Abteilung 1.4 - Drittmittel

Bundesmittel (wie z.B. AiF, BMBF, BMWi etc.):

Phase 2: Projekteinrichtung

Verantwortungsbereich Projektleitung:

• Elektronische Drittmittelanzeige ausfüllen und mit Vertrag / Zuwendungsbescheid über das Rektorat einreichen
• Falls noch nicht in der Projektanbahnung geschehen, sollte jetzt bestimmt werden aus welchen Mitteln ggf. der Eigenanteil erbracht werden soll

Verantwortungsbereich 1.4 Drittmittel:

• Prüfung der Drittmittelanzeige
• Einrichtung und Mitteilung eines PSP-Elementes
• Ggf. Rücksendung Empfangsbestätigung und Rechtsbehelfsverzicht
• Ggf. Antrag auf Teilnahme am profi-online Verfahren stellen
• Ggf. Rücksendung der Zahlungspläne für den voraussichtlichen Kassenbedarf (z.B. AiF)  

Phase 3: Projektdurchführung

Verantwortungsbereich Projektleitung:

• Wissenschaftliche Durchführung
• Beachtung fachlicher Berichtspflichten wie z.B. Erstellung und Einreichung von Zwischen- oder Abschlussberichten
• Anlage 6.1 erstellen zur Ermittlung der Stundensätze der Projektmitarbeiter (AiF)
• Personalbuchungen überprüfen (Kontierung, Plausibilität)
• Führen von Stundenzetteln (AiF ZIM)
• Antrag auf Genehmigung von außereuropäischen Dienstreisen (z.B. DESY)
• Bestellungen erzeugen und archivieren
• Rechnungen prüfen (Projektbezug & Abrechenbarkeit) und kontieren
• Sachausgaben überprüfen (Kontierung, Vollständigkeit)
• Falls die Umbuchung von Sachausgaben notwendig ist, Umbuchungsantrag ausfüllen, unterschreiben und dann über die Abt. 1.2 einreichen
• Bei der Anschaffung von (Groß-) Geräten und Auftragsvergaben ist frühzeitig die Abteilung Beschaffung einzuschalten (Nettowert derzeit ab 3.000 €)
• Bei Änderung / Überschreitung AZA, Klärung mit Mittelgeber
• Im Falle eines positiven Kassenbestands zum Ende eines Haushaltsjahres, fachliche Begründung in Abstimmung mit 1.2 Projektadministration an den Mittelgeber schicken
• Sollte die Prüfung der Abt. 1.2 ergeben haben, dass die Mittel eines Haushaltsjahres nicht abgerufen werden können, muss der Mittelübertrag bzw. die Mittelverschiebung mit einer fachlichen Begründung formal beim Mittelgeber beantragt werden

  Verantwortungsbereich 1.4 Drittmittel:

• Kalkulation und Mittelabruf (in Absprache mit der Projektleitung)
• Beleglisten erstellen
• Auf Wunsch aktuellen Finanzstatus erstellen und an die Projektleiter versenden
• Klärung von Einzelfragen
• Kassenmäßigen Jahresbedarf bei der Projektleitung erfragen, kalkulieren und an den Mittelgeber melden
• Überwachung finanzieller Fristen (z.B. Mittelabruf, Rückmeldungen zu Budgetbedarf, Zwischennachweis)
• Finanzieller Zwischennachweis  
• Rechnungen im Hinblick auf das vorhandene Budget prüfen
• Umbuchungsauftrag Sachmittel prüfen, freigeben und weiterleiten  

Phase 4: Projektabschluss

Verantwortungsbereich Projektleitung:

