Zur Unterstützung der allgemeinen Kommunikation und Zusammenarbeit stellt die Universität Siegen unter anderem die Videokonferenz- und Kollaborationslösung Webex des Unternehmens Cisco Systems bereit.
Die Webex-Campuslizenz ist für alle Hochschulangehörigen der Universität Siegen mit einem aktiven ZIMT-Konto verfügbar.
HINWEIS: Die Nutzung von Webex ist ausschließlich für den dienstlichen Gebrauch erlaubt. Bitte beachten Sie auch die Datenschutzhinweise zur Nutzung von Webex am Ende der Seite.
Voraussetzungen
Aktives ZIMT-Konto und gebuchter Webex-Dienst
(universitäre Benutzerkennung mit dazugehörigem Passwort)
Webcam / Mikrofon
Melden Sie sich in der Nutzerkontenverwaltung, an und buchen Sie die Einstellung dann im Bereich „…Meine Optionen…“
Der Buchungsvorgang dauert ca. 30 Minuten. Sie erhalten eine Benachrichtigung per E-Mail. Mit der während der Buchung angezeigten E-Mail-Adresse erhalten Sie Zugriff zur Webex-Plattform https://www.webex.com/de per Browser oder über die App. Im Zuge der Anmeldung werden Sie über die universitätseigene Anmeldeseite geführt, wo Sie sich mit der ZIMT-Kennung, wie zuvor in der Nutzerkontenverwaltung, authentifizieren können.
Web-Client
Falls Sie den Desktop-Client nicht installieren möchten, bietet der Web-Client unter u. a. Adresse einen ähnlichen Funktionsumfang:
Sonstige Infos
Auf der Seite Webex – Anleitungen, Hilfe und Sprechstunde erhalten Sie Tipps zur Einstellung Ihres Webex-Profils, damit alle relevanten Funktionen zu Beginn einer Videokonferenz aktiviert sind.
Allgemeine Informationen
- Die Webex-Campuslizenz ist für alle Hochschulangehörigen der Universität Siegen mit einem aktiven ZIMT-Konto verfügbar
- Melden Sie sich in der Nutzerkontenverwaltung, an und buchen Sie die Einstellung dann im Bereich „…Meine Optionen…“
- Der Buchungsvorgang dauert ca. 30 Minuten. Sie erhalten eine Benachrichtigung per E-Mail. Mit der während der Buchung angezeigten E-Mail-Adresse erhalten Sie Zugriff zur Webex-Plattform per Browser oder über die App. Im Zuge der Anmeldung werden Sie über die universitätseigene Anmeldeseite geführt, wo Sie sich mit der ZIMT-Kennung, wie zuvor in der Nutzerkontenverwaltung, authentifizieren können.
- Die Nutzung von Webex ist ausschließlich für den dienstlichen Gebrauch erlaubt. Bitte beachten Sie auch die Datenschutzhinweise zur Nutzung von Webex am Ende der Seite.
- Chat
- Bildschirm teilen
- Whiteboard
- Hand heben / Melden
- Passwortschutz (optional)
- Raumreservierung (optional)
- Break Out-Rooms
- End-to-End-Verschlüsselung (Schlüssel werden dabei lokal auf Servern der Universität gehalten – siehe Hybrid Data Security1)
- Automatische Untertitelung
- Kalendersynchronisation des Exchange-Postfachs (optional über
– ermöglicht Terminplanung ohne Downloads und Plug-Ins – - Kollaborationsfunktionen
- Teams und Spaces
- Whiteboard
- Einbindung von Webapps, wie Sharepoint u.a.
- Die Anmeldung über die Webex-Seite oder der Webex-App funktioniert nicht unmittelbar nach der Buchung von Webex über die Nutzerkontenverwaltung (NKV). Die Buchung erfolgt zeitgesteuert alle 30 Minuten. Sie erhalten eine E-Mail von Webex. Danach können Sie sich in Webex einloggen.
- Prüfen Sie in der NKV, ob Webex gebucht wurde.
- Ändern Sie Ihre Buchung.
- Warten Sie, bis Sie die E-Mail erhalten haben. Nach Erhalt der E-Mail loggen Sie sich mit der E-Mail-Adresse ein, die in der NKV angezeigt wird.
- Mögl. Grund: Sperrung des Benutzerkontos.
- Löschen Sie alle Cookies.
