Abrechnung von Dienstreisen von Mitarbeitenden
Die nach erfolgter Reise gestellten Reisekosten von Bediensteten werden auf Vollständigkeit geprüft, bearbeitet und erstattet. Die Bearbeitung und Erstattung der Kosten erfolgt gemäß den Richtlinien des Landesreisekostengesetzes NRW (LRKG NRW). Auch die Zahlung eines Abschlags vor der Dienstreise ist möglich.
Dienstreisen kompakt
für Mitarbeitende
Vor der Reise
Dienstreise mit dem Dienstreiseantrag per E‐Mail durch die vorgesetzte Person genehmigen lassen bzw. die Dienstreise dem Dekanat anzeigen. Hier kann ggf. auch schon ein Abschlag beantragt werden.
Während der Reise
Alle Abrechnungsunterlagen (Belege und Quittungen) sammeln und scannen. Einzelbelege bis 25 Euro müssen nicht beigefügt werden.
Nach der Reise
Dienstreisegenehmigung, Dienstreiseabrechnung und Abrechnungsunterlagen zu einem PDF-Dokument zusammenführen.
Vollständige Abrechnung als Anhang an reiseabrechnung@uni-siegen.de senden.
Wichtig: Es kann immer nur eine Abrechnung pro E-Mail / Ticket bearbeitet werden!
Nach der Abrechnung
Sie erhalten eine E-Mail zur Information über die abgeschlossene Abrechnung und können nun die Papierbelege vernichten. Alle Unterlagen werden als Anhang zum SAP-Beleg in Fiori archiviert.
Auf einen Blick
Definition
Als Dienstreise gelten alle dienstlich veranlassten Termine außerhalb Ihrer regulären Arbeitsstätte. Bitte prüfen Sie vorab immer, ob eine Reise wirklich notwendig ist oder ob sich das Anliegen kostengünstiger – etwa über digitale Kommunikationswege – erledigen lässt. Generell gilt: Planen Sie Ihre Reisen wirtschaftlich und halten Sie sie so kurz wie möglich. Bei der Wahl des Verkehrsmittels sollten Sie neben den Kosten besonders auf den Klimaschutz achten.
Die Abrechnung erfolgt gem. der aktuell gültigen Fassung des Landesreisekostengesetzes NRW (kurz LRKG NRW) und den allgemeinen Verwaltungsvorschriften des LRKG NRW.
Antrag
Die Dienstreise wird mit dem Antrag auf Genehmigung per E-Mail durch die vorgesetzte Person genehmigt bzw. dem Dekanat angezeigt. Weitere Informationen finden Sie hier.
Bei der Dienstreisegenehmigung wird lediglich die dienstliche Notwendigkeit der Reise bestätigt. Die Reisekostenabrechnung wird gemäß den geltenden Vorgaben des LRKG NRW durch die Reisekostenstelle im Dezernat 1.2 vorgenommen.
Abrechnung
Die Unterlagen zur Reisekostenabrechnung (Dienstreisegenehmigung, Reisekostenabrechnung, zugehörige (gescannte) Belege, etc.) werden zusammengefügt in einer pdf‐Datei an die Ticketadresse reiseabrechnung@uni-siegen.de gesendet. Bitte senden Sie nicht mehrere Anhänge in einer E-Mail. Bitte erzeugen Sie auch keine Portfolio-Datei.
Es kann nur eine Abrechnung pro Mail verarbeitet werden!
Allgemeine Fragen zum Thema Reisekosten können an reisekosten@zv.uni-siegen.de gesendet werden. Tickets mit Abrechnungen oder Abschlägen können hier NICHT bearbeitet werden.
Sonderfall Abschlagszahlung
Der Antrag / die Dienstreisegenehmigung wird mit dem Betreff „Antrag auf Abschlagszahlung“ an reiseabrechnung@uni-siegen.de gesendet, damit dieser direkt erkannt und vorrangig bearbeitet werden kann.
Wichtiger Hinweis zu Dienstreisen in Länder/ Regionen, für die beim Reiseantritt eine Reisewarnung besteht
Unter anderem aus versicherungsrechtlichen Gründen sind Dienstreisen in Länder/ Regionen, für die beim Reiseantritt eine Reisewarnung besteht, nicht zulässig. Infolgedessen können für solche Reisen keine Erstattungsanträge eingereicht werden. Bitte vergewissern Sie sich u.a. aus diesem Grund unbedingt vor einer Reise dahingehend, ob für ihr Reiseziel eine Reisewarnung ausgesprochen wurde.
Bei angetretenen Dienstreisen in Länder/Regionen, für die während der Dienstreise eine Reisewarnung ausgesprochen wurde, gilt, dass diese Dienstreisen innerhalb 14 Tagen nach Bekanntgabe der Reisewarnung zu beenden sind, da auch hier ansonsten der Versicherungsschutz erlischt. Eine Fortführung der Reise über diesen Zeitpunkt hinaus ist nicht zulässig. Infolgedessen können Erstattungen für den Fall des Überschreitens der 14-Tage-Frist nicht eingereicht werden.
Welche Länder und Regionen von Reisewarnungen betroffen sind, können Sie unter folgendem Link in Erfahrung bringen:
https://www.auswaertiges-amt.de/de/reiseundsicherheit/10-2-8reisewarnungen
Formulare und Hinweise
Formular Antrag/Anzeige Dienstreise und Abschlag
Ansprechpersonen
Dezernat 1 Abteilung 1.2 - Team Reisekosten
Manuela Klein
Kontakt
Erreichbarkeit
Sandra Schade
Kontakt
Erreichbarkeit