• Aufbewahrung sowie Sicherung der Daten und Ergebnisse gemäß den Vorgaben des Mittelgebers
• Auflagen zu Publikations-/ Verwertungspflichten erfüllen (falls vorhanden)
• Fachlicher Verwendungsnachweis, Abgabe des Schlussberichts gegenüber dem Mittelgeber, Dokumentation des Zeitpunkts der Abgabe des Schlussberichts
• Überwachung projektspezifischer Fristen (z.B. Sachbericht, Verwertungsbericht)
• Beleglisten prüfen (Projektbezug & ggf. Eigenanteil)
• Erläuterung zur Position 0845 Auslandsdienstreisen
• Erläuterung zu den Personalkosten (z.B. DESY, AiF IGF)
• Zuordnung der angeschafften Geräte zur Geräteliste
• Prüfung der Projektlaufzeit im Vergleich zur Nutzungsdauer der Geräte und Rücksprache mit der Anlagenbuchhaltung

Verantwortungsbereich 1.4 Drittmittel:

• Finanzieller Verwendungsnachweis
• Gesamtbelegliste erstellen & prüfen (Übereinstimmung mit Buchungen)
• Nachweis zur Trennung von wirtschaftlichen und nichtwirtschaftlichen Tätigkeiten
• Technische Umsetzung Ausgleich Defizit / Eigenanteil
• Kennzeichnung im Buchungssystem, dass das Projekt abgeschlossen ist
• Aufbewahrung der mit dem Projekt zusammenhängenden Unterlagen der Verwaltung (Grund: Aufbewahrungsfristen, Bereithalten der Daten für mögliche Prüfungen)
• Ggf. Begleitung von Prüfungen
• Erläuterung zur Position 0835 Vergabe von Aufträgen inkl. Schlussrechnung
• Mitteilung an den Mittelgeber über die weitere Verwendung der über die Zuwendung angeschafften Gegenstände (nach Rücksprache mit der Projektleitung)

DAAD-Mittel:

Phase 2. Projekteinrichtung

Verantwortungsbereich Projektleitung:

• Elektronische Drittmittelanzeige ausfüllen und mit Vertrag / Zuwendungsbescheid über das Rektorat einreichen
• Rollenvergabe im DAAD-Portal (Projektassistenz)

Verantwortungsbereich 1.4 Drittmittel:

• Prüfung der Drittmittelanzeige
• Einrichtung und Mitteilung eines PSP-Elementes

Phase 3. Projektdurchführung

Verantwortungsbereich Projektleitung:

• Wissenschaftliche Durchführung
• Überwachung projektspezifischer Fristen (z.B. Rückmeldung nicht benötigter Mittel, Gefördertenstatistik)
• Beachtung fachlicher Berichtspflichten wie z.B. Erstellung und Einreichung von Zwischen- oder Abschlussberichten
• Personalbuchungen überprüfen (Kontierung, Plausibilität)
• Bestellungen erzeugen und archivieren
• Rechnungen prüfen (Projektbezug & Abrechenbarkeit) und kontieren
• Sachausgaben überprüfen (Kontierung, Vollständigkeit)
• Falls die Umbuchung von Sachausgaben notwendig ist, Umbuchungsantrag ausfüllen, unterschreiben und dann über die Abt. 1.2 einreichen
• Bei der Anschaffung von (Groß-) Geräten und Auftragsvergaben ist frühzeitig die Abteilung Beschaffung einzuschalten (Nettowert derzeit ab 3.000 €)
• Kommunikation mit dem Mittelgeber und Mitteilungen über Abweichungen vom Zeit- und Arbeitsplan (z.B. Änderung von Reiseplänen und Reisedauer, Mehrbedarf)
• Falls nötig, Änderung Finanzierungsplan über Portal einreichen

Verantwortungsbereich 1.4 Drittmittel:

• Kalkulation und Mittelabruf (in Absprache mit der Projektleitung)
• Projektbegleitender Aufbau der Belegliste
• Auf Wunsch aktuellen Finanzstatus erstellen und an die Projektleiter versenden
• Klärung von Einzelfragen
• Überwachung finanzieller Fristen
• Finanzieller Zwischennachweises
• Rechnungen im Hinblick auf das vorhandene Budget prüfen
• Umbuchungsauftrag Sachmittel prüfen, freigeben und weiterleiten
• Bei Dienstreisen: DAAD-Pauschalen berechnen und an Reisekostenstelle weiterleiten

