SAP Projekte
Mit dem Einsatz von SAP verfügt die Uni Siegen über eine zentrale Plattform zur digitalen Abbildung diverser Verwaltungsprozesse, die kontinuierlich weiterentwickelt und an neue Anforderungen angepasst wird. Durch den Einsatz moderner SAP-Workflows und Fiori-Anwendungen werden Verwaltungsabläufe effizienter, transparenter und medienbruchfrei gestaltet.
Vom ERP-Einführungsprojekt zu SAP S/4HANA
Einführung von Fiori
Im Rahmen der Modernisierung der Benutzeroberflächen wurde im Jahr 2019 die Einführung von SAP Fiori als zentraler Schritt zur Verbesserung der Nutzererfahrung umgesetzt. Ziel war es, rollenbasierte, intuitiv bedienbare Anwendungen bereitzustellen, die den Anforderungen verschiedener Nutzergruppen gerecht werden.
Zu Beginn des Projekts erfolgte eine Analyse der bestehenden SAP-ERP-Prozesse sowie die Identifikation geeigneter Anwendungsfälle für den Einsatz von Fiori. Darauf aufbauend wurden priorisierte Fiori-Apps ausgewählt und an die spezifischen Anforderungen der Hochschulverwaltung angepasst. Besonderer Fokus lag auf häufig genutzten Prozessen wie der Rechnungsbearbeitung, Genehmigungsworkflows sowie Self-Services. Die technische Implementierung umfasste den Aufbau der erforderlichen Systemarchitektur einschließlich Fiori Launchpad sowie die Integration in die bestehende Systemlandschaft.
Einen bedeutenden Meilenstein stellte die Einführung der elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung in Fiori im Jahr 2020 dar, durch die die digitale und dezentrale Freigabe von Rechnungen ermöglicht wurde. Die Weiterentwicklung der Fiori-Anwendungen wurde 2021 mit der Implementierung der elektronischen Ausgangsrechnungsverarbeitung fortgeführt, wodurch eine bestehende Altlösung abgelöst werden konnte.
Im Jahr 2022 folgte die Einführung der elektronischen Beschaffung („BUY“) auf Basis von Fiori, die einen weiteren Schritt zur Digitalisierung administrativer Prozesse darstellte. Mit der Integration der Drittmittelanzeige im darauffolgenden Jahr wurde das Anwendungsspektrum zusätzlich erweitert. Insbesondere im Forschungsumfeld konnten dadurch Transparenz und Effizienz der Arbeitsabläufe weiter verbessert werden.
In den Folgejahren wurde das Angebot an Fiorianwendungen kontinuierlich erweitert. Dieser Ausbau wird auch zukünftig fortgesetzt, um Fiori weiter als zentralen Zugangspunkt für SAP-Anwendungen innerhalb der Universität zu etablieren.
Outsourcing SAP
Im Zuge der Weiterentwicklung der IT-Strategie wurde im Jahr 2022 die SAP-Systemlandschaft der Universität Siegen an einen externen Dienstleister ausgelagert. Ziel dieser Maßnahme war es, den stabilen und sicheren Betrieb der Systeme langfristig zu gewährleisten sowie interne Ressourcen gezielt zu entlasten und auf strategische Weiterentwicklungen zu fokussieren.
Besonderer Fokus lag auf der Sicherstellung von Verfügbarkeit, Performance sowie klar definierten Support- und Eskalationsstrukturen.
Im Rahmen der Transition wurde der technische Betrieb schrittweise an den Dienstleister übergeben. Dies umfasste unter anderem die Übernahme von Systembetrieb, Monitoring, Wartung sowie Backup- und Recovery-Prozessen.
Nach der erfolgreichen Überführung in den Regelbetrieb wurde die Betriebsqualität kontinuierlich überwacht und weiterentwickelt. Regelmäßige Abstimmungen bilden die Grundlage für einen stabilen und transparenten Betrieb. Durch das Outsourcing konnte eine nachhaltige Entlastung der internen IT-Strukturen erreicht und gleichzeitig die Basis für zukünftige Weiterentwicklungen, wie die Transformation nach SAP S/4HANA, geschaffen werden.
SAP S/4HANA Conversion (Aktuell)
Durch die Umstellung auf SAP S/4HANA wird die digitale Systemlandschaft transformiert und gleichzeitig die Modernisierung bestehender Prozesse vorangetrieben. Ziel ist eine zukunftsfähige, stabile Plattform, die Effizienz steigert und weitere Digitalisierungsvorhaben unterstützt.
Zu Projektbeginn erfolgt eine Analyse des bestehenden Systems sowie die Definition der Anforderungen. Die Umstellung wird im Brownfield-Ansatz durchgeführt, sodass die bestehende Systemlandschaft gezielt weiterentwickelt wird. Parallel werden notwendige Vorbereitungen getroffen und eine strukturierte Projektplanung etabliert.
Im nächsten Schritt wird eine separate Testumgebung (Sandbox) aufgebaut, die als Kopie des Produktivsystems dient. Mithilfe dieser Sandbox wird die technische Umstellung unter realistischen Bedingungen erprobt, um Risiken frühzeitig zu erkennen und zu minimieren. Darauf aufbauend erfolgt die Conversion der Entwicklungsumgebung, inklusive Anpassung und Validierung bestehender Entwicklungen.
Im nächsten Schritt wird das Testsystem umgestellt und umfassend geprüft. Qualitätssicherungsmaßnahmen sowie eine angepasste Systemlandschaft gewährleisten einen stabilen Ablauf. Die finale Umstellung des Produktivsystems erfolgt im Rahmen des Go-Live und wird eng begleitet, um einen reibungslosen Übergang sicherzustellen.
Ergänzend werden Fallback- und Notfallszenarien vorbereitet, um bei kritischen Problemen handlungsfähig zu bleiben. Nach dem Go-Live folgt eine Stabilisierungsphase, in der Optimierungen vorgenommen und Anwenderinnen und Anwender unterstützt werden.
