seiner Wohnung übernachtet, ohne Rücksicht auf die Abwesenheitszeit aus Spalte 3 der in Satz 1 genannten Anlage.
Die Universität Siegen erhält über zwei Buchungsportale Rabatte
HRS
Buchen Sie Ihre Hotels für Dienstreisen bequem über HRS. Bevorzugen Sie dabei bitte unsere Vertragshotels, die Sie am NRW-Logo erkennen. Günstigere Alternativen dürfen Sie selbstverständlich ebenfalls buchen.
Eine Eingabe von Kundendaten ist nicht notwendig
AccorHotels
In AccorHotels weltweit gilt zusätzlich ein Discount von bis zu 12% auf die zum Zeitpunkt der Buchung beste verfügbare Tagesrate inkl. Frühstück ohne Buchungsbedingungen.
Kundennummer: SCP447384
Vertragsnummer: 1740176
Übernachtungskosten innerhalb Deutschland können bis zu einem Höchstbetrag von 120,- €/Nacht ohne Begründung erstattet werden. Kosten, die darüber hinausgehen, sind nur mit einer triftigen Begründung (z.B. Messezeit, usw.) erstattungsfähig. Bei reinen Übernachtungskosten von mehr als 200,-€/Nacht fügen Sie bitte zusätzlich Screenshots von Vergleichspreisen zum Buchungszeitpunkt an, dass kein günstigeres Hotel zur Verfügung stand.
Die Höchstgrenzen für Übernachtungskosten im Ausland finden Sie in Spalte 5 der Anlage 4 zu den allgemeinen Verwaltungsvorschriften zum Landesreisekostengesetz.
Sofern keine Hotelrechnung vorliegt oder Reisende bei Freunden, Bekannten, etc. untergekommen sind, kann eine Übernachtungspauschale gezahlt werden, im Inland 20,- €/ Nacht und im Ausland 30,- €/Nacht.
Frühstückskosten sind bis zu einem Höchstbetrag von 12,- €/Frühstück erstattungsfähig.
Grundsätzlich besteht Versicherungsschutz auf dem Weg zum Geschäftsort, während dem Dienstgeschäft und auf der Rückreise zum Dienst- bzw. Wohnort über die Unfallkasse NRW.
Für Dienstreisen ins Ausland bis maximal 180 Tage besteht seit 01.01.2025 des Weiteren für alle Beschäftigen der Universität Siegen eine Auslands-Krankenversicherung
Ihre Ansprechpersonen
oder per E-Mail an reisekosten@zv.uni-siegen.de
Manuela Klein
Kontakt
Erreichbarkeit
Sandra Schade
Kontakt
Erreichbarkeit