Phase 4. Projektabschluss

Verantwortungsbereich Projektleitung:

• Aufbewahrung sowie Sicherung der Daten und Ergebnisse gemäß den Vorgaben des Mittelgebers
• Auflagen zu Publikations-/ Verwertungspflichten erfüllen (falls vorhanden)
• Fachlicher Verwendungsnachweis, Abgabe des Schlussberichts gegenüber dem Mittelgeber, Dokumentation des Zeitpunkts der Abgabe des Schlussberichts
• Mitwirkung bei der Erstellung des finanziellen Schlussnachweises
• Überwachung projektspezifischer Fristen (z.B. Sachbericht, Verwertungsbericht)
• Prüfung in Zusammenarbeit mit der Verwaltung, dass alle projektspezifischen Buchungen erfolgt sind, ggf. Durchführung von Korrekturbuchungen
• Beleglisten prüfen (Projektbezug & ggf. Eigenanteil)

Verantwortungsbereich 1.4 Drittmittel:

• Finanzieller Verwendungsnachweis
• Durchführung von notwendigen Korrekturbuchungen
• Erstellung des Schlussnachweises und Upload im DAAD Portal
• Kennzeichnung im Buchungssystem, dass das Projekt abgeschlossen ist
• Aufbewahrung der mit dem Projekt zusammenhängenden Unterlagen der Verwaltung (Grund: Aufbewahrungsfristen, Bereithalten der Daten für mögliche Prüfung)
• Ggf. Begleitung von Prüfungen

DFG-Mittel:

Phase 2. Projekteinrichtung

Verantwortungsbereich Projektleitung:

• Elektronische Drittmittelanzeige ausfüllen und mit Bewilligungsbescheid über das Rektorat einreichen 

Verantwortungsbereich 1.4 Drittmittel:

• Prüfung der Drittmittelanzeige
• Einrichtung und Mitteilung eines PSP-Elementes

Phase 3. Projektdurchführung

Verantwortungsbereich Projektleitung:

• Wissenschaftliche Durchführung
• Überwachung projektspezifischer Fristen
• Bei Notwendigkeit Laufzeitverlängerungen/Umwidmung beantragen
• Personalbuchungen überprüfen (Kontierung, Plausibilität)
• Bestellungen erzeugen und archivieren
• Rechnungen prüfen (Projektbezug & Abrechenbarkeit) und kontieren
• Sachausgaben überprüfen (Kontierung, Vollständigkeit)
• Falls die Umbuchung von Sachausgaben notwendig ist, Umbuchungsantrag ausfüllen, unterschreiben und dann über Abt. 1.2 einreichen
• Überprüfung, ob Beschaffungen erfolgen dürfen
• Bei der Anschaffung von (Groß-) Geräten und Auftragsvergaben ist frühzeitig die Abteilung Beschaffung einzuschalten (Vorgaben der DFG einhalten/ berücksichtigen)
• Meldung an die Anlagenbuchhaltung über vorhandene DFG-Leihgeräte
• Frühzeitige Mitteilungen über Abweichungen vom Zeit- und Arbeitsplan
• Die Frist für die Inanspruchnahme der Publikationsmittel beginnt mit Einreichung des wissenschaftlichen Abschlussberichts und beträgt in der Regel 24 Monate

Verantwortungsbereich 1.4 Drittmittel:

• Kalkulation und Mittelabruf
• Auf Wunsch aktuellen Finanzstatus erstellen und an die Projektleiter versenden
• Klärung von Einzelfragen
• Überwachung finanzieller Fristen (z.B. Mittelabruf, Zwischennachweis)
• Erstellung des jährlichen finanziellen Zwischennachweises
• Rechnungen im Hinblick auf das vorhandene Budget prüfen
• Umbuchungsauftrag Sachmittel prüfen, freigeben und weiterleiten
• Bestätigung der Übernahme von Leihgeräten der DFG in die Hochschule
• Meldung an die Anlagenbuchhaltung bei Übereignung der Geräte an die Universität Siegen

