Einführung der E-Akte an der Uni Siegen
Mit der Einführung eines zentralen Dokumentenmanagementsystems (DMS) schafft die Universität Siegen die Grundlage für eine moderne, digitale und medienbruchfreie Aktenführung. Ziel ist es, Verwaltungsprozesse effizienter, transparenter und rechtssicher zu gestalten und papierbasierte Abläufe schrittweise abzulösen.
Das Projekt unterstützt den nachhaltigen Aufbau einer zukunftsfähigen Verwaltungslandschaft.
Vorgehen
Aktenplan
Entwicklung eines prozessorientierten Aktenplans
Der Einstieg in das Projekt erfolgte über die Entwicklung eines hochschulweiten, prozessorientierten Aktenplans. Als Ausgangsbasis diente eine etablierte Prozesslandkarte aus dem Hochschulbereich, die Schritt für Schritt analysiert, weiterentwickelt und an die spezifischen Anforderungen der Universität Siegen angepasst wurde.
Die Prozesslandkarte der Universität Siegen ist in drei Ebenen gegliedert: Management-, Kern- und Unterstützungsprozesse. Managementprozesse umfassen dabei strategische Aufgaben, Kernprozesse die zentralen Hochschulaufgaben Forschung, Lehre und Studium. Unterstützungsprozesse decken unterstützende Bereiche wie Personal, Finanzen, IT und Kommunikation ab.
Die Arbeit erfolgte in enger Zusammenarbeit mit dem Prozessmanagement. In mehreren Arbeitsgruppen wurden den beteiligten Mitarbeitenden zunächst die Kombination aus Prozessmanagement und DMS vorgestellt. Anschließend wurde die Aktenplan-Vorlage gemeinsam durchgearbeitet und gezielt an den jeweiligen Arbeitsalltag der beteiligten Organisationseinheiten angepasst.
Auf diese Weise entstand ein eigener, hochschulweit gültiger Aktenplan, der die Prozesse und Strukturen der Universität Siegen abbildet.
Einführung des Aktenplans im DMS
Der entwickelte Aktenplan wurde zunächst in strukturierter Form (Excel) dokumentiert und anschließend in das DMS d.velop documents überführt. Das Aktenplan-Modul war damit das erste produktiv eingesetzte Modul im DMS.
Der Aktenplan steht nun elektronisch zur Verfügung und bildet die Grundlage für die weitere Nutzung sowie den kontinuierlichen Ausbau des Systems.
Fachlich dient der Aktenplan als Ablage für das allgemeine Schriftgut, also für alle Dokumente, die nicht einer konkreten Fall- oder Fachakte zugeordnet werden können.
Abgrenzung: Sachakten & Fallakten
Parallel zur technischen Einführung wurden an der Universität Siegen Workshops durchgeführt, um ein gemeinsames Verständnis für die Abgrenzung zwischen:
• Sachakten (Aktenplan / allgemeines Schriftgut) und
• Fallakten (aktenbezogen auf konkrete Personen, Vorgänge oder Fälle)
zu schaffen.
Diese Workshops bildeten einen ersten wichtigen Wissensbaustein für die weitere Projektarbeit und legten die fachliche Grundlage für die Einführung elektronischer Fallakten.
Aufbauend auf dem Aktenplan und dem erarbeiteten fachlichen Verständnis wurden anschließend die ersten Fallakten konzipiert und umgesetzt.
Den Anfang machte das Rechtsdezernat mit dem Aufbau einer elektronischen Akte für das Vertragsmanagement unter die perspektivisch auch Ordnungen fallen sollen.
eVertragsmanagement
Das Projekt eVertragsmanagement wurde von einem Projektteam umgesetzt, dem unter anderem die DMS-Verantwortlichen (Projektleitung/Anwendungsbetreuung) sowie Mitarbeitende des Dezernats 3 „Recht und Akademisches“ und ein Key User bzw. Teilprojektleiter aus der Rechtsabteilung angehörten. Im späteren Verlauf wurde der IT-Dienstleister myconsult hinzugezogen, der sowohl bei technischen Anpassungen als auch bei Beratungen und Schulungen unterstützte.
Nach einer Analyse der bestehenden Ablage- und Bearbeitungsprozesse für Verträge wurde entschieden, dass der Aktenplan nicht die passende Lösung für die Anforderungen darstellt. Stattdessen wurde die d.velop Lösung case manager contract (CMC), im Stil einer Fallakte beschafft. Dieses Modul stellt die Grundfunktionen für die Vertragsbearbeitung bereit, darunter Fristenverwaltung, Versionierung, Genehmigungsworkflows und eine Partnerdatenbank. Für das hochschulinterne Vertragsmanagement wurde der CMC zur Orientierung genutzt, musste jedoch umfangreich angepasst werden, um die spezifischen Bedürfnisse der Nutzer:innen zu erfüllen.
Abgebildet werden zunächst verschiedene Vertragsarten und deren zugehöriger Schriftverkehr sowie Anlagen. Perspektivisch sollen auch Ordnungen integriert werden, wobei hier noch entschieden wird, ob diese besser als Sachakten im Aktenplan geführt werden. Die Einführung erfolgte schrittweise: Einzelne Vertragsarten sind bereits im Testsystem betriebsbereit, weitere werden sukzessive ergänzt. Zahlreiche Schulungen und Tests sowie kontinuierliches Feedback stellten sicher, dass das System praxisnah angepasst und für alle Beteiligten nutzbar ist. Der Produktivstart ist für 2026 geplant.
eStudierendenakte
Die eStudierendenakte (eStu) ist eine digitale Sammelakte, in der alle wichtigen Unterlagen eines Studierenden – etwa aus Bewerbung, Studium und Prüfungen – zentral gespeichert werden. Sie ermöglicht es der Universität, studienrelevante Dokumente sicher, übersichtlich und jederzeit verfügbar zu verwalten. Dadurch werden Verwaltungsprozesse schneller, transparenter und effizienter.
Das Projekt zur Einführung der eStu wird von einem zentralen Projektteam aus dem Campusmanagement koordiniert, das die fachliche Konzeption verantwortet und eng mit der Verwaltung und Fachabteilungen zusammenarbeitet. Nach einer Analyse der bestehenden Prozesse wurde festgelegt, welche Unterlagen und Arbeitsschritte künftig digital abgebildet werden. Eine landesweite NRW-Lösung diente dabei lediglich als Orientierung; darauf aufbauend entwickelte die Universität Siegen eine eigenständige, praxistaugliche Lösung, die sich im Regelbetrieb bewährt hat und inzwischen auch anderen Hochschulen in Nordrhein-Westfalen als Vorlage dient. Das Campusmanagementsystem HISinOne fungiert als führendes System, während die eStudierendenakte im bestehenden Dokumentenmanagementsystem umgesetzt und angebunden ist. Nach einem erfolgreich abgeschlossenen Testbetrieb ist der Übergang in den Produktivbetrieb für 2026 geplant.
ePersonalakte
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Ausblick
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