Anlagenbuchhaltung
Wir bearbeiten alle Eingangsrechnungen von Gegenständen des Anlagevermögens. Hierzu gehört die Prüfung der Aktivierungspflicht, die Ermittlung der vollständigen Anschaffungs- und Herstellungskosten, die Festlegung von Abschreibungsdauern sowie die Erfassung aller Daten in der SAP Anlagenbuchhaltung.
Der vollständige Anlagenbestand wird in einem Verzeichnis geführt und regelmäßig im Rahmen der Inventur überprüft.
Im Rahmen des Jahresabschlusses ermitteln und buchen wir Abschreibungen und erstellen das für den Jahresabschluss notwendige Reporting.
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FAQ für den Bereich Anlagenbuchhaltung
- Beim Kauf von neuen Wirtschaftsgütern über die Beschaffung ist das Formular
Anlagenaktivierung (siehe Anlage 6 der Dienstanweisung Anlagenbuchhaltung) im
Rahmen des Beschaffungsprozesses auszufüllen. Bei Unsicherheit, ob es sich um ein
Anlagegut handelt oder nicht, können Sie sich gern an uns wenden. - Achtung: bei zollrechtlicher Beschaffung muss unbedingt Beschaffungsabteilung
beteiligt werden. - Ob ein Anlagegut inventarisiert werden muss, hängt (zusätzlich zur Nutzungsdauer,
die größer als ein Jahr sein muss) auch von den Anschaffungskosten ab:- ist das Gut selbstständig nutzbar und bewertbar und liegen die
Anschaffungskosten zwischen 150 Euro und 1.000 Euro netto, so wird der
Gegenstand als geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) aktiviert. - Liegen die Anschaffungskosten über 1.000 Euro netto, wird das Anlagegut in
der entsprechenden Anlageklasse (z.B. wissenschaftliche Geräte, Betriebsund
Geschäftsausstattung, usw.) verbucht und die Nutzungsdauer gemäß der
amtlichen Abschreibungstabelle eingetragen.
- ist das Gut selbstständig nutzbar und bewertbar und liegen die
- Die Rechnung muss durch die beschaffende Stelle auf ihre sachliche und
rechnerische Richtigkeit hin geprüft und abgezeichnet werden. Des Weiteren ist die
Kontierung (Kostenstelle oder PSP‐Element) anzugeben. Falls besondere Absprachen
bezüglich der Zahlungsbedingungen bestehen (Sonderrabatt der Inanspruchnahme
von Skonto auch außerhalb der angegeben Frist etc.) notieren Sie dies bitte auf der
Rechnung. - Handelt es sich bei der Kontierung um eine Finanzierung aus einem BgA (Betrieb
gewerblicher Art), muss angeben werden zu wieviel Prozent die Anschaffungen dort
genutzt werden (‐> BgA‐Stempel). - Falls die finanzierende Kontierung von der nutzenden Kontierung abweicht (z.B.
wenn die Fakultät Gegenstände für eine Professur (anteilig) finanziert wie im
Geräteerneuerungsprogramm), bitte die Inventurkostenstelle/Inventur‐PSP angeben. - Wenn bekannt ist, dass die Nutzungsdauer eines Anlagengutes begrenzt ist (z.B.
durch eine begrenzte Projektlaufzeit) geben Sie dies bitte auf der Rechnung an.
Andernfalls gelten die Nutzungsdauern aus der amtlichen Abschreibungstabelle. - Wenn ein Anlagegut an einer anderen Einrichtung oder im Ausland zu Lehr‐ und
/oder Forschungszwecken eingesetzt wird, teilen Sie uns das bitte ebenfalls mit.
- Bitte füllen Sie das entsprechende Formular „Umbuchungen von Sachausgaben“
(LINK NOCH ERGÄNZEN NEUES SYSTEM) mit Belegnummer, Betrag und neuer Kontierung aus und
senden Sie uns das Formular anschließend zu. - Achtung: Umbuchungen von Rechnungen sind nur solange möglich wie das
Haushaltsjahr noch geöffnet ist (bis Ende Februar des Folgejahres)
- Änderungsmitteilungen sind dann erforderlich, wenn sich
- der Standort oder
- der Nutzer bzw. die Nutzerkontierung (Kostenstelle / PSP) dauerhaft ändert.
- Soll ein Gerät bei der eigenen Kostenstelle/PSP verbleiben und im Bericht
erscheinen, obwohl sich das Gut körperlich bei einer anderen Organisationseinheit
befindet, kann dies über das Feld Inventurkostenstelle abgebildet werden. Dies ist
immer dann der Fall, wenn finanzierende und nutzende Kostenstelle voneinander
abweichen. Eine E‐Mail über den Standortwechsel ist hier ausreichend. - Soll das Gut hingegen komplett auf eine andere Kostenstelle laufen, so ist der
Stammsatz umzusetzen bzw. die Anlage umzubuchen – in diesem Fall bitte das
Bestandsveränderungsformular nutzen.