Phase 4. Projektabschluss

Verantwortungsbereich Projektleitung:

• Aufbewahrung sowie Sicherung der Daten und Ergebnisse gemäß den Vorgaben des Mittelgebers
• Auflagen zu Publikations-/ Verwertungspflichten erfüllen (falls vorhanden)
• Fachlicher Verwendungsnachweis, Abgabe des Schlussberichts gegenüber dem Mittelgeber, Dokumentation des Zeitpunkts der Abgabe des Schlussberichts
• Mitwirkung bei der Erstellung des finanziellen Schlussnachweises
• Prüfung in Zusammenarbeit mit der Verwaltung, dass alle projektspezifischen Buchungen erfolgt sind, ggf. Durchführung von Korrekturbuchungen
• Ggf. Antrag auf tarifbedingten Mehrbedarf stellen (fachlich).
  Dies ist ebenfalls möglich für nichtwissenschaftliche/ technische MitarbeiterInnnen, jedoch nicht für Hilfskräfte.

Verantwortungsbereich 1.4 Drittmittel:

• Finanzieller Verwendungsnachweis (eventuell separat für Publikationen)
• Durchführung von notwendigen Korrekturbuchungen
• Kennzeichnung im Buchungssystem, dass das Projekt abgeschlossen ist
• Prüfung der Projektlaufzeit im Vergleich zur Nutzungsdauer der Geräte und Umsetzen der Anlage nach Projektende auf Sammelkonto veranlassen
• Aufbewahrung der mit dem Projekt zusammenhängenden Unterlagen der Verwaltung (Grund: Aufbewahrungsfristen, Bereithalten der Daten für mögliche Prüfung)
• Ggf. Begleitung von Prüfungen 
• Ggf. Antrag auf tarifbedingten Mehrbedarf stellen (finanziell)
• Aufbewahrung der Abrechnungsunterlagen (Frist i.d.R. 5 Jahre)

EFRE II

Die folgenden Punkte beziehen sich auf die Bewirtschaftung von EFRE II - Projekten. EFRE II Projekte (Leitmarkt, Regio NRW, etc.) sowei EFRE III. Bitte beachten Sie, die d ie tatsächliche Mittelverfügbarkeit kann nicht garantiert werden.

EFRE II – Projektmittel unterliegen der Jährlichkeit und sind nicht übertragbar!

Phase 2: Projekteinrichtung

Verantwortungsbereich Projektleitung:

• Elektronische Drittmittelanzeige ausfüllen und mit Vertrag / Zuwendungsbescheid über Rektorat einreichen
•   falls noch nicht in der Projektanbahnung geschehen, sollte jetzt bestimmt werden aus welchen Mitteln der Eigenanteil erbracht werden soll

Verantwortungsbereich 1.4 Drittmittel:

• Drittmittelanzeige prüfen
• Einrichtung und Mitteilung eines PSP-Elementes
• ggf. Rücksendung Empfangsbestätigung und Rechtsbehelfsverzicht

Phase 3: Projektdurchführung

Verantwortungsbereich Projektleitung:

