Hilfskräfte und HK-LifeCycle

An der Universität Siegen unterscheiden wir zwei Gruppen von Hilfskräften:

• Studentische Hilfskräfte (SHK): Studierende ohne ersten berufsqualifizierenden Abschluss (Bachelor).
• Wissenschaftliche Hilfskräfte mit Bachelor (WHB): Studierende, die bereits einen Bachelor-Abschluss erworben haben.
• Kernvoraussetzungen: Die Personen müssen an einer deutschen Hochschule immatrikuliert sein. Die Gesamtdauer der Beschäftigung (SHK + WHB) ist auf maximal sechs Jahre begrenzt.

Stellen für SHK und WHB werden grundsätzlich ausgeschrieben. Als Ausschreibung kann auch lediglich ein Aushang am Schwarzen Brett fungieren. Sofern die Ausschreibung im Job-Portal der Universität erscheinen soll, senden Sie bitte die entsprechende Vorlage an Ihre Ansprechperson aus dem Hilfskraft-Team der Abteilung 4.3.
Im Falle einer Ausschreibung ist anschließend ein strukturiertes Auswahlverfahren durchzuführen. Befinden sich unter den eingegangenen Bewerbungen auch Bewerbungen schwerbehinderter Studierender, sind diese - sofern sie nicht offensichtlich ungeeignet sind - bei entsprechender Eignung zum weiteren Verfahren hinzuzuziehen. Die Schwerbehindertenvertretung ist in diesen Fällen hinzuzuziehen.

Der Workflow unterstützt die folgenden Maßnahmen direkt im System:

• Neueinstellung / Wiedereinstellung: Für Personen, die erstmalig oder nach einer Unterbrechung erneut beschäftigt werden sollen. Der HK-LifeCycle ermöglicht die Einbindung der Hilfskraft in den Prozess (Immatrikulation an der Universität Siegen vorausgesetzt). 
• Weiterbeschäftigung: Nahtlose Verlängerung eines bestehenden Vertrags.
• Arbeitszeitänderung: Anpassung der vertraglich vereinbarten Wochenstunden im laufenden Vertrag.
• Finanzierungsänderung: Änderung der Finanzierungsquelle, welche auch rückwirkend möglich ist.
• Auflösung: Die Beendigung eines Vertrags wird im Personaldezernat angestoßen (z. B. bei Exmatrikulation oder einvernehmlicher Auflösung). Dazu benötigen wir eine schriftliche Information mit der Bestätigung der vorgesetzten Person via Mail. Geplante Exmatrikulationen sind unbedingt frühzeitig anzuzeigen.

• Kombinationsmaßnahmen aus Arbeitszeitänderung und Weiterbeschäftigung können in einem Antrag abgebildet werden. 

  SAP Fiori Anmeldung

Damit eine rechtzeitige Bearbeitung und Gehaltszahlung erfolgt, beachten Sie bitte:

• Vorlaufzeit: Anträge müssen mindestens vier Wochen vor Beschäftigungsbeginn eingereicht werden.
• Vertragslaufzeit: Verträge sollen in der Regel eine Mindestlaufzeit von 12 Monaten haben. Ausnahmen mit schlüssiger Begründung, welche über alle Befristungen hinweg nachvollziehbar ist und durch das Personaldezernat überprüft wird, sind möglich.
• Arbeitszeit: Diese muss zwischen 4 und 19 Wochenstunden liegen.
• Vergütung: Die Pauschalvergütung wird monatlich gezahlt. Für SHK beträgt diese ab 04/2026 15,20 € pro Stunde und für WHB 16,90 € pro Stunde. Ab 04/2027 beträgt diese für SHK 15,90 € pro Stunde und für WHB 17,60 € pro Stunde.