- Auf den Anlagenkarten können weitere Ergänzungen (Raumnummer, ggf. andere
Bezeichnung etc.) notiert werden, die in der Anlagenbuchhaltung entsprechend
nachgepflegt werden. Das Label ist – falls technisch möglich – an dem
entsprechenden Anlagegut anzubringen und die Karte unterschrieben an uns zurück
zu senden. Falls das Label nicht angebracht werden konnte, notieren Sie dies bitte
auch der Karte. Das Label kann dann entsorgt oder einfach auf die Anlagenkarte
geklebt werden.
- Den Anlagenbestand zur eigenen Kostenstelle / PSP kann man über das SAP‐Portal einsehen, sofern man eine
Zugangsberechtigung hat. Der Anlagenbestand ist hier unter Finanzberichte –
Anlagenberichte zu finden. - Hier finden Sie eine Anleitung für den Anlagen-Portalbericht <<NOCHEINFÜGEN
- Bei Entbehrlichkeit: der Verantwortliche füllt das Bestandsveränderungsformular
(VERLINKEN WEBSITE) unter Berücksichtigung der verschiedenen
Abgangsarten aus und fügt ggf. entsprechende Unterlagen bei. Es muss dafür gesorgt
werden, dass der Gegenstand seiner letztendlichen Bestimmung (Verschrottung,
Abgabe an Dritte, usw.) zugeführt wird. Passiert dies nicht, erschwert dies die
folgenden Inventuren bei der Identifikation der Gegenstände, da der Gegenstand
wertmäßig nicht mehr im Bestand geführt wird, aber immer noch vorhanden ist. - Bei Verkauf: Ein Verkauf von Hochschulvermögen ist nur möglich, wenn für das
entsprechende Anlagegut keine Verwendung innerhalb der Fakultät besteht. Bitte
fragen Sie dies durch ein formloses Schreiben innerhalb ihrer Fakultät vorher ab.
Sollte dort kein Interesse mehr an dem Gegentand bestehen, kann dieser veräußert
werden. Die Anlagenbuchhaltung ermittelt mit welchem Restbuchwert der zu
veräußernde Gegenstand in den Büchern steht und legt anhand dieses Wertes einen
Verkaufswert fest, aus dem auch ggf. ein Verkaufserlös erzielt werden kann. Sofern
der Marktwert den Restbuchwert übersteigt, ist dieser anzusetzen. Bitte senden Sie
uns das formlose Schreiben mit der Bestätigung, dass innerhalb der Fakultät keine
Verwendung mehr besteht, das Bestandsveränderungsformular für den
Anlagenabgang und die Daten des Erwerbers zu. Die Mehr‐ oder Mindererlöse
werden der Kontierung zugeschrieben, aus der die ursprüngliche Anschaffung
gezahlt wurde. - Achtung: Rechner und Laptops müssen vorher durch das ZIMT aus lizenzrechtlichen
Gründen formatiert werden.
- Definition: Anlagen im Bau sind Gegenstände des Sachanlagevermögens, die sich
noch im Fertigstellungsprozess befinden, es handelt sich also um Investitionen, die
zum Bilanzstichtag noch nicht vollendet sind. - Folgende Kriterien können für die Identifikation einer AIB hilfreich sein:
- Wird die Anlage über einen längeren Zeitraum (> 2 Monate) aufgebaut?
- Werden für die Anlage mehrere Komponenten gekauft und ein/angebaut?
- Ist die Anlage erst betriebsbereit, wenn die letzte Komponente eingebaut ist?
- Wird die Anlage nach Abschluss den Baus mindestens ein Jahr in Betrieb
sein?
- Wenn alle Kriterien mit Ja beantwortet werden können, handelt es sich um eine
Anlage im Bau. Bitte dann bei allen Folgerechnungen (alle Belege für Material,
welches verbaut wird, ganz gleich worum es sich handelt, ggf. benötige Lizenzen,
Software oder Dienstleistungen von Dritten wie Planungs‐, Montage‐ oder
Konstruktionsarbeiten…) angeben, dass es sich um Investitionen für die Anlage im
Bau mit der Nummer XY (die Inventarnummer erhalten Sie nach Verbuchung der
ersten Rechnung für die AIB) handelt. Bei Fertigstellung der Anlage teilen Sie uns
bitte das Inbetriebnahmedatum mit und fügen das Abnahmeprotokoll bei.
Anschließend wird die Anlage im Bau aktiviert und die Abschreibungen beginnen zu
laufen.