• Wissenschaftliche Durchführung
• Überwachung projektspezifischer Fristen
• Beachtung fachlicher Berichtspflichten wie z.B. Erstellung und Einreichung von Zwischen- oder Abschlussberichten
•   Landespersonal kann nur nach regulärem Vertragsende über EFRE II finanziert werden, Umfinanzierung oder Aufhebungsvertrag nicht möglich.
• Führen von Stundenzetteln für Personal (Achtung alles über 1650 Produktivstunden pro Jahr wird gekürzt!). Die Stundennachweise müssen für alle Beschäftigungsverhältnisse geführt werden! (z.B. versch. Projekte)
• Überprüfung der Stundenzettel hinsichtlich Dienstreisen, Beschäftigung auf anderen Projekten, Feiertagen und Abwesenheitszeiten
•   Führen von Abwesenheitslisten (im Abgleich mit den Stundenzetteln)
• Stundenzettel für jeweilige Mittelabrufe bei Abt. 1.2 einreichen
• Personalbuchungen überprüfen (Kontierung, Plausibilität)
• Bestellungen erzeugen und archivieren
• Rechnungen prüfen (Projektbezug & Abrechenbarkeit) und kontieren
• Sachausgaben überprüfen (Kontierung und Vollständigkeit)
• Falls die Umbuchung von Sachausgaben notwendig ist, Umbuchungsantrag ausfüllen, unterschreiben und dann über die Abt. 1.2 einreichen
• bei der Anschaffung von (Groß-) Geräten und Auftragsvergaben ist frühzeitig die Abteilung Beschaffung einzuschalten (Nettowert ab 3.000€). Besonderheit: Bei EFRE II-Projekten müssen für alle Beschaffungen ab einem Nettowert von 500€ drei Vergleichsangebote eingeholt werden!
•   Bei Änderung / Überschreitung oder Anpassung der AZA-Pläne ist der Mittelgeber frühzeitig einzubinden
• Die Einzelansätze der Ausgabekategorien sind nicht gegenseitig deckungsfähig

Verantwortungsbereich 1.4 Drittmittel:

• Kalkulation und Mittelabruf inkl. Versendung der Belegkopien und Originalstundenzettel
• Beleglisten erstellen
• Vergabeliste für alle Anschaffungen ab einem Nettowert ab 500 € ist jedem Mittelabruf beizufügen
• Rechnungen im Hinblick auf das vorhandene Budget prüfen
•   Umbuchungsaufträge prüfen, freigeben und weiterleiten
• Für alle Projektmitarbeiter müssen Kopien der Arbeitsverträge vorgelegt werden.
• Klärung von Einzelfragen
• auf Wunsch aktuellen Finanzstatus erstellen und an die Projektleiter versenden
• Überwachung finanzieller Fristen (z.B. Mittelabruf, Rückmeldungen zu Budgetbedarf, Schlussnachweis)

Phase 4: Projektabschluss

Verantwortungsbereich Projektleitung:

• Aufbewahrung sowie Sicherung der Daten und Ergebnisse gemäß den Vorgaben des Mittelgebers
• Fachlicher Sachbericht jährlich zum 30.03.
• Überwachung projektspezifischer Fristen (z.B. Sachbericht, Schlussbericht, Verwertungsbericht, Monitoringbogen)
• Ggf. Auflagen zu Publikations-/ Verwertungspflichten erfüllen
• falls noch nicht bei Projekteinrichtung geschehen, sollte jetzt bestimmt werden aus welchen Mitteln der Eigenanteil erbracht wird
• da alle Projekte grundsätzlich vor Ort geprüft werden, müssen alle über das Projekt angeschafften Anlagen und Gegenstände mit den speziellen Aufklebern/ Logos des Mittelgebers versehen werden

Verantwortungsbereich 1.4 Drittmittel:

• Finanzieller Schlussnachweis
• Gesamtbelegliste erstellen & prüfen (Übereinstimmung mit Buchungen)
• Prüfung der Projektlaufzeit im Vergleich zur Nutzungsdauer der Geräte und Umsetzen der Anlage nach Projektende auf Sammelkonto veranlassen
• Nachweis zur Trennung von wirtschaftlichen und nichtwirtschaftlichen Tätigkeiten
•   Mitteilung an den Mittelgeber über die weitere Verwendung der über die Zuwendung angeschafften Gegenstände (nach Rücksprache mit der Projektleitung)
• Technische Umsetzung Ausgleich Defizit / Eigenanteil
• Kennzeichnung im Buchungssystem, dass das Projekt abgeschlossen ist
• Da alle Projekte grundsätzlich vor Ort geprüft werden, muss auf allen Projektunterlagen die Aufbewahrungsfrist vermerkt werden.
• Aufbewahrung der mit dem Projekt zusammenhängenden Unterlagen der Verwaltung (Grund: Aufbewahrungsfristen, Bereithalten der Daten für mögliche Prüfung) Frist: 31.12.2028

