Aus- bzw. Umbuchung von Anlagegenständen

Umbuchungen

Für Standort- und Kontierungswechsel ist das Formular „Aus- bzw. Umbuchungen von Anlagegegenständen“ entsprechend auszufüllen. Soll eine Anlage, die zuvor beispielsweise auf ein Drittmittelprojekt lief, auf die Stammkostenstelle umgesetzt werden, weil das Projekt beendet wird, so ist dies im Änderungsantrag entsprechend einzutragen und ab wann die Umsetzung erfolgen soll. Die Abschreibungen laufen dann ab diesem Zeitpunkt auf die neue Kontierung. 

Ausbuchungen

Ein Anlagenabgang ist die Verminderung des Anlagevermögens und erfolgt buchhalterisch durch das Buchen eines Anlagenabgangs oder eines Teilabgangs. 

Gegenstände, die nicht mehr gebrauchsfähig, zu alt, defekt sind oder Instandsetzung nicht mehr möglich oder wirtschaftlich sinnvoll ist, werden aus dem Anlagevermögen zu einem bestimmten Zeitpunkt entfernt.

Achtung: Laptops und Rechner, die verschrottet werden sollen, sind vorher aus lizenzrechtlichen Gründen durch das ZIMT zu formatieren.

Bei Diebstahl müssen dem Bestandsveränderungsformular alle erforderlichen Unterlagen wie Anzeige bei der Polizei, Protokolle, Erläuterungen etc. beigefügt werden. Nach Bearbeitung wird die Anlage entsprechend ausgebucht.

Entbehrlichkeit/Unentgeltliche Weitergabe an andere Kostenstelle/Organisationseinheit

Gegenstände, die noch funktionstüchtig sind, jedoch zur Aufgabenerfüllung in der jeweiligen Hochschuleinrichtung/Organisationseinheit nicht mehr benötigt werden oder nach dem Stand der Technik unbrauchbar (da veraltet) sind, können innerhalb der Universität unentgeltlich weitergegeben werden. Hierzu ist das Bestandsveränderungsformular ausfüllen und anzugeben an welche Hochschuleinrichtung/Organisationseinheit der Gegenstand abgegeben wurde.

Verkauf

Ein Verkauf von Hochschulvermögen ist nur möglich, wenn für das entsprechende Anlagegut keine weitere Verwendung innerhalb der Organisationseinheit besteht.

Die jeweiligen Inventarverantwortlichen fragen dies vor Verkauf durch ein formloses Schreiben innerhalb ihrer Organisationseinheit ab. Sollte dort kein Interesse mehr an dem Gegenstand bestehen, kann der Gegenstand veräußert werden.

Ein Verkauf an Privatpersonen ist aus Haftungs- und Gewährleistungsgründen grundsätzlich nicht möglich. Dies gilt ohne Einschränkungen für It- und technisches

Equipment.

Die Anlagenbuchhaltung ermittelt mit welchem Restbuchwert der zu veräußernde Gegenstand in den Büchern steht und legt anhand dieses Wertes einen Verkaufswert fest, aus dem auch ggf. ein Verkaufserlös erzielt werden kann. Sofern der Marktwert den Restbuchwert übersteigt, ist dieser anzusetzen.

Aufgrund einer als wesentlich definierten Grenze kann der Erwerber bei einem Wert unter 10.000,- EUR selbst ausfindig gemacht werden. Bei einem Wert über 10.000,- EUR müssen mindestens drei Angebote eingeholt werden bzw. es erfolgt eine Veräußerung im Internet über die Auktionsplattform der Bundeszollverwaltung (www.zoll-auktion).

Es ist sowohl eine Kopie der Unterlagen an den Erwerber, als auch die Bestätigung, dass innerhalb der Fakultät keine Verwendung mehr besteht, beizufügen aufgrund dessen dann die Rechnungsstellung durch die Debitorenbuchhaltung erfolgt. Die Mehrerlöse – aber auch die Mindererlöse – werden der Kontierung zugeschrieben, aus der die ursprüngliche Anschaffung gezahlt wurde. 

Achtung: Laptops und Rechner, die veräußert werden sollen, sind vorher aus

lizenzrechtlichen Gründen durch das ZIMT zu formatieren.

Wichtige Informationen:

Der/Die Verantwortliche füllt das Bestandsveränderungsformular unter Berücksichtigung der verschiedenen Abgangsarten aus und fügt ggf. entsprechende Unterlagen bei. Es muss dafür gesorgt werden, dass der Gegenstand seiner letztendlichen Bestimmung (Verschrottung, Abgabe an Dritte, usw.) zugeführt wird.