Allgemein werden Kalenderdaten für die zukünftigen 30 Tage und die zurückliegenden 7 Tage synchronisiert, sofern man die Kalendersynchronisation gebucht hat. Sollte man die Synchronisation zu einem Zeitpunkt nicht mehr wünschen und hakt diese Option in der Nutzerkontenverwaltung ab, dann „wächst“ sich die Kalenderanzeige nach 31 Tage aus.
Nachdem Webex über die NKV abgewählt wurde, dauert es weitere 30 Tage, bis der Eintrag auf der Webex-Plattform gelöscht wird.
Sie können wahlweise die Applikation für Ihr Betriebssystem unter https://www.webex.com/de/downloads.html herunterladen oder alternativ den Browserclient mit eingeschränkter Funktionalität unter der Adresse https://web.webex.com nutzen.
- Bevor man die Funktion (Schaltfläche) „Teilen“ in Meetings in Webex für Linux, z.B. in Ubuntu, angezeigt bekommt, muss evtl. zuvor das sog. Wayland Protokoll deaktiviert werden Stattdessen wird das X11 Protokoll verwendet. Dazu wird die dafür ausschlaggebende Konfigurationsdatei zur Bearbeitung geöffnet mit:
sudo nano /etc/gdm3/custom.conf- In der Datei „custom.conf“ wird der durch „#“ auskommentierte Eintrag durch Löschen des Zeichens „#“ aktiviert.
- Speichern Sie die Datei mit „^O“ und verlassen Sie den Editor mit „^X“
- Anschließend starten Sie dann Linux neu und öffnen dann Webex. In einen Meeting sollten dann direkt neben der Schaltfläche „Video beenden“ die Schaltfläche für das Teilen von Inhalten erscheinen.
https://uni-siegen.webex.com/meet/vorname.nachname
Einloggen in Webex und dann auf „Meeting planen“ klicken und ein Meeting vorbereiten.
Loggen Sie sich in Webex ein und wählen Sie „Meeting planen“ und „Ein Meeting vorbereiten“. Dort setzen Sie unter „Meeting-Typ“ (in der Webansicht direkt erreichbar oder über Webex App unter „Erweiterte Einstellungen“) den Typ auf
„Webex Meetings Pro-End to End Encryption_VOIPonly“
Bemerkung: Diese Einstellungen deaktivieren für das Meeting mit End-to-End Verschlüsselung alle Webex Assistant-Funktionen wie Untertitel, Highlight, Transkription etc.
Die Einstellungen können auch benutzerscharf über die Webex-Webseite im Bereich „Einstellungen“ unter „Planung“ als Standard-Voreinstellung für alle Meetings gewählt werden. Meetings, die danach mit Hilfe von „@meet“ geplant werden, sind dann automatisch End-to-End verschlüsselt.
- Über den Link in der Einladung
- oder mit der Meeting-ID und dem Passwort (APP)
- oder über die Homepage „
uni-siegen.webex.com“
- Das Meeting wurde vom Gastgeber noch nicht gestartet: Der Gastgeber / Mitgastgeber muss das Meeting erst starten
- oder Meeting ist gesperrt (wartet in der Lobby). Die Wartezeit in der Lobby beträgt 30 Minuten.
Die Chat-Funktion steht auf der Cisco To Do-Liste der kommenden Funktionserweiterungen. Wann dieses Feature umgesetzt wird, ist derzeit noch nicht bekannt.
Um jedoch auch schon jetzt an der Chatfunktion unter Linux teilzunehmen, kann man parallel zum Webex-Meeting über die App eine Browsersitzung ins Meeting öffnen. Damit es dabei nicht zu unerwünschten Rückkopplungen kommt, sollten die Audio und Videogeräte für diese Sitzung blockiert werden. Um die Sitzungen sichtbar zu unterscheiden, ist es hilfreich, den Namen in der Webex-Sitzung über den Browser entsprechend mit dem Zusatz [Chat] zu versehen.
- Vor dem Starten einer Aufnahme ist das Einverständnisses aller Teilnehmenden einzuholen, sofern Persönlichkeitsrechte tangiert werden. Diese Verantwortung obliegt der Person, die aufzeichnen möchte.
- Zeichnen Sie eine Besprechung in Webex auf. Die Aufnahmen können auch in der Cloud gespeichert werden. Die Daten werden nach dem Meeting unter https://uni-siegen.webex.com/webappng/sites/uni-siegen/recording/home zur Verfügung gestellt.