Mittel des Landes NRW (MIWF):  

Phase 2: Projekteinrichtung

Verantwortungsbereich Projektleitung:

• Elektronische Drittmittelanzeige ausfüllen und mit Vertrag / Zuwendungsbescheid über Rektorat einreichen
• Falls noch nicht in der Projektanbahnung geschehen, sollte jetzt bestimmt werden aus welchen Mitteln ggf. der Eigenanteil erbracht werden soll

Verantwortungsbereich 1.4 Drittmittel:

• Prüfung der Drittmittelanzeige
• Einrichtung und Mitteilung eines PSP-Elementes
• Ggf. Rücksendung Empfangsbestätigung und Rechtsbehelfsverzicht  

Phase 3: Projektdurchführung

Verantwortungsbereich Projektleitung:

• Wissenschaftliche Durchführung
• Beachtung fachlicher Berichtspflichten (wie z.B. Erstellung und Einreichung von Zwischen- oder Abschlussberichten) und projektspezifischer Fristen
• Fachlicher Zwischennachweis
• Personalbuchungen überprüfen (Kontierung, Plausibilität)
• Führen von Stundenzetteln (wenn durch Mittelgeber verlangt)  
• Überprüfung vorab, ob Beschaffungen gem. Zuwendungsbescheid erfolgen dürfen
• Bestellungen erzeugen und archivieren
• Rechnungen prüfen (Projektbezug & abrechenbar) und kontieren
• Buchungen der Sachausgaben prüfen (Kontierung, Vollständigkeit)
• Falls die Umbuchung von Sachausgaben notwendig ist, Umbuchungsantrag ausfüllen, unterschreiben und dann über die Abt. 1.2 einreichen
• Bei der Anschaffung von (Groß) Geräten und Auftragsvergaben ist frühzeitig die Abteilung Beschaffung einzuschalten (Nettowert derzeit ab 3.000€)
• Bei Änderung / Überschreitung AZA, Klärung mit Mittelgeber / Ministerium

Verantwortungsbereich 1.4 Drittmittel:

• Kalkulation und Mittelabruf (in Absprache mit der Projektleitung)
• Ggf. Beleglisten erstellen
• Auf Wunsch aktuellen Finanzstatus erstellen und an die Projektleiter versenden
• Klärung von Einzelfragen
• Kassenmäßigen Jahresbedarf bei der Projektleitung erfragen, kalkulieren und an den Mittelgeber melden
• Überwachung finanzieller Fristen (z.B. Mittelabruf, Rückmeldungen zu Budgetbedarf)
• Unterschriften Kanzler (ohne Anträge) einholen
• Finanzieller Zwischennachweis  
• Stundensatzberechnung  
• Rechnungen im Hinblick auf das vorhandene Budget prüfen
• Umbuchungsauftrag Sachmittel prüfen, freigeben und weiterleiten  

Phase 4: Projektabschluss

Verantwortungsbereich Projektleitung:

• Aufbewahrung sowie Sicherung der Daten und Ergebnisse gemäß den Vorgaben des Mittelgebers
• Auflagen zu Publikations-/ Verwertungspflichten erfüllen (falls vorhanden)
• Fachlicher Verwendungsnachweis, Abgabe des Schlussberichts gegenüber dem Mittelgeber, Dokumentation des Zeitpunkts der Abgabe des Schlussberichts
• Überwachung projektspezifischer Fristen (z.B. Sachbericht, Verwertungsbericht)
• Beleglisten prüfen (Projektbezug & ggf. Eigenanteil)
• Ggf. Zuordnung Belegliste zum Finanzierungsplan

Verantwortungsbereich 1.4 Drittmittel:

• Finanzieller Verwendungsnachweis
• Beleglisten erstellen & prüfen (Übereinstimmung mit Buchungen)
• Technische Umsetzung Ausgleich Defizit / Eigenanteil
• Aufbewahrung der mit dem Projekt zusammenhängenden Unterlagen der Verwaltung (Grund: Aufbewahrungsfristen, Bereithalten der Daten für mögliche Prüfung)
• Kennzeichnung im Buchungssystem, dass das Projekt abgeschlossen ist