Je nach Maßnahme müssen folgende Unterlagen im Antrag hochgeladen werden:

• Aktuelle Studienbescheinigung (zwingend bei jedem Semesterwechsel).
• Bachelorzeugnis (bei erstmaliger Beschäftigung als WHB).
• Aufenthaltstitel inkl. Zusatzblatt (bei Personen mit einer Staatsangehörigkeit aus dem Nicht-EU-Ausland)
• LBV-Einstellungsunterlagen (bei Neu- und Wiedereinstellungen)

• Anlage 1 und Anlage 2 sind Pflichtdokumente

  anlage1_lbv_persoenliche_angaben.pdf
  anlage1_lbv_persoenliche_angaben_en.pdf
  anlage2_lbv_statuserklaerung.pdf
  anlage2_lbv_statuserklaerung_en.pdf
  anlage3_lbv_einverstaendniserklaehrung_pauschalsteuer.pdf
  anlage3_lbv_einverstaendniserklaehrung_pauschalsteuer_en.pdf
  anlage4_lbv_befreiung_rv_pflicht.pdf

• Kommunikation: Rückfragen oder Ablehnungen werden direkt über das Kommentarfeld in der App ausgesteuert.
• Arbeitsvertrag: Der Vertrag wird vom Personaldezernat erstellt und muss vor Beschäftigungsbeginn unterschrieben vorliegen.
• VPN-Zugang
  Wenn die Hilfskraft den Link für Fiori nicht öffnen kann, ist diese in der Regel nicht mit dem VPN-Netzwerk der Universität Siegen verbunden. Bei Fragen zum VPN-Zugang wenden Sie sich bitte an support@zimt.uni-siegen.de.
  Nur immatrikulierte Studierende der Universität Siegen erhalten einen VPN-Zugang. Ist die Hilfskraft nicht immatrikuliert, ist alternativ ein VPN-Gastzugang (ZIMT) oder eine gemeinsame Datenerfassung mit dem Fachbereich erforderlich.
• Probleme beim Zugang (Passwort vergessen, Zugang gesperrt)
  Die bedarfsmeldende Person kann den Zugang eigenständig wieder aktivieren. Dieser kann in den Aufgaben und Entscheidungen Warten auf HK auf E-Mail erneut senden reaktiviert werden.
• Keine Feldbezeichnungen sichtbar
  Wenn keine Feldbezeichnungen angezeigt werden, wurde die englische Version ausgewählt. Die Hilfskraft muss sich ausloggen und anschließend die deutsche Version verwenden.

• Antrag lässt sich nicht abschicken

  Der Fehler, weshalb sich der Antrag nicht abschicken lässt, wird immer rot umrahmt. Ebenfalls wird Ihnen eine Fehlermeldung unten links angezeigt und erläutert.

Diese Themen werden direkt zwischen Hilfskraft, Fachbereich und Personaldezernat geklärt (siehe Hilfskraft-Handbuch):

• Änderungen persönlicher Daten (Adresse, Bankverbindung)

• Krankheit, Mutterschutz, Elternzeit
• Unfälle

• Urlaub
• Anzeige Nebentätigkeit

• Entsendung

• Angebotsform: Digitaler Workflow via SAP Fiori
• Zuständigkeit: Abteilung 4.3 – Wissenschaftliches Personal, Hilfskräfte, Lehrbeauftragte
• Kontakt für fachliche Fragen: E-Mail an das Team Hilfskräfte 

• Fragen an das Landesamt für Besoldung und Versorgung LBV: Für alle Thematiken bezüglich Zahlungen, Steuern, Eingruppierungen, Sozialversicherungen etc. können Sie sich direkt über das Kontaktformular an das Landesamt für Besoldung und Versorgung (LBV) wenden. 

  Kontaktformular: https://www.finanzverwaltung.nrw.de/lbv-kontaktformular 

• Stundennachweise: Einzureichen an hilfskraftstunden@uni-siegen.de

  arbeitszeitdokumentation_milog.xlsx
  arbeitszeitdokumentation_ausfuellhilfe.pdf
  arbeitszeitdokumentation_faq_hilfskraefte.pdf
• Kalkulation: Personalkosten können unter https://uni-siegen.kalkoed.de[DP2]  berechnet werden 

• Hilfskraftrichtlinie & Hilfskraft-Handbuch:

  hilfskraftrichtlinie.pdf
  hilfskraft-handbuch.pdf