- Bitte beachten Sie, dass der Speicher begrenzt ist, exportieren Sie möglichst zeitnah ihre Aufnahmen lokal und löschen Sie dann diese in der Cloud. Wir behalten uns vor, Aufnahmen älter als 30 Tage aus der Cloud administrativ zu löschen, um die Systemstabilität und -verfügbarkeit weiterhin gewährleisten zu können.
Bei der Installation ist diese Option bereits aktiviert. Sie kann verändert werden.
- Gehen Sie auf Einstellungen, wählen Sie den Punkt „Gerät“ und klicken Sie dann auf Erweiterte Einstellungen.
- Um zu verhindern, dass Webex ungewollt startet, wenn Sie sich am Computer anmelden, können Sie die Häkchen entfernen.
- Rufen Sie in „Outlook for Mac“ im „Legacy Mode“ die „Einstellungen…“ auf und wählen Sie unter „Datenschutz“ die Funktion „Optionale verbundene Erfahrungen aktivieren“.
- Beenden Sie anschließend Outlook und starten Sie es neu. In der Standardansicht erscheint eine Schaltfläche „Add-Ins abrufen“.
- Ist ein Exchange-Postfach über die Exchange-Standardverbindung (Connector) konfiguriert, verzweigt der Klick auf die Schaltfläche zur Einstellung der von Webmail (OWA) und dem Punkt „Add-Ins verwalten“.
- Falls das Add-In „Cisco Webex-Funktion zum Ansetzen“ nicht vorhanden oder nicht aktiviert ist, kann man es dort aktivieren oder über den Punkt „Weitere Add-Ins für Outlook finden Sie im Office Store…“ hinzugefügt werden. Nach dem erneuten Beenden und Neu Starten von Outlook sollte die Funktion als Schlatfläche im Fenster des zu planenden Termins zur Verfügung stehen.
Sie finden Ihre Meeting-Liste auf der persönlichen WebEx-Seite:
- Melden Sie sich bei Webex an.
- Unter dem Menüpunkt „Kalender“ finden Sie sowohl Ihre anstehenden als auch Ihre bereits abgeschlossenen Meetings. Dort haben Sie auch die Möglichkeit, nach Zeitraum, Meeting/Webinar zu filtern
Sie können die Darstellung als Liste, Tag, Arbeitswoche oder Woche in der Kalenderansicht filtern.
- Geben Sie den Namen in die Suchmaske ein und wählen Sie diesen aus der Liste der Suche aus.
- Bei externen Teilnehmer*innen muss die vollständige E-Mail-Adresse eingegeben werden, vorausgesetzt, die Person verfügt über einen Webex-Account.
Für Webex-User besteht die Möglichkeit, sich nach Registrierung über die Cisco Community auszutauschen und z.B. fehlende oder nicht optimal entwickelte Funktionen und Lösung in zukünftigen Versionen der Software an den Hersteller weiterzugeben. Dies geschieht durch aktive Teilnahme in den Forenbeiträgen oder durch die Zustimmung zu einem bestehenden Feature Request oder Bug Fix-Beitrag mit der Funktion „I have this problem too“. Zukünftige Entwicklungen werden darüber gewichtet.
Bei der Einführung von Webex wurde in Abstimmung mit dem Datenschutzbeauftragten und dem CISO der Hochschule die Übertragung der E-Mail-Adresse und des Vor- und Nachnamens als Attribut bei der Anmeldung am Dienst (siehe Zustimmung zur Datenübermittlung in der NKV) beschlossen.
Während der Buchung des Webex-Dienstes werden Sie einmalig gebeten, Ihre Zustimmung zur Übertragung Ihres Vor- und Nachnamens sowie Ihrer E-Mail-Adresse zu erteilen.
Wichtig:
- In seltenen Fällen kann es für Nutzer*innen, die bereits ein Webex-Konto mit ihrer universitären E-Mail-Adresse haben, zu unerwarteten Nebeneffekten führen. Dies bezieht sich auf die interne Verwaltung der Accounts bei Webex und muss im Einzelfall geprüft werden.
- Wenn Sie mit der Übertragung der E-Mail-Adresse, des Vor- und Nachnamens an den Dienst nicht einverstanden sind, können Sie diesen nicht nutzen! Technisch erlaubt Webex hier keine andere Möglichkeit.
-
Nutzer*innen, die über den kostenlosen Registrierungsprozess ein Profil mit einer E-Mail-Adresse der Form
- …@uni-siegen.de
- …@student.uni-siegen.de
- …@zv.uni-siegen.de
angelegt haben, müssen die E-Mail-Adresse ändern.