STIFTUNGEN:

Phase 2: Projekteinrichtung

Verantwortungsbereich Projektleitung:

• Elektronische Drittmittelanzeige ausfüllen und mit Vertrag / Zuwendungsbescheid über Rektorat einreichen
• Falls noch nicht in der Projektanbahnung geschehen, sollte jetzt bestimmt werden aus welchen Mitteln ggf. der Eigenanteil erbracht werden sollte

Verantwortungsbereich 1.4 Drittmittel:

• Prüfung der Drittmittelanzeige
• Einrichtung und Mitteilung eines PSP-Elementes
• Ggf. Mittelabrufpläne erstellen und versenden  

Phase 3: Projektdurchführung

Verantwortungsbereich Projektleitung:

• Wissenschaftliche Durchführung
• Beachtung fachlicher Berichtspflichten wie z.B. Erstellung und Einreichung von Zwischen- oder Abschlussberichten
• Fachlicher Zwischennachweis
• Personalbuchungen überprüfen (Kontierung, Plausibilität)
• Führen von Stundenzetteln (wenn durch Mittelgeber verlangt)
• Überprüfung vorab, ob Beschaffungen gem. Zuwendungsbescheid erfolgen dürfen
• Bestellungen erzeugen und archivieren
• Rechnungen prüfen (Projektbezug & abrechenbar) und kontieren
• Falls die Umbuchung von Sachausgaben notwendig ist, Umbuchungsantrag ausfüllen, unterschreiben und dann über die Abt. 1.2 einreichen
• Buchungen Sachausgaben überprüfen (Kontierung, Vollständigkeit)
• Bei der Anschaffung von (Groß) Geräten und Auftragsvergaben ist frühzeitig die Abteilung Beschaffung einzuschalten (Nettowert derzeit ab 3.000€)
• Bei Änderung / Überschreitung Finanzierungsplan, Klärung mit Stiftung  

Verantwortungsbereich 1.4 Drittmittel:

• Kalkulation und Mittelabruf (in Absprache mit der Projektleitung)
• Ggf. Beleglisten erstellen
• Auf Wunsch aktuellen Finanzstatus erstellen und an die Projektleiter versenden
• Klärung von Einzelfragen
• Überwachung finanzielle Fristen (z.B. Mittelabruf, Rückmeldungen zu Budgetbedarf)
• Techn. Umsetzung Ausgleich Defizit / Eigenanteil
• Unterschriften Kanzler (ohne Anträge) einholen
• Finanzieller Zwischennachweis   Ø  Stundensatzberechnung  
• Rechnung prüfen (Budget und Sachkonto)
• Umbuchungsauftrag Sachmittel prüfen, freigeben und weiterleiten  

Phase 4: Projektabschluss

Verantwortungsbereich Projektleitung:

• Aufbewahrung sowie Sicherung der Daten und Ergebnisse gemäß den Vorgaben des Mittelgebers
• Auflagen zu Publikations-/ Verwertungspflichten erfüllen (falls vorhanden)
• Fachlicher Verwendungsnachweis
• Überwachung projektspezifischer Fristen (z.B. Sachbericht, Verwertungsbericht)
• Ggf. Herkunft Ausgleich Defizit / Eigenanteil nach Projektende klären
• Beleglisten prüfen (Projektbezug & ggf. Eigenanteil)
• Ggf. Zuordnung Belegliste zum Finanzierungsplan

Verantwortungsbereich 1.4 Drittmittel:

• Finanzieller Verwendungsnachweis
• Beleglisten erstellen & prüfen (Übereinstimmung mit Buchungen)
• Aufbewahrung der mit dem Projekt zusammenhängenden Unterlagen der Verwaltung (Grund: Aufbewahrungsfristen, Bereithalten der Daten für mögliche Prüfung)
• Kennzeichnung im Buchungssystem, dass das Projekt abgeschlossen ist