It is always possible to use the train.
Even if your place of residence is not the same as your place of work (Siegen), using the train is always unproblematic, even if you leave from your place of residence.

The use of a car must be duly explained in the travel expense report.
If no company car is available at the time of the business trip, this must be stated and, if necessary, proof (e-mail Dec. 5.4) must be attached.

In special exceptional cases, appropriate consideration must be given to welfare reasons when using a private car (e.g. caring for children or
family members in need of care).

The amendment to the NRW State Travel Expenses Act has resulted in a lack of clarity. On the one hand, the 30 km rule no longer applies and, on the other, a case-by-case assessment is required.

If in doubt, please contact the travel expenses office before your trip.

A rental car may be hired for business trips in Germany and abroad in exceptional cases if there are valid reasons (VV to §5 Para. 4):
Valid reasons are e.g:

• Day trips of 300 km or more
• No public transportation can be used
• A car pool is formed
• Luggage >40 kg required for business purposes

Rental cars that are rented abroad over a longer period of time must be justified. Here, too, the priority use of public transportation or, in case of doubt, the company car applies.

According to the NRW State Travel Expenses Act, the lowest class must be booked.
Costs for a higher booking class can only be reimbursed in justified exceptional cases. This is the case, for example, if a van is rented to form a carpool with several people.
If there is no valid justification, the additional costs cannot be borne by the University of Siegen.

Non-refundable costs according to LRKG NRW:

• Additional insurance taken out/insurance benefits
  (e.g. to reduce the deductible, accident insurance, international insurance, etc.)
• Navigation devices

The costs for the rental car must be submitted with the travel expense report. No invoices from rental car companies can be settled directly.
When selecting the rental car company, the most cost-effective offer must be chosen.

All persons, with the exception of guest students who are excursion participants in accordance with the excursion guidelines, are insured on the basis of approval by the Unfallkasse Nordrhein-Westfalen.

The insurance cover also includes travel to the location of the excursion event.

If the excursion is carried out by a collective bus/journey from the University of Siegen, the insurance cover begins at this point. If the participants start the journey from their home, the insurance cover begins from there.

Insurance cover is only provided for the course (e.g. factory tour, museum visit, etc.), but not for the leisure program.

The final decision on insurance cover is made by the Unfallkasse Nordrhein-Westfalen.

For more information, see also: https://www.unfallkasse-nrw.de/service/haeufige-fragen/studierende.html.

Bahnfahren ist immer möglich!

Bahnreisen sind grundsätzlich ab/bis Wohnort erstattungsfähig. 

Entscheiden sich Dienstreisende aus umweltpolitischen Gründen für die Nutzung der Bahn, werden die notwendigen Kosten erstattet, auch wenn dadurch höhere Kosten entstehen. Höhere Kosten können neben den eigentlichen Fahrtkosten insbesondere auch durch zusätzliche Übernachtungskosten oder zusätzliches Tagegeld entstehen.

Für Bahnfahrten von mehr als zwei Stunden ist die Wahl der 1. Klasse möglich und erstattbar. Eine Erstattung der 1. Klasse bei Beginn und Ende der Dienstreise an der Wohnung ist nur dann möglich, wenn auch bei Beginn beziehungsweise Ende am Dienstort eine Fahrtzeit von mindestens 2 Stunden erreicht werden würde.

Sitzplatzreservierungen können grundsätzlich gebucht und erstattet werden.

Flugkosten werden erstattet, wenn der Flug aus dienstlichen, z.B. terminbedingt, oder wirtschaftlichen Gründen, z.B. bei erheblich geringeren Kosten als bei Bahnfahrten oder bei einem Arbeitszeitgewinn von insgesamt mindestens einem ganzen Arbeitstag, geboten ist.

Inlandsflüge sind aufgrund des Aspektes des Klimaschutzes nur noch unter Berücksichtigung triftiger Gründe ausnahmsweise erstattungsfähig. Hier muss gem. LRKG NRW ein strenger Maßstab angewendet werden.

Bei Flugreisen ins Ausland mit einer reinen Flugzeit von weniger als fünf Stunden werden die Kosten der niedrigsten Beförderungsklasse (Economy) erstattet. Bei Flugreisen mit einer reinen Flugzeit von mindestens fünf Stunden können die Kosten der nächsthöheren Beförderungsklasse (Premium Economy) erstattet werden.

Sitzplatzreservierungen auf Flügen können nicht erstattet werden, da jedem Fluggast ein Sitzplatz zur Verfügung steht. Eine Ausnahme besteht jedoch bei Überlandflügen und sehr großen Personen. Hier kann eine Reservierung aufgrund der benötigen Beinfreiheit ausnahmsweise erstattet werden.

Mit der Gewährung der Wegstreckentschädigung sind die Kosten einer Vollkaskoversicherung mit einer Selbstbeteiligung von 300,- € abgegolten. Somit wird im Fall eines Unfalls der Höchstbetrag von 300,- € erstattet. 

Bitte informieren Sie sich bei Ihrer Versicherung, ob Fahrten für Dienstreisen mitversichert sind.

Informationen dazu sind § 5 der allgemeinen Verwaltungsvorschriften zum Landesreiskostengesetz zu entnehmen.

Beschäftigte der Universität Siegen können eine Vollkaskoversicherung speziell für Dienstfahrten gegen Beschädigung, Zerstörung und Verlust des privaten Kfz zu vergünstigten Konditionen abschließen (Dienstreise-Vollkasko). Das Ministerium der Finanzen NRW hat hierfür einen Rahmenvertrag mit der Versicherungsgesellschaft Provinzial geschlossen, durch die die Konditionen der Einzelverträge bestimmt werden. Der Abschluss der Versicherungen durch die Beschäftigten erfolgt freiwillig. Bei Abschluss eines Vertrages entsteht ein Vertragsverhältnis zwischen der Versicherungsgesellschaft und der oder dem jeweiligen Beschäftigten.

Einen Runderlass des Finanzministeriums zum Rahmenvertrag finden Sie hier: Runderlass des Finanzministeriums „Rahmenverträge über die Versicherungen der Halter privater Kraftfahrzeuge und der Fahrer von Dienstkraftfahrzeugen“

Das Antragsformular mit weiteren Informationen, auch zu den Konditionen, finden Sie hier: Antrag und Kundeninformation Dienstreise-Vollkasko Provinzial

Der Jahresbeitrag für eine Dienstreise-Vollkasko des privaten PKW oder Kraftrades beträgt bspw. 29,61 € bei einer jährlichen (dienstlichen) Fahrleistung von bis zu 1.500 km (Stand Januar 2022). Die Eigenbeteiligung beträgt dabei 300 € und kann damit durch die Universität erstattet werden.